Торговля и Склад · 10 мин
Как списать товар в программе 1С: пошаговая инструкция
Как списать товар в 1С: документ «Списание товаров», причины списания, проводки, инвентаризация и типичные ошибки. Пошаговая инструкция для УТ, КА и БП.
Списание товара в 1С требуется при порче, бое, истечении срока годности, выявленной недостаче, использовании товара на собственные нужды или передаче образцов. Во всех конфигурациях на платформе 1С:Предприятие операция оформляется документом, который снимает остаток со склада и относит стоимость на расходы или на виновное лицо. Без документа остатки в учёте не изменятся — ручная правка регистров считается грубым нарушением методологии.
Основной инструмент — документ «Списание товаров» (в 1С:Управление торговлей 11, Комплексной автоматизации и ERP) или «Списание товаров» / «Требование-накладная» в 1С:Бухгалтерии. Документ заполняется номенклатурой, количеством, складом и причиной списания, после проведения формирует проводки Дт 94 (или счёт затрат) Кт 41. Если списание связано с инвентаризацией, документ создаётся автоматически на основании «Инвентаризационной описи» с уже рассчитанными расхождениями.
Перед списанием важно определить экономическую природу операции: от этого зависит счёт затрат, налоговый учёт и дальнейшие отчёты. Нормируемые потери, порча по вине сотрудника и передача на собственные нужды оформляются по-разному, и ошибка в выборе причины приведёт к неверной себестоимости и вопросам при проверке.
Когда требуется списание и как выбрать причину
Списание оформляется в нескольких типовых ситуациях: порча и бой товара, истечение срока годности, недостача по результатам инвентаризации, использование товара на хозяйственные нужды (например, упаковка, образцы для выставки), безвозмездная передача. Каждая ситуация по-разному отражается в бухгалтерском и налоговом учёте.
Причина списания определяет счёт отнесения стоимости. Потери в пределах норм естественной убыли относятся на расходы, сверхнормативная порча и недостача — на счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с последующим отнесением на виновное лицо (73) или на прочие расходы (91.2), если виновник не установлен. Использование на собственные нужды обычно уходит на счета затрат 25, 26 или 44.
Списание товара в 1С:Управление торговлей 11 и КА
Откройте раздел «Склад и доставка» → «Списания, изъятия и расходы товаров» (в некоторых релизах — «Склад» → «Списание товаров»). Нажмите «Создать», выберите организацию и склад, с которого уходит товар. В табличной части добавьте номенклатуру и количество — программа покажет доступный остаток, и списать больше, чем есть на складе, при включённом контроле остатков не получится.
В поле «Статья расходов» (или «Приходовать товары по ценам» / аналитика) укажите причину: порча, недостача, собственные нужды. Статья расходов определяет, на какой счёт попадёт сумма при отражении в регламентированном учёте. Проверьте аналитику статьи: для недостачи обычно требуется указать физическое лицо-виновника или признак «виновник не установлен».
Нажмите «Провести и закрыть». Проверьте движения документа через кнопку «Ещё» → «Движения документа»: товар должен уйти из регистра «Товары на складах» (и «Товары организаций» при включённом финансовом учёте). Затем откройте отчёт «Остатки товаров на складах» и убедитесь, что остаток уменьшился на списанное количество.
- 1Откройте «Склад и доставка» → «Списания товаров» → «Создать»
- 2Укажите организацию, склад и дату списания
- 3Добавьте номенклатуру и количество, сверьте с доступным остатком
- 4Выберите статью расходов и аналитику (причина, виновник)
- 5Проведите документ и проверьте движения по регистрам
- 6Сверьте остаток по отчёту «Остатки товаров на складах»
Списание товара в 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии 8.3 перейдите в раздел «Склад» → «Списание товаров» (если документа нет в меню, включите его через «Главное» → «Функциональность» → закладка «Склад»). Создайте документ, укажите склад и заполните табличную часть товарами. На закладке или в поле «Счёт затрат» укажите счёт списания: 94 для недостачи и порчи, 91.2 для безвозмездной передачи, счета затрат — для собственных нужд.
Альтернативный вариант — документ «Требование-накладная» (раздел «Склад» или «Производство»), если товар передаётся в расход на нужды организации. В нём также указывается счёт затрат и аналитика (подразделение, статья затрат, номенклатурная группа). Для торгового товара со счёта 41 чаще корректнее именно «Списание товаров».
После проведения откройте кнопку «Дт/Кт» и проверьте проводки: Дт 94 (или счёт затрат) Кт 41.01 на стоимость по учётным ценам. Если организация — плательщик НДС и списание связано с порчей или недостачей сверх норм, отдельно решите вопрос о восстановлении НДС — это оформляется документом «Восстановление НДС» или записью книги продаж, а не самим списанием.
Списание по результатам инвентаризации
Если недостача выявлена при пересчёте, правильная цепочка документов в УТ 11: «Инвентаризационная опись» → «Пересчёт товаров» (фактические количества) → на основании создаются «Списание товаров» (недостача) и «Оприходование товаров» (излишки). Программа сама рассчитает расхождение между учётным и фактическим остатком и подставит его в списание.
