Торговля и Склад · 11 мин
Как списать товар в 1С 8.3 Бухгалтерия
Пошаговая инструкция по списанию товаров в 1С 8.3 Бухгалтерия: документ «Списание товаров», счета учета, проводки, проверка результата и типичные ошибки.
Списание товара в 1С 8.3 Бухгалтерия выполняется документом «Списание товаров», который снимает номенклатуру со склада и относит её стоимость на расходы, недостачи или другие цели. Документ доступен в разделе «Склад» или «Покупки» в зависимости от настроек интерфейса и формирует проводки вида Дт 94 (44, 91.02) — Кт 41.
Перед списанием важно понять причину: порча, недостача по инвентаризации, истечение срока годности, использование для собственных нужд или безвозмездная передача. От причины зависит счет списания, налоговые последствия по НДС и налогу на прибыль, а также набор оправдательных первичных документов.
В статье разобраны основные сценарии: стандартное списание со склада, списание по результатам инвентаризации, списание на расходы организации и на брак. Отдельно описаны проверка проводок, восстановление НДС и ошибки, которые чаще всего приводят к расхождениям в учете.
Подготовка: что проверить перед списанием
Убедитесь, что товар фактически числится на складе в программе. Откройте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 41» или «Остатки товаров» и сверьте количество по нужной номенклатуре и складу. Списать больше, чем есть в остатках, программа по умолчанию не даст, если включен контроль отрицательных остатков.
Проверьте способ оценки МПЗ в учетной политике (раздел «Главное» — «Учетная политика»): по средней стоимости или ФИФО. От этого зависит, какую сумму программа отнесет на расходы. Менять способ оценки в середине года нельзя — это нарушение учетной политики.
Подготовьте первичные документы, подтверждающие причину списания: акт о порче (форма ТОРГ-15 или ТОРГ-16), инвентаризационную опись ИНВ-3, приказ руководителя. Без первички списание в учете не имеет основания и вызовет вопросы при проверке.
Стандартное списание товара документом «Списание товаров»
Откройте раздел «Склад» — «Списание товаров» (в некоторых настройках интерфейса документ находится в разделе «Покупки» — «Списание товаров»). Нажмите «Создать» и заполните шапку: организацию, склад, с которого списывается товар, и дату документа. Дата не должна попадать в закрытый период.
В табличной части нажмите «Добавить» или «Подбор» и укажите номенклатуру и количество. Программа подставит счет учета (обычно 41.01 «Товары на складах») автоматически из настроек счетов учета номенклатуры. Если для позиции ведется партионный учет, корректная партия подберется при проведении.
На закладке или в поле «Счет списания» укажите счет затрат: 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — при недостаче до выяснения причин, 44 «Расходы на продажу» — при порче в рамках норм естественной убыли, 91.02 «Прочие расходы» — при списании сверх норм или безвозмездной передаче. Заполните субконто счета (статью затрат или прочих доходов и расходов).
- 1Откройте «Склад» — «Списание товаров» и создайте документ
- 2Укажите организацию, склад и дату списания
- 3Добавьте номенклатуру и количество в табличную часть
- 4Выберите счет списания (94, 44, 91.02) и заполните субконто
- 5Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
- 6Распечатайте акт списания кнопкой «Печать»
Нажмите «Провести». Себестоимость списываемого товара программа рассчитает автоматически при проведении документа (при способе «по средней» — при закрытии месяца сумма может быть уточнена регламентной операцией). Проверьте движения через кнопку «Дт/Кт» — показать проводки.
Списание по результатам инвентаризации
Если недостача выявлена инвентаризацией, правильная последовательность начинается с документа «Инвентаризация товаров» (раздел «Склад»). В нем фиксируются учетные и фактические остатки, а расхождения рассчитываются автоматически после заполнения фактического количества.
На основании инвентаризации по кнопке «Создать на основании» формируется «Списание товаров» — табличная часть заполнится только расхождениями в минус. Это исключает ручные ошибки в количестве и связывает списание с основанием, что важно для документального подтверждения.
Дальнейшая судьба недостачи определяется решением руководителя: списание на виновное лицо (проводка Дт 73.02 — Кт 94), на расходы в пределах норм естественной убыли (Дт 44 — Кт 94) или на прочие расходы, если виновник не установлен (Дт 91.02 — Кт 94). В 1С это оформляется операцией вручную или корректировкой счета списания.
Выбор счета списания и налоговые последствия
Счет списания определяет, попадет ли стоимость товара в расходы при расчете налога на прибыль. Расходы в пределах норм естественной убыли и обоснованные потери признаются, а сверхнормативные потери без виновных лиц требуют подтверждения отсутствия виновных (например, постановления о приостановлении уголовного дела).
