Как списать товар в 1С Управление торговлей 11

Списание товара в 1С:Управление торговлей 11 оформляется документом «Списание товаров» из раздела «Склад и доставка». Операция уменьшает складские остатки и одновременно формирует проводки в регламентированном учёте — себестоимость списанного товара относится на выбранную статью расходов и аналитику.

Типовые причины списания: порча и бой, истечение срока годности, недостача по результатам инвентаризации, передача образцов, использование товара на собственные нужды. От причины зависит статья списания и налоговые последствия, поэтому перед оформлением важно определить основание и подготовить подтверждающие документы (акт порчи, инвентаризационная ведомость).

Ниже разобраны все шаги: от настройки статей списания до проверки результата отчётами, а также особенности работы с ордерным складом и типичные ошибки, из-за которых списание «зависает» или искажает учёт.

Подготовка: что проверить перед списанием

Перед созданием документа убедитесь, что у пользователя есть права на проведение складских документов и что склад, с которого списывается товар, доступен в списке. Проверьте остатки по отчёту «Товары на складах» или «Ведомость по товарам на складах»: списать можно не больше, чем числится в наличии, если в настройках не включён контроль отрицательных остатков — программа просто не даст провести документ.

Определите причину списания заранее. Для недостачи по инвентаризации корректнее сначала провести документ «Пересчет товаров» и создать списание на его основании — тогда количество подставится автоматически и расхождения будут документально подтверждены. Для порчи или истечения срока годности списание оформляется вручную с приложением акта.

Создание документа «Списание товаров»

Откройте раздел «Склад и доставка» и выберите «Списание товаров». Нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, склад и дату операции. Если списание создаётся на основании пересчёта товаров, используйте кнопку «Создать на основании» в документе пересчёта — тогда табличная часть заполнится автоматически недостающими позициями.

В табличной части добавьте номенклатуру через «Добавить» или подбор. Для каждой строки укажите количество, при необходимости — серию и характеристику, если по товару ведётся соответствующий учёт. Если включён учёт по себестоимости с указанием вида запасов, проверьте, что программа корректно подобрала партию.

Ключевое поле — «Статья списания (доходов/расходов)». Она определяет, на какой счёт и с какой аналитикой уйдёт себестоимость товара в бухгалтерском и налоговом учёте. После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть».

1. 1
   Откройте «Склад и доставка → Списание товаров» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, склад и дату списания
3. 3
   Добавьте номенклатуру, количество, серии и характеристики
4. 4
   Выберите статью списания и аналитику расходов
5. 5
   Проведите документ и проверьте остатки отчётом

Настройка статьи списания и аналитики

Статья списания создаётся в справочнике «Статьи расходов» (раздел «Финансовый результат и контроллинг» или «НСИ и администрирование», в зависимости от настроек интерфейса). В статье задаётся вариант распределения расходов, тип аналитики (например, «Прочие расходы», «Недостачи товаров») и правило отражения в регламентированном учёте — счёт и субконто.

Для разных причин списания заводите отдельные статьи: «Порча и бой товаров», «Недостача по инвентаризации», «Истечение срока годности». Это упростит анализ потерь в отчётах и корректное отражение в налоговом учёте: часть потерь нормируется, часть относится на виновных лиц, и смешивать их в одной статье нельзя.

Если в учётной политике используется раздельный учёт НДС, проверьте настройку списания входного НДС по списанным товарам — при списании на не облагаемые налогом расходы может потребоваться восстановление налога. Этот момент согласуйте с бухгалтером до проведения документа.

Списание на ордерном складе

Если для склада включена ордерная схема, документ «Списание товаров» меняет только бухгалтерские (управленческие) остатки. Фактическая отгрузка со склада оформляется отдельным документом «Расходный ордер на товары», который создаётся на основании списания по кнопке «Создать на основании» или из рабочего места «Оформление накладных и ордеров».

Пока ордер не проведён, товар числится «к отгрузке»: в отчётах видно расхождение между остатками по учёту и фактическим наличием. Это нормальное промежуточное состояние, но оставлять его на конец месяца нельзя — закрытие периода и сверка остатков потребуют завершения всех ордеров.

Проверить незавершённые операции можно через «Склад и доставка → Отгрузка» или отчёт «Оформление накладных и ордеров». Все строки по списанию должны быть в статусе «Отгружено».

