Торговля и Склад · 11 мин
Как списать товар со склада в 1С 11
Как оформить списание товаров в 1С:Управление торговлей 11: создание документа, выбор статьи расходов, проверка проводок, типичные ошибки и способы контроля результата.
Списание товара в 1С:Управление торговлей 11 оформляется документом «Списание товаров» (в некоторых релизах — «Списание недостач товаров»). Документ уменьшает складские остатки, формирует проводки в регистрах себестоимости и передает данные в бухгалтерский учет, если настроена синхронизация с БП. Типичные причины списания — порча, бой, истечение срока годности, недостача по итогам инвентаризации, использование товара на собственные нужды.
Перед списанием важно определить основание: если недостача выявлена инвентаризацией, документ списания создается на основании «Пересчета товаров», и количество подставляется автоматически. Если товар испорчен вне инвентаризации, списание оформляется вручную. От основания зависит корректность аналитики и то, насколько легко будет объяснить движения при проверке.
Ниже разобран полный порядок работы: от подготовки и создания документа до проверки проводок и исправления типичных ошибок. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию УТ 11.4/11.5; названия отдельных команд могут незначительно отличаться в зависимости от релиза.
Подготовка: что проверить перед списанием
Убедитесь, что у пользователя есть права на создание документов списания. В типовой конфигурации доступ регулируется ролями и профилями групп доступа; если кнопка «Создать» в журнале списаний неактивна, обратитесь к администратору 1С для расширения прав. Самостоятельно менять права без понимания модели ролей не стоит — это может открыть лишний доступ к другим разделам.
Проверьте, что списываемый товар числится на нужном складе и в нужной организации. Откройте отчет «Остатки товаров на складах» с отбором по номенклатуре: если остаток нулевой или отрицательный, списание либо не проведется, либо усугубит минус. Отрицательные остатки сначала нужно разобрать — найти непроведенный приход или ошибочный расход.
Определите причину списания и подготовьте подтверждающие документы: акт о порче, инвентаризационную опись, служебную записку. В управленческом учете это влияет на статью расходов, в бухгалтерском — на счет списания (94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», 91.02 «Прочие расходы», 44 при списании в пределах норм естественной убыли). Согласуйте счет с бухгалтером заранее.
Создание документа «Списание товаров» вручную
Откройте раздел «Склад и доставка» и перейдите в журнал «Списания товаров» (в ряде релизов путь: «Склад» → «Списания, инвентаризации»). Нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, склад, с которого списывается товар, и дату. Дата важна: списание не может быть раньше поступления товара, а проведение «задним числом» в закрытом периоде потребует открытия периода и может повлиять на уже сданную отчетность.
На закладке «Товары» добавьте строки: выберите номенклатуру из справочника, укажите количество в базовых единицах измерения. Если ведется учет по сериям или характеристикам, заполните соответствующие колонки — без них документ не проведется. Количество не должно превышать свободный остаток на складе: при включенном контроле остатков программа откажет в проведении.
Заполните аналитику списания: статью расходов и аналитику расходов (например, конкретный акт порчи или подразделение). От этого зависит, куда попадет сумма в управленческих отчетах по доходам и расходам. После заполнения нажмите «Провести и закрыть».
- 1Откройте «Склад и доставка» → «Списания товаров» и нажмите «Создать»
- 2Укажите организацию, склад и дату списания
- 3Добавьте товары, количество, при необходимости серии и характеристики
- 4Заполните статью расходов и аналитику списания
- 5Проведите документ и проверьте движения кнопкой «Дт/Кт» или отчетом по проводкам
Списание по результатам инвентаризации
Если недостача выявлена пересчетом, правильный путь — списание на основании документа «Пересчет товаров». Откройте проведенный пересчет, в котором зафиксированы расхождения, и используйте команду создания на основании: «Списание недостач товаров». Программа автоматически перенесет в документ только позиции с отрицательным расхождением (факт меньше учета) и подставит количество недостачи.
Такой подход исключает ручной ввод и ошибки в количестве, а также связывает документы в цепочку: по пересчету всегда видно, каким списанием закрыта недостача. Излишки при этом оформляются отдельным документом «Оприходование излишков товаров» — не смешивайте обе операции в одном списании.
Перед проведением проверьте, что в пересчете корректно указаны учетные количества: если пересчет создавался до проведения поздних приходов или расходов, расхождения могут быть ложными. В спорных случаях пересчитайте документ пересчета (команда «Перезаполнить учетные количества») перед созданием списания.
Проводки и отражение в учете
В управленческом учете списание формирует движения по регистрам «Товары на складах» (расход) и «Себестоимость товаров» (списание стоимости в расходы по выбранной статье). Сумма себестоимости рассчитывается по методу оценки, заданному в учетной политике организации (в типовых решениях — средняя за месяц или FIFO в зависимости от настроек и версии).
В регламентированном учете (при синхронизации с 1С:Бухгалтерией) типовые проводки зависят от причины: недостача — Дт 94 Кт 41, списание на прочие расходы — Дт 91.02 Кт 94 (или напрямую Кт 41), использование на хознужды — Дт 26/44 Кт 41. Настройка счетов выполняется через статьи расходов и правила отражения в учете; если проводки выглядят не так, как ожидает бухгалтер, корректировать нужно настройку статьи, а не документ.
