Торговля и Склад · 11 мин
Как списать товар в 1С: Комплексная автоматизация
Как списать товар в 1С Комплексная автоматизация: документы, счета учета, проводки, инвентаризация, типичные ошибки и проверка результата в отчетах.
Списание товара в 1С: Комплексная автоматизация (КА) выполняется документом «Списание товаров» (в новых релизах — «Списание излишков, недостач и порчи ценностей»), который уменьшает складской остаток и формирует бухгалтерские проводки по дебету счета затрат и кредиту счета 41 «Товары». Перед списанием важно определить причину: порча, недостача по результатам инвентаризации, внутреннее потребление или бой — от этого зависит счет списания и дальнейший налоговый учет.
Работа ведется в разделе «Склад и доставка» (или «Склад» в зависимости от версии интерфейса «Такси»). Для корректного списания у пользователя должны быть права на складские документы, склад должен быть выбран корректно, а товар — числиться в остатках именно на этом складе. Если используется ордерная схема склада, порядок оформления меняется: потребуется дополнительный расходный ордер.
Ниже разобраны все основные сценарии: прямое списание, списание по результатам инвентаризации, настройка счетов учета, проверка проводок и отчетов, а также типичные ошибки, из-за которых списание не проводится или искажает учет.
Какие документы используются для списания
В конфигурации предусмотрено несколько способов уменьшить складской остаток, и выбор зависит от хозяйственной ситуации. Основной инструмент — документ «Списание товаров»: он подходит для порчи, боя, истечения срока годности, передачи образцов и внутреннего потребления. Документ создается вручную и заполняется пользователем.
Второй путь — списание через инвентаризацию. Сначала оформляется «Инвентаризация товаров», в которой фиксируется расхождение учетного и фактического количества, затем на ее основании автоматически создается списание недостачи. Этот способ предпочтителен, потому что сохраняет связь документов и упрощает контроль со стороны бухгалтерии.
Отдельные случаи — возврат поставщику бракованного товара (оформляется документом «Возврат товаров поставщику», а не списанием) и перемещение в бракованную зону или на карантинный склад (документ «Перемещение товаров»). Ошибочное использование списания вместо этих документов искажает расчеты с поставщиками и аналитику склада.
Сравнение вариантов
Порча, бой, недостача, внутреннее потребление. Не подходит для возврата поставщику и перемещения между складами.
Недостача, выявленная при пересчете. Количество подставляется автоматически, сохраняется связь документов.
Брак, подлежащий возврату по договору. Уменьшает задолженность поставщика, а не расходы организации.
Перевод на карантинный склад или в зону брака без уменьшения общего остатка организации.
Подготовка: права, склад и аналитика списания
Перед созданием документа проверьте три вещи. Во-первых, наличие прав: пользователю нужна роль, допускающая добавление складских документов, обычно это «Кладовщик», «Менеджер по складу» или полные права. Во-вторых, корректность склада: списание уменьшает остаток только по указанному складу, и если товар числится на другом, документ либо не проведется, либо уйдет в отрицательный остаток.
В-третьих, настройте аналитику списания — статью расходов и вид аналитики. От нее зависит, на какой счет бухгалтерского учета попадет стоимость списанного товара: 91.02 «Прочие расходы», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» или счет затрат подразделения. Статьи расходов настраиваются в справочнике «Статьи расходов» раздела «Финансовый результат и контроллинг».
Пошаговое списание товара вручную
Откройте раздел «Склад и доставка» → «Списания, инвентаризации и перемещения товаров» (в ряде версий — «Склад» → «Списание товаров»). Нажмите «Создать» и выберите тип операции, если программа ее запрашивает. В шапке документа укажите организацию, склад и дату — дата должна попадать в открытый период, иначе проведение будет запрещено.
В табличной части добавьте номенклатуру через «Добавить» или подбор. Укажите количество — программа может показать доступный остаток по складу, ориентируйтесь на него. Для каждой строки проверьте статью расходов и аналитику: именно они определяют, куда отнесется стоимость. Если ведется учет по сериям или характеристикам, эти реквизиты обязательны к заполнению.
Нажмите «Провести и закрыть». После проведения откройте движения документа (кнопка «Дт/Кт» или «Показать проводки») и убедитесь, что сформирована проводка Дт 94 (или 91.02) — Кт 41 с корректной суммой. Сумма рассчитывается по методу оценки себестоимости, принятому в учетной политике (обычно средняя или ФИФО).
- 1Откройте «Склад и доставка» → «Списание товаров» и нажмите «Создать»
- 2Укажите организацию, склад и дату в пределах открытого периода
- 3Добавьте номенклатуру, количество, при необходимости серию и характеристику
- 4Заполните статью расходов и аналитику списания в каждой строке
- 5Проведите документ и проверьте проводки через «Дт/Кт»
- 6Сверьте остаток по складу в отчете «Остатки товаров на складах»
Списание недостачи по результатам инвентаризации
Если списание связано с пересчетом, начните с документа «Инвентаризация товаров» в том же разделе. Заполните склад, запустите заполнение табличной части учетными остатками, затем внесите фактическое количество. Программа рассчитает расхождения: излишки и недостачи.