По НДС ключевой вопрос — нужно ли восстанавливать ранее принятый к вычету налог. Позиция Минфина традиционно требует восстановления НДС при списании испорченного или недостающего имущества, однако судебная практика по этому вопросу неоднозначна, особенно при списании в пределах естественной убыли или из-за истечения срока годности. Решение о восстановлении НДС закрепите в учетной политике и оформите документом «Восстановление НДС» или «Формирование записей книги продаж».
| Причина списания | Счет списания | Расходы по налогу на прибыль |
|---|---|---|
| Недостача до выяснения причин | 94 | Не признаются до решения |
| Порча в пределах норм естественной убыли | 44 | Признаются при наличии норм и актов |
| Порча сверх норм, виновник не установлен | 91.02 | Признаются при подтверждении отсутствия виновных |
| Недостача отнесена на виновное лицо | 73.02 (через 94) | Не признаются, возмещается виновным |
| Безвозмездная передача | 91.02 | Не признаются |
Списание товара на собственные нужды и брак
Если товар используется внутри организации (например, канцелярия со склада передается в офис или материалы уходят на рекламные образцы), применяется документ «Требование-накладная» (раздел «Склад» или «Производство»). В отличие от «Списания товаров», он позволяет указать счет затрат (26, 44) и подразделение-получатель, что корректнее для внутреннего потребления.
Списание брака, выявленного при приемке, оформляйте не списанием, а документом «Возврат товаров поставщику» — тогда стоимость не попадает в расходы, а формируется задолженность поставщика. Списывать брак на свои расходы можно только если поставщик отказался возмещать и это зафиксировано документально.
Сравнение вариантов
Универсальный документ для порчи, недостачи, безвозмездной передачи. Не подходит для передачи в производство — нет аналитики затрат на продукцию.
Для передачи товара на собственные нужды и в производство. Позволяет указать счет затрат, подразделение и номенклатурную группу.
Для брака и некондиции, подлежащих возврату. Формирует расчеты с поставщиком вместо расходов организации.
Проверка результата и закрытие месяца
После проведения документа откройте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» за период и проверьте: остаток по счету 41 уменьшился на списанное количество и сумму, на счете списания появился дебетовый оборот с корректной аналитикой. Отрицательных остатков по номенклатуре быть не должно.
Если способ оценки МПЗ — «по средней», итоговая себестоимость списания корректируется регламентной операцией «Закрытие месяца». До закрытия месяца сумма в проводках может быть предварительной. После закрытия сверьте сумму списания повторно — при больших колебаниях цен закупки она может измениться.
Как проверить результат
Количество и сумма уменьшились, минусовых остатков нет
Отрицательные остатки по номенклатуре или складу
Дт счета списания — Кт 41 с заполненной аналитикой
Пустое субконто затрат или неверный счет
Сумма списания совпадает со средней себестоимостью
Сумма изменилась и не отражена в расходах
Типичные ошибки при списании
Частая ошибка — ручное указание суммы списания в операции, введенной вручную, вместо документа «Списание товаров». Такая операция не формирует движений по количественному учету партий, и в отчетах по складу остается «зависший» товар при нулевой сумме на счете.
Вторая распространенная проблема — списание с неверного склада или без указания склада при их нескольких. Остатки по одному складу уходят в минус, по другому завышаются, и инвентаризация показывает фиктивные расхождения. Всегда сверяйте склад в документе с фактическим местом хранения.
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Самостоятельное списание безопасно при типовых ситуациях: порча небольшого количества с актом, списание по инвентаризации с отнесением на виновное лицо, передача на собственные нужды. В этих случаях достаточно корректно заполнить документ и проверить проводки.
Обратитесь к бухгалтеру или консультанту, если списание крупное по сумме, связано с хищением или стихийным бедствием, затрагивает просроченные товары с акцизами, либо если организация на ОСНО и вопрос восстановления НДС существенен. Также не списывайте товар в периодах, по которым уже сдана отчетность, без корректировочной процедуры.
Что важно запомнить
Товар списывается документом «Списание товаров» с указанием склада, количества и счета списания. Причина списания определяет счет (94, 44, 91.02) и налоговые последствия. Обязательны первичные документы, а результат проверяется по ОСВ и проводкам после закрытия месяца.
Частые вопросы
Где находится документ «Списание товаров» в 1С 8.3?
По умолчанию — в разделе «Склад», журнал «Списание товаров». Если раздела «Склад» нет в меню, проверьте раздел «Покупки» или включите отображение через «Главное» — «Настройки» — «Параметры учета» и настройку панели функций.
Какую сумму программа подставит при списании?
Сумма рассчитывается автоматически по способу оценки МПЗ из учетной политики: по средней стоимости или ФИФО. Вручную сумму в документе менять не нужно — при способе «по средней» итог уточняется при закрытии месяца.
Можно ли списать товар, которого нет в остатках?
При включенном контроле остатков программа не проведет документ и покажет нехватку по конкретной номенклатуре. Сначала разберитесь, почему остатка нет: возможно, не оприходована поставка или товар числится на другом складе.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченного товара?
Однозначной нормы нет: Минфин требует восстановления, но суды нередко поддерживают налогоплательщиков, особенно при списании в пределах естественной убыли. Зафиксируйте выбранный подход в учетной политике и при крупных суммах оцените налоговые риски со специалистом.
Чем списание отличается от перемещения товара?
Перемещение меняет только склад хранения — товар остается в собственности и на балансе (проводка внутри счета 41). Списание выводит товар из состава запасов и относит его стоимость на расходы, недостачу или расчеты с виновными лицами.
Как отменить ошибочно проведенное списание?
Если период открыт, откройте документ и нажмите «Отменить проведение», затем исправьте или удалите его. Если период закрыт и отчетность сдана, оформляйте корректировку текущей датой, а не изменением прошлого периода.