Как списать товар в 1С:ERP: пошаговая инструкция

Списание товара в 1С:ERP оформляется документом, который уменьшает складские остатки и относит стоимость номенклатуры на расходы, недостачи или другие направления. В зависимости от причины — порча, недостача по инвентаризации, собственные нужды, бой — используются разные документы: «Списание товаров», «Внутреннее потребление товаров» или результат инвентаризации «Пересчет товаров».

Главное отличие 1С:ERP от более простых конфигураций — разделение складского и финансового контура. Товар может «уйти» со склада в оперативном учете, но себестоимость спишется только после закрытия месяца. Поэтому правильное списание включает не только создание документа, но и проверку проводок, статей расходов и корректного отражения в регламентированном учете.

Ниже разобраны основные сценарии списания, необходимые настройки, порядок проверки результата и типичные ошибки, из-за которых в учете появляются отрицательные остатки или зависшие суммы.

Когда какой документ использовать

В 1С:ERP списание оформляется несколькими документами, и выбор зависит от причины выбытия. Неправильно выбранный документ приводит к ошибкам в аналитике расходов и лишней ручной работе при закрытии месяца.

Основные варианты: «Списание товаров» — универсальный документ для выбытия по причинам порчи, недостачи, уценки с последующим выбытием; «Внутреннее потребление товаров» — когда товар расходуется на собственные нужды (канцелярия, хозяйственные цели, представительские расходы); «Пересчет товаров» — для отражения недостачи по результатам инвентаризации.

Сравнение вариантов списания

Списание товаров

Подходит для порчи, боя, недостачи вне инвентаризации, выбытия по прочим причинам. Требует указания статьи расходов и аналитики.

Внутреннее потребление товаров

Используется, когда товар идет на нужды самой организации: офис, ремонт, представительские цели. Расход относится на подразделение и статью расходов.

Пересчет товаров (инвентаризация)

Применяется при выявлении недостачи по итогам инвентаризации. Списание формируется автоматически по расхождениям факта и учета.

Если товар списывается вследствие недостачи, которую нужно отнести на виновное лицо, потребуется корректная настройка статьи расходов с типом аналитики «Сотрудник» или «Прочие расходы» — об этом ниже.

Подготовка: настройки и права

Перед первым списанием убедитесь, что у пользователя есть права на документы складского учета, а в системе включены нужные функциональные опции. Проверьте в разделе «НСИ и администрирование» настройки складского учета: ордерная схема склада, серии, статусы номенклатуры.

Критичный элемент — статьи расходов (справочник «Статьи расходов»). Для каждой причины списания должна быть статья с корректным вариантом распределения: «На финансовый результат», «На затраты подразделения», «На прочие расходы». От статьи зависит, какие проводки сформируются в бухгалтерском и налоговом учете.

Также проверьте, что по списываемой номенклатуре нет отрицательных остатков и товар числится именно на том складе, с которого выполняется списание. Отчет «Остатки товаров на складах» покажет фактическое положение.

Списание товаров: пошаговая инструкция

Стандартный сценарий — списание испорченного или недостающего товара напрямую документом «Списание товаров». Документ находится в разделе «Склад и доставка» → «Списания товаров» (в некоторых версиях интерфейса — «Склад» → «Списания»).

1. 1
   Откройте «Склад и доставка» → «Списания товаров» и создайте новый документ.
2. 2
   Укажите организацию и склад, с которого списывается товар.
3. 3
   На вкладке «Товары» добавьте номенклатуру, количество; при учете по сериям — укажите серии.
4. 4
   Для каждой строки задайте статью расходов и аналитику расходов (например, «Недостачи и потери от порчи ценностей»).
5. 5
   Заполните подразделение, если расход относится на конкретное подразделение.
6. 6
   Проведите документ. При ордерной схеме склада дополнительно оформите расходный ордер.
7. 7
   Проверьте движения документа по регистрам и проводки после расчета себестоимости.

После проведения документ формирует движения по регистру «Товары на складах» (в оперативном контуре) и по регистрам себестоимости. Проводки по бухгалтерскому учету появятся после выполнения регламентной операции расчета себестоимости при закрытии месяца — это нормальное поведение ERP, а не ошибка.

Если списание выполняется на основании другого документа (например, «Пересчета товаров»), создавайте его кнопкой «Создать на основании» — так сохранится связь документов и корректно заполнится аналитика.

Списание по результатам инвентаризации

Когда недостача выявлена инвентаризацией, списывать товар «вручную» не нужно — правильный путь через документ «Пересчет товаров». Создайте приказ на пересчет, затем сам пересчет, внесите фактические количества, и система покажет расхождения.

