Торговля и Склад · 11 мин
Как списать товар по инвентаризации в 1С
Как провести инвентаризацию в 1С и списать недостачу: создание документа, заполнение фактических остатков, списание товара, проводки и типичные ошибки.
Списание товара по результатам инвентаризации — стандартная операция в 1С, но в ней важен правильный порядок документов. Нельзя просто создать «Списание товаров» на разницу: сначала фиксируется пересчёт, затем программа сравнивает учётные и фактические остатки, и только после этого оформляется списание недостачи или оприходование излишков.
Инструкция ниже подходит для типовых конфигураций: «1С:Управление торговлей 11», «1С:Комплексная автоматизация 2», «1С:ERP» и «1С:Бухгалтерия 8» (в ней названия документов немного отличаются). Логика везде одинаковая: инвентаризация → сравнение → списание.
Главный риск операции — списать товар по неверным данным: например, не провести все приходные и расходные документы перед пересчётом или ошибиться со счётом списания. Тогда в учёте образуются ложные остатки, а разницу придётся искать вручную. Поэтому перед началом обязательно сделайте подготовку, описанную ниже.
Подготовка перед инвентаризацией
До создания документа инвентаризации приведите учёт в актуальное состояние. Проведите все документы поступления, реализации, перемещения и возвраты по складу, где будет пересчёт. Если какие-то документы остались в черновиках или не проведены, учётные остатки будут искажены, и инвентаризация покажет фиктивную недостачу или излишки.
Проверьте отрицательные остатки по складу через отчёт «Остатки товаров» (в УТ 11 — «Ведомость по товарам на складах»). Минус по позиции означает, что товар продан раньше, чем оприходован, — такие позиции сначала нужно разобрать и исправить, иначе результат инвентаризации будет недостоверным.
Определите момент, на который фиксируются остатки. Оптимально проводить пересчёт до начала рабочего дня или после его окончания, когда по складу нет движений. Если остановить продажи невозможно, договоритесь, что во время пересчёта конкретной полки товар с неё не отпускается.
Создание документа инвентаризации
В «1С:Управление торговлей 11» и «Комплексной автоматизации» откройте раздел Склад и доставка → Пересчеты товаров (в некоторых версиях — «Инвентаризационные описи»). Создайте новый документ, укажите склад и при необходимости организацию. В «1С:Бухгалтерии 8» документ называется «Инвентаризация товаров» и находится в разделе «Склад».
Заполните табличную часть кнопкой «Заполнить → Заполнить по остаткам на складе». Программа подтянет все позиции с учётными (книжными) остатками на дату документа. Если пересчитывается только часть ассортимента, используйте отбор по товарной группе или добавьте позиции вручную — полная опись по всему складу не обязательна.
В УТ 11 пересчёт может быть двух видов: «Инвентаризационная опись» (бумажный документ для комиссии) и «Пересчет товаров» (рабочий документ для ввода факта). В простом сценарии достаточно одного пересчёта: он одновременно фиксирует учётные и фактические количества.
Ввод фактических остатков
Распечатайте опись из документа (кнопка «Печать») или выгрузите её на терминал сбора данных, если он используется. Комиссия или ответственный сотрудник физически пересчитывает товар и фиксирует количество по каждой позиции.
Внесите фактические данные в документ. В УТ 11 для этого есть кнопка «Заполнить факт по учёту» — она проставляет факт равным учёту, после чего достаточно исправить только расходящиеся строки. Это быстрее, чем вводить каждую позицию с нуля, и снижает риск опечаток.
После заполнения проверьте колонку «Отклонение»: она показывает разницу с нужным знаком. Отрицательное отклонение — недостача к списанию, положительное — излишек к оприходованию. Сверьте несколько случайных позиций с бумажной описью, особенно дорогие товары и позиции с крупными отклонениями.
- 1Проведите все складские документы и проверьте отсутствие минусов по остаткам
- 2Создайте «Пересчет товаров» / «Инвентаризацию товаров» на нужный склад
- 3Заполните документ по учётным остаткам и распечатайте опись
- 4Внесите фактические количества после физического пересчёта
- 5Проверьте отклонения и проведите документ
- 6Создайте «Списание товаров» на недостачу и «Оприходование товаров» на излишки
- 7Сверьте итоговые остатки отчётом по складу
Оформление списания недостачи
В УТ 11 и КА 2 документ «Списание товаров» создаётся на основании пересчёта: откройте проведённый пересчёт и выберите «Создать на основании → Списание товаров». Программа автоматически перенесёт в него только позиции с недостачей в нужном количестве — вручную ничего заполнять не нужно.
Обязательно укажите статью расходов (или приходно-расходную аналитику) — от неё зависит, куда попадёт сумма списания в учёте. Типовые варианты: «Недостачи товаров» с дальнейшим отнесением на виновное лицо или на прочие расходы, если виновник не установлен. В «1С:Бухгалтерии» в документе списания указывается счёт затрат — обычно 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с последующим закрытием на 73 или 91 счёт.