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Ведомость по товарам на складах» после проведения

Норма

Остаток по позиции уменьшился ровно на списанное количество

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушёл в минус

Статус распоряжения на ордерном складе

Норма

По списанию оформлен и проведён расходный ордер

Тревожный признак

Списание висит в статусе «К отгрузке»

Проводки документа (кнопка «Показать проводки»)

Норма

Дт счёта расходов — Кт 41 (или счёта товаров) на сумму себестоимости

Тревожный признак

Проводок нет или счёт расходов неверный

Типичные ошибки при списании

Самая частая проблема — попытка провести списание при нехватке остатков из-за неверно указанного склада или характеристики. Программа выдаёт сообщение о нехватке товара; решение — сверить склад и аналитику в документе с отчётом по остаткам, а не отключать контроль в настройках.

Вторая ошибка — списание без указания серий при включённом серийном учёте. Документ не проведётся либо остатки по сериям станут отрицательными. Используйте кнопку «Заполнить серии» или укажите серии вручную по данным учёта сроков годности (FEFO).

Третья группа ошибок связана с себестоимостью: если товар списывается в периоде, где ещё не выполнено закрытие месяца, себестоимость может быть рассчитана предварительно. После регламентных операций закрытия месяца суммы в проводках уточнятся — это нормально, но документы прошлых периодов трогать не нужно.

Проверка результата и отчёты

После проведения откройте отчёт «Товары на складах» или «Ведомость по товарам на складах» с отбором по складу и номенклатуре. Остаток должен уменьшиться точно на списанное количество. Для контроля сумм используйте отчёт «Себестоимость товаров» и оборотно-сальдовую ведомость по счёту товаров в бухгалтерском учёте.

Для анализа потерь за период удобен отчёт по движениям документа и журнал «Списание товаров» с отбором по статьям списания. Бухгалтерская сторона проверяется через проводки документа: дебет счёта расходов из настройки статьи, кредит счёта учёта товаров.

Если результат не сходится, не проводите повторные списания «для выравнивания». Сначала найдите первичную причину расхождения через отчёт «Анализ расхождений» или обороты по регистрам товаров, и только затем оформляйте корректировку.

Перед массовым списанием (например, по итогам годовой инвентаризации) сделайте архивную копию базы или убедитесь, что резервное копирование выполняется по расписанию. Ошибка в отборе товаров при групповом списании исправляется долго, а откат по копии — минуты.

Частые вопросы

Чем списание отличается от документа «Пересчет товаров»?

Пересчёт фиксирует факт инвентаризации и расхождения между учётными и фактическими остатками, но сам по себе остатки не меняет. Списание — финансовый документ, который уменьшает остатки и формирует расход. Правильная цепочка: пересчёт → списание недостачи и оприходование излишков на его основании.

Можно ли списать товар в минус, если остатков не хватает?

Технически контроль отрицательных остатков можно отключить в настройках, но делать этого не стоит: отрицательные остатки ломают расчёт себестоимости и партионный учёт. Правильнее найти причину нехватки — неоприходованную поставку, неверный склад или ошибку в более раннем документе.

Как списать товар, использованный на собственные нужды?

Используется тот же документ «Списание товаров», но со статьёй расходов, настроенной на нужное подразделение и счёт затрат (например, общехозяйственные расходы). Для внутреннего потребления в некоторых схемах учёта вместо списания применяют «Внутреннее потребление товаров» — уточните принятую в компании методику.

Почему документ не проводится с ошибкой по сериям?

По номенклатуре включён учёт серий, а в строке документа серия не указана или указана серия, которой нет в остатках. Откройте подбор серий в строке документа, выберите серию из доступных остатков или используйте автозаполнение по FEFO, если учёт ведётся по срокам годности.

Нужно ли восстанавливать НДС при списании товара?

Зависит от причины: при списании на расходы, не связанные с облагаемой НДС деятельностью, или при недостаче сверх норм может потребоваться восстановление ранее принятого к вычету налога. Однозначного ответа для всех случаев нет — решение принимает бухгалтер с учётом учётной политики и подтверждающих документов.

Как отменить ошибочно проведённое списание?

Если период открыт и по документу нет связанных операций, распроведите или пометьте списание на удаление. На ордерном складе сначала отмените расходный ордер. Если период закрыт, оформите корректировку текущей датой, а не изменяйте документ прошлого периода.