По итогам пересчета кнопкой «Создать на основании» формируются: «Списание товаров» — на недостачу и «Оприходование товаров» — на излишки. Такой подход обеспечивает документальную цепочку, необходимую для обоснования списания при проверках.

Перед инвентаризацией проведите все складские документы за период и убедитесь, что нет «висящих» ордеров. Расхождения между ордерным и учетным остатком искажают результат пересчета и приводят к ложным недостачам.

Недостачу в пределах норм естественной убыли и сверх норм целесообразно отражать разными статьями расходов — это влияет на налоговый учет и на аналитику потерь. Настройку конкретных статей согласуйте с бухгалтерией.

Внутреннее потребление товаров

Если товар расходуется на нужды самой компании — офисные принадлежности, материалы для ремонта помещения, товары для дегустации или образцы — используйте документ «Внутреннее потребление товаров» (раздел «Склад и доставка»).

В документе указываются организация, склад, подразделение-получатель расходов и табличная часть с номенклатурой. Для каждой позиции задается статья расходов с аналитикой — например, «Расходы на содержание офиса» с аналитикой по подразделению.

Отличие от «Списания товаров» принципиально: внутреннее потребление предполагает хозяйственное использование, а не потерю. Смешивание документов портит управленческую отчетность по потерям и затратам.

Проверка результата и проводки

После проведения документа проверьте три вещи: складские остатки, движения по регистрам и бухгалтерские проводки. Остаток по складу должен уменьшиться ровно на списанное количество — смотрите отчет «Остатки товаров на складах» или «Ведомость по товарам на складах».

Движения документа открываются из формы документа (кнопка «Еще» → «Движения документа» или панель навигации). Убедитесь, что есть записи по регистрам «Товары на складах», «Себестоимость товаров», «Прочие расходы» (или соответствующий регистр по виду статьи).

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток на складе после списания

Норма

Уменьшился ровно на списанное количество, отрицательных остатков нет

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушел в минус

Проводки после закрытия месяца

Норма

Дт счета расходов (например, 94 или 44) — Кт 41 с корректной суммой себестоимости

Тревожный признак

Проводок нет, сумма нулевая или счет не соответствует статье расходов

Движения по регистру себестоимости

Норма

Есть расход по списанной номенклатуре с заполненной статьей расходов

Тревожный признак

Движения отсутствуют или статья пустая

Если проводки не появились после закрытия месяца, проверьте журнал ошибок расчета себестоимости («Финансовый результат и контроллинг» → регламентные операции) и корректность настройки счетов учета номенклатуры в группе финансового учета.

Типичные ошибки и ограничения

Отдельное ограничение: списание товаров, учитываемых по сериям или в разрезе ГТД (импортный товар), требует указания серий и номеров ГТД в табличной части. Без этого документ не проведется или проведется некорректно по партионным регистрам.

Частые вопросы

Можно ли списать товар, которого нет в остатках?

Технически документ может провестись с отрицательным остатком, если контроль остатков отключен, но это создает ошибки в себестоимости. Сначала найдите причину расхождения: непроведенное поступление, неверный склад, незакрытый ордер. Списывайте только фактически числящееся количество.

Почему после списания нет проводок по бухгалтерскому учету?

В 1С:ERP проводки по себестоимости формируются при расчете себестоимости в процедуре закрытия месяца. Если месяц закрыт, а проводок нет — проверьте ошибки расчета себестоимости, заполненность статьи расходов и настройку счетов учета номенклатуры.

Как списать недостачу на виновного сотрудника?

Создайте «Списание товаров» со статьей расходов, у которой тип аналитики позволяет указать сотрудника или соответствующий вариант распределения (например, прочие расходы с отражением на счете расчетов с персоналом). Конкретную схему проводок согласуйте с бухгалтерией, так как она зависит от учетной политики.

Чем отличается списание от уценки товара?

Уценка уменьшает стоимость товара, но он остается на складе и доступен для продажи. Списание полностью выводит товар из остатков. Если товар испорчен, но будет продан по сниженной цене — нужна уценка; если выбывает — списание.

Нужен ли расходный ордер при списании?

Только если для склада включена ордерная схема на отгрузку. Тогда после проведения «Списания товаров» оформите расходный ордер по распоряжению — им документ списания и является. При неордерной схеме дополнительный документ не требуется.

Как отменить ошибочное списание?

Если период открыт — распроведите или пометьте документ на удаление, остатки восстановятся автоматически. Если месяц закрыт — не трогайте старый документ, а оформите корректировку или оприходование текущей датой и согласуйте с бухгалтерией влияние на отчетность.