Проведите документ и проверьте движения: остаток по списанным позициям на складе должен стать равным фактическому. Если списание не проводится с ошибкой «не хватает остатка», значит, между датой инвентаризации и датой списания по этим позициям прошли другие движения — сдвиньте дату списания или разберитесь с документами, изменившими остаток.
Оприходование излишков
Если по итогам пересчёта обнаружены излишки, создайте на основании инвентаризации документ «Оприходование товаров». В него попадут позиции с положительным отклонением. Укажите статью доходов — обычно это «Излишки товаров, выявленные при инвентаризации».
Перед оприходованием убедитесь, что излишек — не результат ошибки ввода. Частая ситуация: «лишний» товар на самом деле пришёл по непроведённому документу поступления или является пересортом (одна номенклатура списана в другую). Проверьте карточку товара и последние поступления по поставщику.
Пересорт оформляется отдельно: в УТ 11 для этого есть документ «Пересортица товаров», который одновременно списывает одну позицию и оприходует другую. Использовать пару «списание + оприходование» вместо пересортицы некорректно — это искажает статьи доходов и расходов.
Как выбрать действие по отклонению
Проверка результата и отчётность
После проведения всех документов сформируйте отчёт «Ведомость по товарам на складах» (в Бухгалтерии — оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41) и сравните остатки с фактическими данными пересчёта. Они должны совпасть по каждой позиции инвентаризации.
Для бухгалтерской отчётности распечатайте унифицированные формы: ИНВ-3 (инвентаризационная опись), ИНВ-19 (сличительная ведомость) и при необходимости ИНВ-26 (ведомость учёта результатов). В типовых конфигурациях они доступны из документа инвентаризации по кнопке «Печать».
Сохраните подписанные бумажные формы — они являются первичным обоснованием списания для налогового и бухгалтерского учёта. Списание недостачи без документально оформленной инвентаризации налоговая может не признать в расходах.
Как проверить результат
Совпадают с фактическими данными пересчёта по каждой позиции
Есть расхождения — ищите движения между инвентаризацией и списанием
Указана корректная статья недостач, сумма попала в нужную аналитику
Статья пустая или выбрана неверная — расходы «повиснут» на неправильной аналитике
Минусов по складу нет
Появились минуса — списание проведено раньше поступления или задвоены документы
Типичные ошибки при списании по инвентаризации
Самая частая ошибка — списание «вручную» без документа инвентаризации. Такое списание не привязано к пересчёту, его сложно обосновать, а при следующей инвентаризации разница всплывёт снова. Всегда создавайте списание на основании пересчёта.
Вторая ошибка — изменение документов задним числом после проведённой инвентаризации. Если провести или отменить поступление датой раньше пересчёта, учётные остатки на дату инвентаризации изменятся, и она перестанет отражать реальность. При необходимости таких правок перезаполните и перепроведите всю цепочку: инвентаризацию, списание и оприходование.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли списать товар, не проводя инвентаризацию?
Технически да — документ «Списание товаров» можно создать самостоятельно. Но для обоснования расходов в учёте недостача должна быть подтверждена инвентаризацией. Разовое списание без пересчёта допустимо для порчи или брака, но не для выявленных расхождений остатков.
Что делать, если списание не проводится с ошибкой о нехватке остатка?
Значит, между датой инвентаризации и датой списания по позиции прошло движение, уменьшившее остаток. Проверьте отчёт «Движения товара» по проблемной позиции, затем либо установите дату списания ближе к дате пересчёта, либо скорректируйте мешающие документы.
Как списать недостачу в 1С:Бухгалтерии 8?
Создайте документ «Инвентаризация товаров» в разделе «Склад», заполните фактические остатки и проведите. Затем кнопкой «Создать на основании» сформируйте «Списание товаров» — в нём укажите счёт списания 94. Дальнейшее отнесение на виновное лицо (73 счёт) или прочие расходы (91.02) оформляется операцией вручную.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании недостачи?
Официальная позиция Минфина и ФНС в последние годы — восстановление НДС по недостачам не требуется, если они не связаны с перечнем из пункта 3 статьи 170 НК РФ. Однако вопрос остаётся спорным на практике; окончательное решение по вашей ситуации согласуйте с бухгалтером или налоговым консультантом.
Как оформить пересорт, если списали не тот товар?
В УТ 11 и КА 2 используйте документ «Пересортица товаров»: он списывает позицию с недостачей и оприходует позицию с излишком одним документом. В «1С:Бухгалтерии» пересорт оформляется парой документов — списанием и оприходованием — с корреспонденцией через счёт 94.
Можно ли провести инвентаризацию по части склада или одной группе товаров?
Да. При заполнении документа установите отбор по товарной группе, ячейке хранения или добавьте позиции вручную. Выборочная инвентаризация — нормальная практика для дорогих или быстрооборачиваемых позиций; списание и оприходование оформляются только по пересчитанным товарам.
Что важно запомнить
Правильная цепочка: подготовка учёта → пересчёт товаров с фактическими остатками → списание недостачи и оприходование излишков на основании инвентаризации → сверка остатков отчётом. Не списывайте вручную без пересчёта, держите документы в одном периоде и сохраняйте печатные формы ИНВ-3 и ИНВ-19.