Учтите, что себестоимость при списании «в течение месяца» может рассчитываться предварительно. Окончательная стоимость формируется при выполнении регламентной операции «Расчет себестоимости» при закрытии месяца. Поэтому суммы в отчетах до закрытия месяца считайте оперативными, а не финальными.
Как проверить результат списания
Остаток уменьшился ровно на списанное количество, без отрицательных значений
Остаток ушел в минус или не изменился — документ не проведен либо указан другой склад
Проводки соответствуют причине списания (94, 91.02, 44)
Счет или аналитика не совпадают с ожиданием бухгалтерии — нужно править статью расходов
Списание создано на основании пересчета, количество совпадает с недостачей
Количество в списании отличается от расхождения в пересчете — риск зависшей недостачи
Частые ошибки и как их исправить
Ошибка «Недостаточно товара на складе» при проведении означает, что свободного остатка меньше списываемого количества. Причины: непроведенный приход, резерв под заказ, ошибка в складе или характеристике. Проверьте отчет «Остатки и доступность товаров»: он покажет свободный остаток с учетом резервов. Если товар зарезервирован, сначала снимите резерв в заказе или через обработку управления резервами.
Вторая распространенная проблема — списание не той номенклатуры или не с того склада. Если документ уже проведен, не редактируйте его «вживую» в закрытом периоде: корректнее отменить проведение ошибочного документа (или пометить на удаление) и создать правильный. При выгрузке в бухгалтерию помните, что изменения нужно повторно синхронизировать.
Третья типичная ситуация — списание без статьи расходов или с «пустой» аналитикой. Документ проведется, но расходы повиснут на незаполненной аналитике и испортят управленческую отчетность. Всегда заполняйте статью до проведения; найти проблемные документы поможет отчет по доходам и расходам с группировкой по статьям.
Границы самостоятельной работы и когда привлекать специалиста
Рядовое списание испорченного товара в текущем периоде — безопасная операция, которую кладовщик или менеджер выполняет самостоятельно. Но есть ситуации, где ошибка дорого обойдется: массовое списание больших сумм, списание в закрытом налоговом периоде, списание с отрицательными остатками по базе, расхождения между УТ и бухгалтерией после синхронизации.
К специалисту по 1С или бухгалтеру стоит обратиться, если требуется настроить нестандартные счета отражения, списать товар комитента (он учитывается на забалансовых счетах и списывается иначе), восстановить последовательность партионного учета после проведения задним числом или разобрать накопленные минусы по регистрам. Самостоятельные эксперименты с регистрами напрямую (через «Все функции») недопустимы — это ломает целостность учета.
Что важно запомнить
Списание в УТ 11 оформляется документом «Списание товаров» — вручную или на основании пересчета. Заполните склад, номенклатуру, количество и статью расходов, проведите документ и проверьте результат отчетом по остаткам и проводками. Не путайте списание с перемещением, не работайте задним числом в закрытом периоде и не игнорируйте отрицательные остатки.
Часто задаваемые вопросы
Чем списание отличается от возврата поставщику?
Возврат поставщику оформляется документом «Возврат товаров поставщику» на основании поступления: товар уходит со склада, но при этом формируется задолженность поставщика или возврат денег. Списание — это безвозвратное выбытие товара в расходы организации. Если брак подлежит возврату поставщику, списывать его нельзя — потеряете право на компенсацию.
Почему документ списания не проводится с ошибкой по остаткам?
На складе недостаточно свободного остатка: товар зарезервирован под заказы, приход не проведен или указан другой склад/характеристика/серия. Откройте отчет «Остатки и доступность товаров» с отбором по позиции — он покажет общий остаток, резерв и доступное количество. Устраните причину и проведите документ повторно.
На какой счет списывается испорченный товар в бухгалтерском учете?
Типовая цепочка: недостача и порча сначала отражаются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», затем, в зависимости от решения по виновникам, списываются на 91.02 «Прочие расходы», на виновное лицо (73) или в пределах норм естественной убыли — на расходы (44). Конкретную схему для вашей ситуации определяет бухгалтер; в УТ она задается через статью расходов и настройки отражения.
Можно ли отменить проведенное списание?
Да, если период открыт: откройте документ и используйте «Отменить проведение» или пометьте его на удаление — остатки и проводки вернутся к исходному состоянию. Если данные уже выгружены в бухгалтерию, после отмены выполните повторную синхронизацию. В закрытом периоде вместо отмены оформляют корректирующие документы по согласованию с бухгалтерией.
Как списать товар, по которому ведется учет по сериям?
При добавлении строки в документ укажите серию номенклатуры — без нее документ не проведется. Если недостача выявлена пересчетом, списание на его основании подставит серии автоматически из расхождений. Проверить, какие серии есть в остатках, можно отчетом по остаткам с детализацией до серий.
Нужно ли списывать товар, переданный на комиссию?
Нет. Передача комиссионеру оформляется документом «Передача товаров комиссионеру»: товар продолжает числиться в учете вашей организации, но на другом аналитическом разрезе (у комиссионера). Списание в этом случае привело бы к необоснованному расходу и потере контроля над товаром.