Торговля и Склад · 12 мин
Как списать товары со склада в 1С
Как списать товары со склада в 1С: документ «Списание товаров», выбор счетов, инвентаризация, проводки и исправление ошибок. Пошаговая инструкция с проверкой.
Списание товаров — стандартная складская операция, которая оформляется при порче, истечении срока годности, выявлении недостачи, использовании материалов на собственные нужды или передаче образцов. В конфигурациях 1С (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия) для этого предусмотрен отдельный документ, и правильное его оформление напрямую влияет на складские остатки, себестоимость и бухгалтерские проводки.
Ошибки при списании приводят к расхождениям между учётными и фактическими остатками, искажению себестоимости продаж и вопросам при инвентаризации. Поэтому важно не просто провести документ, а понимать, какие счета и аналитика участвуют в операции, и проверять результат по отчётам.
Ниже разобран порядок списания в типовых конфигурациях с акцентом на «1С:Управление торговлей» и «1С:Бухгалтерия», приведены различия между сценариями, типичные ошибки и способы проверки результата.
Когда оформляется списание и чем оно отличается от других операций
Списание применяется, когда товар выбывает со склада без продажи и без перемещения на другой склад. Типовые основания: порча и бой, истечение срока годности, недостача по итогам инвентаризации, использование товара на хозяйственные нужды, передача рекламных образцов, уценка с последующей утилизацией.
Важно не путать списание с похожими операциями. Реализация — это продажа с переходом права собственности и начислением выручки. Перемещение — смена склада без выбытия из организации. Возврат поставщику — выбытие с корректировкой расчётов. Если выбрать неправильный документ, нарушатся проводки, НДС и отчётность по складам.
Выбор документа
Порча, недостача, собственные нужды. Выбытие без выручки, стоимость уходит на расходы.
Продажа покупателю. Формируется выручка, НДС с продажи, счёт-фактура.
Смена склада или подразделения. Общий остаток организации не меняется.
Товар уходит поставщику, корректируется задолженность и входной НДС.
Подготовка: что проверить до создания документа
Перед списанием убедитесь, что на складе есть достаточный остаток по нужной номенклатуре. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ: раздел «Склад и доставка» → отчёты; в Бухгалтерии: «Склад» → «Остатки товаров» или ОСВ по счёту 41). Если остаток в учёте меньше фактически списываемого количества, документ либо не проведётся, либо уйдёт в минус — в зависимости от настроек контроля остатков.
Определите причину списания и подготовьте основание: акт о порче, приказ руководителя, результаты инвентаризации. В бухгалтерском и налоговом учёте списание без документального обоснования — зона риска: расходы могут не принять, а по недостаче потребуется установить виновных лиц.
Проверьте права доступа. Во многих базах списание доступно только кладовщику, завскладом или пользователю с ролью, допускающей изменение складских документов. Если документ не создаётся или не проводится — уточните права у администратора, а не пытайтесь обойти ограничение.
Списание в 1С:Управление торговлей и ERP
В «1С:Управление торговлей» (редакция 11) и «1С:ERP» списание оформляется документом «Списание товаров». Путь: раздел «Склад и доставка» → «Списания товаров» → кнопка «Создать». Если документа нет в списке, проверьте, включён ли соответствующий функциональный опциональный раздел в настройках («НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка»).
Порядок заполнения документа:
- 1Откройте «Склад и доставка» → «Списания товаров» и нажмите «Создать».
- 2Укажите склад, с которого списывается товар, и организацию.
- 3Выберите вид операции / статью расходов, соответствующую причине (порча, недостача, собственные нужды).
- 4Добавьте в табличную часть номенклатуру и количество — вручную или по кнопке «Подобрать товары».
- 5Проверьте заполнение аналитики расходов (подразделение, направление деятельности).
- 6Нажмите «Провести и закрыть» и убедитесь в отсутствии сообщений об ошибках.
- 7Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» и проверьте, что остаток уменьшился на списанное количество.
Ключевой реквизит — статья расходов (статья доходов/расходов). От неё зависит, на какой счёт и с какой аналитикой уйдёт стоимость списанного товара при отражении в регламентированном учёте. Для недостачи и порчи обычно используют расходы, относимые на прочие расходы или на виновное лицо; для собственных нужд — расходы подразделения.
В ERP и КА документ аналогичен, но после проведения в оперативном контуре требуется отражение в регламентированном учёте — оно выполняется автоматически при закрытии месяца или через механизм отражения документов. До закрытия месяца проводки по счёту 41 могут отсутствовать, и это нормально.
Списание в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии 8» списание оформляется двумя путями: напрямую документом «Списание товаров» (раздел «Склад» → «Списание товаров») или на основании инвентаризации. Прямой документ подходит для разовых операций — порчи, передачи на собственные нужды.
В документе укажите склад, счёт учёта (обычно 41.01 «Товары на складах»), табличную часть с номенклатурой и количеством, а также счёт списания — например, 91.02 «Прочие расходы» для порчи и недостачи или 26/44 для использования на собственные нужды. Себестоимость программа рассчитает автоматически по методу оценки, заданному в учётной политике (FIFO или по средней).