На основании проведенной инвентаризации создайте «Списание товаров» кнопкой «Ввести на основании» (или через рабочее место оформления расхождений). Количество и номенклатура подставятся автоматически из отрицательных расхождений, что исключает ошибки ручного ввода. Излишки оформляются отдельным документом «Оприходование товаров».
Такой порядок важен для налогового учета: недостачи в пределах норм естественной убыли и сверх них отражаются по-разному, и связь с инвентаризацией служит документальным обоснованием. Проводка обычно формируется в дебет счета 94 с дальнейшим отнесением на виновное лицо (73) или на расходы (91.02) — распределение выполняется отдельными операциями в бухгалтерском учете.
Особенности: ордерный склад, серии и отрицательные остатки
Если для склада включена ордерная схема, списание товара оформляет только учетную операцию, а фактическая отгрузка со склада проводится «Расходным ордером на товары». Документы должны быть согласованы: без ордера товар числится «к отгрузке», и отчеты по остаткам будут показывать расхождение между учетным и фактическим количеством.
При учете по сериям (сроки годности, номера партий) списание без указания серии не проведется. Удобно использовать подбор по остаткам, чтобы выбрать конкретную серию с нужным сроком годности. Для товаров с характеристиками (размер, цвет) аналогично обязательно заполнение характеристики в каждой строке.
Контроль отрицательных остатков по умолчанию включен: программа не даст списать больше, чем числится на складе. Если контроль отключен в настройках, документ проведется, но остаток уйдет в минус — это создаст проблемы при расчете себестоимости и закрытии месяца. Перед списанием сверяйте доступный остаток в отчете.
Проверка результата: проводки и отчеты
После проведения откройте движения документа и проверьте три вещи: счет дебета соответствует причине списания, кредит — счету учета товара (обычно 41), сумма совпадает с ожидаемой себестоимостью. Если проводки нет или она некорректна, проверьте настройку счетов учета номенклатуры для группы товаров и склада.
Затем откройте отчет «Остатки товаров на складах» (раздел «Склад и доставка» → «Отчеты») с отбором по складу и номенклатуре: остаток должен уменьшиться ровно на списанное количество. Дополнительно полезен отчет «Ведомость по товарам на складах» — он показывает движение документом и позволяет увидеть, не образовался ли отрицательный остаток.
Как проверить результат
Дт 94 или 91.02 — Кт 41 с корректной суммой себестоимости
Проводки отсутствуют или счет дебета не соответствует причине списания
Уменьшился ровно на списанное количество, без минуса
Отрицательный остаток или остаток не изменился
Расходный ордер оформлен, нет зависшего «к отгрузке»
Товар висит в статусе «к отгрузке» после списания
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — списание не с того склада. В результате на одном складе образуется минус, на другом зависает фактически отсутствующий товар. Лечится сторнированием документа и созданием корректного, либо перемещением, если ошибка обнаружена вовремя.
Вторая группа ошибок — неверная аналитика: списание всего подряд на 91.02 вместо 94 с последующим отнесением на виновных, или наоборот. Это искажает налоговый учет и управленческую отчетность по подразделениям. Третья типичная проблема — попытка списать товар, оформленный как возврат поставщику, что разрывает расчеты и ведет к зависшей кредиторской задолженности.
Часто задаваемые вопросы
Документ «Списание товаров» не проводится из-за отрицательного остатка. Что делать?
Проверьте отчетом «Остатки товаров на складах», на каком складе и по какой серии/характеристике числится товар. Чаще всего причина — неверный склад, незаполненная серия или неоформленное поступление. Исправьте реквизиты документа или сначала оформите недостающее поступление, а не отключайте контроль остатков.
На какой счет списывать испорченный товар: 94 или 91?
Если причина порчи установлена и виновных нет (например, истек срок годности), допустимо списание сразу на 91.02. Если недостача выявлена инвентаризацией и вопрос о виновных лицах не решен, корректнее счет 94 с последующим распределением. Конкретный порядок закрепляется в учетной политике организации.
Можно ли списать товар задним числом?
Технически — да, если период открыт для редактирования. Но списание задним числом меняет себестоимость последующих продаж и может потребовать перепроведения документов и повторного закрытия месяца. Перед этим согласуйте действие с бухгалтером и после проведения проверьте регламентные операции периода.
Как списать товар, если склад работает по ордерной схеме?
Сначала проведите «Списание товаров» — оно уменьшит учетный остаток и сформирует проводки. Затем на его основании оформите «Расходный ордер на товары», который зафиксирует фактическое изъятие со склада. Пока ордер не проведен, количество будет числиться в статусе «к отгрузке».
Чем списание отличается от документа «Внутреннее потребление товаров»?
«Внутреннее потребление» предназначено для передачи товаров на нужды подразделений (канцелярия, хозтовары, материалы на ремонт) с отнесением на счета затрат подразделения. «Списание товаров» — для потерь: порчи, боя, недостач. Использование правильного документа упрощает анализ расходов и управленческую отчетность.
Что важно запомнить
Списание в 1С: Комплексная автоматизация выполняется документом «Списание товаров» из раздела «Склад и доставка»; при недостаче его корректнее создавать на основании инвентаризации. Ключевые элементы — правильный склад, статья расходов с аналитикой и контроль остатков. После проведения всегда проверяйте проводки и остаток по складу, а на ордерном складе — оформляйте расходный ордер.