В 1С:Бухгалтерии используйте «Инвентаризация товаров» (раздел «Склад»): заполните фактические количества, затем по кнопке «Создать на основании» сформируйте списание недостачи. Такой порядок сохраняет связь документов, что важно при проверках: видно, что списание обосновано результатами инвентаризации, а не произвольно.
Проверка результата и проводки
После проведения документа убедитесь в трёх вещах: остаток на складе уменьшился ровно на списанное количество, сумма списания соответствует учётной стоимости (себестоимости) товара, а проводки отражают выбранную причину. В УТ сумму видно в движениях по регистру «Себестоимость товаров», в Бухгалтерии — в проводках документа.
Контрольный отчёт — «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41» (в БП) или «Ведомость по товарам на складах» (в УТ). Если после списания по товару остался отрицательный остаток или «висячая» сумма без количества, значит, учётная цена определилась неверно — частая причина: списание проведено раньше поступления по времени внутри одного дня.
Как проверить результат
Уменьшился ровно на списанное количество, без минуса
Появился отрицательный остаток или остаток не изменился
Дт 94 / счёт затрат — Кт 41 на сумму себестоимости
Проводок нет, сумма нулевая или счёт не соответствует причине
Равна учётной стоимости по последним поступлениям
Сумма отличается от ожидаемой — проверьте партионный учёт и время документов
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — списание без указания статьи расходов или с неверной аналитикой, из-за чего сумма попадает не на тот счёт и искажает отчёт о финансовых результатах. Вторая — попытка списать товар, которого нет в наличии по учёту: при отключённом контроле остатков документ проведётся в минус, и потом придётся разбирать отрицательные остатки по складу.
Третья группа ошибок — методологические: списание недостачи сразу на расходы вместо счёта 94, игнорирование вопроса НДС при порче сверх норм, отсутствие первичных документов (акт о порче, служебная записка, приказ). Программа не проверяет наличие бумажного обоснования — ответственность за это несёт бухгалтер.
Особые сценарии
Списание на собственные нужды
Если товар используется внутри компании (канцелярия, упаковка, образцы), в УТ укажите статью расходов с типом «На расходы на собственные нужды» или используйте документ «Внутреннее потребление товаров» — он предназначен именно для этого и корректнее отражается в управленческом учёте. В Бухгалтерии аналог — «Требование-накладная» со счётом затрат 25, 26 или 44.
Списание просроченного товара
При работе со сроками годности (серии номенклатуры) в списании укажите конкретную серию с истёкшим сроком — тогда спишется именно просроченная партия, а не усреднённый остаток. Отчёт «Остатки товаров с истекающим сроком годности» помогает заранее найти позиции к списанию.
Частичная порча и уценка
Если товар не уничтожается, а теряет ценность, списание не требуется — оформляется «Установка цен номенклатуры» (уценка) или переоценка. Списание применяется только когда товар физически выбывает из оборота.
Что важно запомнить
Списание оформляется только документом: «Списание товаров» в УТ/КА/ERP и Бухгалтерии, на основании инвентаризации — при недостаче. Причина определяет счёт: 94 — недостача и порча, затратные счета — собственные нужды. После проведения сверьте остаток, сумму и проводки, а для сверхнормативных потерь отдельно решите вопрос НДС и не трогайте закрытые периоды.
Ответы на частые вопросы
Можно ли списать товар без инвентаризации?
Да, при порче, бое или истечении срока годности списание оформляется напрямую документом «Списание товаров» на основании акта о порче. Инвентаризация обязательна только для оформления недостачи, выявленной пересчётом.
Почему документ не проводится и пишет о нехватке товара?
Включён контроль остатков, и по учёту на складе меньше товара, чем вы списываете. Проверьте склад, характеристику и серию в документе, посмотрите остатки отчётом. Если товар физически есть, а в учёте нет — сначала разберитесь с причиной расхождения, а не отключайте контроль.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченного товара?
При списании в пределах норм естественной убыли НДС обычно не восстанавливается. При сверхнормативной порче и недостаче безопаснее восстановить налог документом «Восстановление НДС» — позицию по конкретной ситуации согласуйте с бухгалтером, так как практика неоднозначна.
Как списать товар, если нужного документа нет в меню?
В 1С:Бухгалтерии включите его через «Главное» → «Функциональность» → «Склад» → «Списание товаров». В УТ проверьте роли пользователя: при ограниченных правах раздел «Склад и доставка» может быть скрыт — обратитесь к администратору за правами.
Чем списание отличается от возврата поставщику?
Возврат поставщику оформляется документом «Возврат товаров поставщику» и предполагает расчёты с контрагентом: товар уходит, но за него возвращаются деньги или уменьшается долг. Списание — это выбытие без компенсации, стоимость уходит в расходы или на виновное лицо.
Можно ли отменить ошибочное списание?
Да: распроведите и пометьте документ на удаление, если период открыт. Если период закрыт, оформите обратную операцию — «Оприходование товаров» с той же аналитикой и сторнирующим обоснованием, не удаляя исходный документ.