Торговля и Склад · 10 мин
Как списать товар в 1С УНФ: подробная инструкция
Подробная инструкция по списанию товара в 1С Управление нашей фирмой: документ «Списание запасов», причины, счета учета, проверка остатков и типичные ошибки.
Списание товара в 1С «Управление нашей фирмой» (УНФ) — стандартная складская операция, которая выполняется при порче, недостаче, истечении срока годности, использовании материалов на собственные нужды или передаче образцов. Правильно оформленное списание уменьшает складские остатки, формирует бухгалтерские проводки и относит стоимость списанного на расходы.
В УНФ для этого предназначен документ «Списание запасов». Он доступен в разделе «Закупки» (в некоторых версиях — «Склад») и позволяет указать товары, количество, причину списания и счет затрат. Ошибки при списании приводят к расхождению остатков между программой и фактическим складом, а также к искажению себестоимости и налоговой базы.
Ниже разобран полный цикл работы: подготовка, создание документа, выбор счетов, проверка результата, типичные ошибки и ответы на частые вопросы.
Когда требуется списание и какие бывают причины
Списание оформляется всякий раз, когда товар выбывает из учета без продажи покупателю и без перемещения на другой склад. Типовые ситуации: порча при хранении, бой, недостача по итогам инвентаризации, истечение срока годности, использование материалов для собственных нужд (например, расходники на упаковку офиса), передача рекламных образцов, уценка до нулевой стоимости.
Причина списания важна не только для внутреннего контроля, но и для учета затрат. Недостача в пределах норм естественной убыли, потери сверх норм и расходы на рекламу отражаются на разных счетах и по-разному влияют на налог на прибыль или налог при УСН. Поэтому перед списанием определите экономическую природу операции и при необходимости согласуйте её с бухгалтером.
Подготовка: что проверить перед списанием
Прежде чем создавать документ, убедитесь, что списываемый товар действительно числится на нужном складе. Откройте отчет «Остатки товаров» (раздел «Закупки» или «Склад» → отчеты) и отфильтруйте по складу и номенклатуре. Если остаток в программе меньше фактически списываемого количества или отрицательный, документ либо не проведется, либо усугубит расхождение.
Проверьте также настройки учетной политики: ведется ли учет по характеристикам и партиям. Если для товара включены характеристики (размеры, цвета) или партии (серии, сроки годности), в документе их нужно будет указать обязательно — иначе программа не даст провести списание.
Если списание выполняется по итогам инвентаризации, сначала оформите документ «Инвентаризация запасов», зафиксируйте расхождения, а списание недостачи создавайте на его основании — так цепочка документов будет прозрачной для проверки.
Пошаговое создание документа «Списание запасов»
Откройте раздел «Закупки» и в группе документов найдите «Списания запасов». Нажмите «Создать». Если списание выполняется по инвентаризации, проще открыть документ инвентаризации и нажать «Создать на основании» → «Списание запасов» — табличная часть заполнится автоматически по расхождениям.
Заполните шапку документа: организацию, склад, с которого списывается товар, и дату. Дата важна: списание попадет в остатки и проводки именно этим числом, поэтому указывайте фактическую дату операции, а не день ввода данных в программу.
На вкладке «Запасы» добавьте позиции: номенклатуру, характеристику и партию (если используются), количество и единицу измерения. Себестоимость подтянется автоматически по методу оценки запасов, заданному в учетной политике (обычно средняя стоимость). Вручную менять себестоимость без крайней необходимости не следует.
Укажите счет затрат (счет учета расходов) и статью — например, «Потери от порчи ценностей» или «Расходы на рекламу». От этого зависит, куда программа отнесет стоимость списанного. После заполнения нажмите «Провести и закрыть».
- 1Проверьте остаток товара на складе через отчет «Остатки товаров»
- 2Откройте «Закупки» → «Списания запасов» → «Создать»
- 3Заполните организацию, склад и фактическую дату списания
- 4Добавьте товары с количеством, характеристиками и партиями при необходимости
- 5Укажите счет затрат и статью расходов, соответствующие причине списания
- 6Проведите документ и проверьте остатки и проводки
Выбор счета затрат и оформление причин списания
Счет затрат определяет, как списание отразится в учете. Для порчи и недостачи в пределах норм обычно используют счета расходов на продажу или общехозяйственных расходов. Недостачу сверх норм, когда установлено виновное лицо, относят на расчеты с персоналом по возмещению ущерба. Рекламные образцы списывают на расходы на рекламу.