Если списание — результат инвентаризации, сначала создайте документ «Инвентаризация товаров», заполните фактические остатки, а затем на его основании сформируйте списание недостачи (и оприходование излишков, если они есть). Такой порядок сохраняет связь документов и упрощает проверку.
Списание по результатам инвентаризации
Недостачу, выявленную инвентаризацией, корректнее списывать не отдельным документом «на глаз», а по цепочке «Инвентаризация → Списание». В УТ это делается через документ «Пересчёт товаров»: создаётся ордер на пересчёт, вносятся фактические количества, затем на основании пересчёта формируются «Списание товаров» (недостача) и «Оприходование товаров» (излишки).
Такой подход даёт два преимущества. Во-первых, количество к списанию рассчитывается автоматически как разница между учётным и фактическим остатком — исключаются арифметические ошибки. Во-вторых, в базе сохраняется полный след: приказ на инвентаризацию, пересчёт, итоговые документы — это важно для обоснования расходов.
В бухгалтерском учёте недостача до установления виновных отражается на счёте 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», затем списывается на виновное лицо (счёт 73) или на прочие расходы (91.02), если виновные не установлены. Проверьте, что ваша статья расходов в документе списания соответствует выбранному сценарию.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения документа обязательно сверьте результат. Основные контрольные точки: остаток по складу уменьшился на списанное количество, оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 показывает кредитовый оборот, а на счёте расходов появилась соответствующая сумма по дебету. Сумма списания должна совпадать с себестоимостью по отчёту «Себестоимость товаров» или анализу счёта.
Как проверить результат
Уменьшился ровно на списанное количество по каждой позиции
Остаток не изменился или ушёл в минус
Дт счёта расходов — Кт 41 на сумму себестоимости
Проводок нет, неверный счёт или сумма равна нулю
Подразделение и статья соответствуют причине списания
Пустая аналитика или чужое подразделение
Дата списания в текущем открытом периоде
Документ проведён задним числом в закрытом месяце
Частая причина «зависших» остатков — списание оформили, но по другому складу или другой характеристике/серии номенклатуры. В отчёте по организации остаток сойдётся, а в разрезе складов появится минус на одном складе и плюс на другом. Всегда проверяйте остатки в разрезе складов после списания.
Как исправить ошибочное списание
Если документ проведён ошибочно и период ещё открыт, самый безопасный способ — распровести и пометить документ на удаление, затем создать корректный. Не редактируйте проведённый документ «по месту», если по нему уже построены связанные документы (например, отражение в учёте или закрытие месяца) — сначала разберите зависимости.
Если списание попало в закрытый период, действует общее правило: исправление оформляется текущей датой сторнирующим документом или корректировкой. В Бухгалтерии можно воспользоваться документом «Операция» (ручная корректировка) или «Сторно документа», в УТ/ERP — создать оприходование с корректной аналитикой и комментарием-основанием.
После любого исправления повторите проверку: остатки по складу, ОСВ по счетам 41 и счету расходов, а в УТ/ERP — отчёт «Ведомость по товарам на складах». Если используется расчёт себестоимости при закрытии месяца, выполните закрытие повторно за затронутый период.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Почему документ «Списание товаров» не проводится?
Чаще всего причины: недостаточный остаток на складе при включённом контроле, незаполненная статья расходов или аналитика, отсутствие серии для номенклатуры с учётом по сериям, либо закрытый период (дата запрета редактирования). Текст ошибки при проведении указывает конкретную причину — начните с него.
Можно ли списать товар без документального основания?
Технически программа не потребует прикрепить акт, но для бухгалтерского и налогового учёта основание обязательно: акт о порче, приказ руководителя, инвентаризационная опись. Без обоснования расходы рискуют быть не признаны, а недостача не сможет быть отнесена на виновное лицо.
По какой стоимости списывается товар?
По себестоимости, рассчитанной по методу оценки запасов из учётной политики: FIFO или по средней. В УТ/ERP себестоимость окончательно рассчитывается при закрытии месяца, поэтому сумма в проводках может уточниться после регламентных операций.
Как списать товар, использованный на собственные нужды?
Тем же документом «Списание товаров», но со статьёй расходов, относящей затраты на нужное подразделение (например, на счёт 26 или 44 в Бухгалтерии). Укажите подразделение-получатель затрат в аналитике, чтобы расходы попали в корректный центр затрат.
Что делать, если после списания появился отрицательный остаток?
Отрицательный остаток означает, что в учёте не хватало товара на момент списания: не оформлено поступление, нарушена хронология или списан не тот склад/серия. Найдите причину по отчёту «Ведомость по товарам», восстановите правильную последовательность документов и при партионном учёте выполните перепроведение или повторное закрытие месяца.
Чем списание отличается от уценки?
Уценка (переоценка) уменьшает стоимость товара в учёте, но товар остаётся на складе и может продаваться по сниженной цене. Списание — полное выбытие товара. Если товар ещё можно продать дешевле — оформляйте переоценку, а не списание.
Что важно запомнить
Списание оформляется документом «Списание товаров» с указанием склада, количества и статьи расходов; недостачу корректнее списывать на основании инвентаризации. После проведения обязательно сверяйте остатки по складам и проводки по счёту 41, а ошибки исправляйте через распроведение в открытом периоде или сторно в закрытом.