Если ваша организация работает с бухгалтерией в отдельной программе (например, 1С:Бухгалтерия) и настроена синхронизация, документ списания перенесется туда автоматически — проверьте корректность соответствия счетов в настройках обмена, чтобы не получить незаполненные проводки на той стороне.
Проверка результата после проведения
Сразу после проведения документа откройте его движения: кнопка «Ещё» → «Проводки» (или «Движения документа»). Убедитесь, что сформирована проводка по дебету счета затрат и кредиту счета товаров (обычно 41) на ожидаемую сумму. Если проводок нет — проверьте, проведен ли документ и не отключен ли управленческий/регламентированный учет в настройках.
Затем сформируйте отчет «Остатки товаров» по складу и убедитесь, что количество уменьшилось ровно на списанное. Дополнительно полезно посмотреть отчет «Движения товара» или карточку складского учета по номенклатуре — там должна появиться строка расхода со ссылкой на ваш документ.
Как проверить результат
Уменьшился ровно на списанное количество
Остаток не изменился или ушел в минус
Дебет счета затрат, кредит 41 счета, корректная сумма
Проводок нет или счета не соответствуют причине списания
Есть расход со ссылкой на документ списания
Расхода нет или дублируется несколькими документами
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — списание с «неправильного» склада, когда товар физически находится в другом месте. Итог: на одном складе минус, на другом излишек. Перед списанием сверяйте склад в документе с фактическим местоположением товара.
Вторая распространенная проблема — игнорирование характеристик и партий. Если учет по ним включен, а в документе они не указаны или указаны неверно, остатки «разваливаются» по аналитике: общий остаток товара сходится, а в разрезе характеристик появляются отрицательные значения.
Третья ошибка — списание задним числом без последующей проверки. Документ, проведенный прошлым периодом, меняет себестоимость и остатки в уже закрытом месяце. Если период закрыт, согласуйте корректировку с бухгалтером и перепроведите зависимые документы.
Альтернативные сценарии выбытия товара
Не всякое выбытие оформляется списанием. Если товар передается на другой склад вашей организации — используйте «Перемещение запасов». Если товар возвращается поставщику — «Возврат товаров поставщику». Если материалы идут в производство — в УНФ их расход оформляется через документы производства или «Сборку запасов», где материалы списываются автоматически.
Передачу товара на комиссию или в розничную торговую точку также нельзя списывать — товар остается вашей собственностью, меняется только место учета. Неверно выбранный тип документа — частая причина занижения активов и проблем при инвентаризации.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Списание в УНФ делается документом «Списание запасов»: проверьте остатки, заполните склад, товары и счет затрат, проведите и сверьте результат по остаткам и проводкам. Каждое списание должно иметь причину и первичный документ, а для перемещений и возвратов используются свои документы.
Часто задаваемые вопросы
Документ не проводится, программа пишет о нехватке товара. Что делать?
Проверьте отчет «Остатки товаров» по нужному складу с детализацией по характеристикам и партиям. Чаще всего остаток есть в целом по товару, но не хватает по конкретной характеристике или партии. Либо списывайте фактически имеющуюся аналитику, либо сначала разберитесь, почему остатки в учете не совпадают с фактом.
Можно ли списать товар задним числом?
Технически можно, если период не закрыт. Но документ задним числом изменит остатки, себестоимость и проводки прошлого периода, что может потребовать перепроведения последующих документов и корректировки отчетности. Если период закрыт, согласуйте операцию с бухгалтером.
Как списать недостачу по результатам инвентаризации?
Создайте документ «Инвентаризация запасов», заполните фактические остатки — программа покажет расхождения. Затем по кнопке «Создать на основании» сформируйте «Списание запасов»: недостающие позиции подставятся автоматически. Так сохраняется связь списания с инвентаризацией.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченного товара?
Это зависит от причины списания и позиции вашего бухгалтера: по недостачам и порче налоговые органы нередко требуют восстановления НДС, по списанию в рамках производственной деятельности — как правило, нет. Однозначного ответа без анализа ситуации нет, поэтому решение принимайте совместно с бухгалтером.
Почему после списания в отчете появился отрицательный остаток?
Значит, в учете на момент списания товара было меньше, чем списано: либо не оформлено поступление, либо товар уже списан другим документом, либо выбран неверный склад, характеристика или партия. Найдите расхождение через отчет «Движения товара» и исправьте первичную причину, а не только минус.
Чем списание отличается от перемещения и возврата?
Списание уменьшает активы организации безвозвратно — стоимость уходит на расходы или убытки. Перемещение лишь меняет склад учета, товар остается вашим. Возврат поставщику оформляет обратную передачу товара с расчетами. Выбор неверного документа искажает остатки, расчеты и отчетность.