Торговля и Склад · 12 мин
Как списать товар на образцы в 1С
Как списать товар на образцы в 1С: документы, счета учета, проводки, налоговые нюансы НДС и прибыли, типичные ошибки и проверка результата.
Передача товара покупателям или партнёрам в качестве бесплатных образцов — обычная практика в торговых компаниях. В 1С такая операция оформляется как списание материальных ценностей, но без реализации: деньги за образцы не поступают, значит, важно правильно подобрать документ, счёт списания и статью затрат, чтобы не исказить ни бухгалтерский, ни налоговый учёт.
Ошибки при списании образцов приводят к завышению себестоимости продаж, некорректному НДС и вопросам при налоговой проверке. Инспекторы часто относят безвозмездную передачу к реализации, а значит — доначисляют НДС. Поэтому операцию нужно оформить документально: приказ руководителя, акт передачи образцов, отметка о рекламных целях.
Ниже разобраны рабочие сценарии для типовых конфигураций 1С: Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP и Бухгалтерия предприятия 3.0. Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от релиза, но логика документов одинакова.
Как выбрать способ списания образцов в зависимости от ситуации
Прежде чем создавать документ, определите экономический смысл операции. От этого зависят счёт списания, статья затрат и налоговые последствия. Одна и та же передача коробки товара может быть рекламной акцией, представительским расходом, передачей на тестирование потенциальному клиенту или внутренним использованием (например, образцы в шоурум).
Рекламные образцы — это товары, раздаваемые неопределённому кругу лиц: дегустации, раздача на выставке, пробники в заказах. Такие расходы в налоговом учёте нормируются (обычно в пределах 1% от выручки), если не относятся к ненормируемым видам рекламы. Представительские расходы — передача образцов конкретным партнёрам на переговорах — нормируются в пределах 4% от фонда оплаты труда. Передача образцов для тестирования по договору может вообще не быть расходом, если товар возвращается.
Как выбрать действие
Списание образцов в 1С: Управление торговлей 11 и ERP
В УТ 11, Комплексной автоматизации и ERP основной инструмент — документ «Списание товаров» (ранее «Списание товаров» в разделе «Склад и доставка» → «Ордерный склад / Складские документы», либо через «Внутренние документы»). В новых релизах документ может называться «Списание товаров» и находиться в разделе «Склад».
Порядок оформления: создайте документ, укажите склад, с которого списываются образцы, добавьте номенклатуру и количество. Ключевой момент — в табличной части или в шапке указать статью расходов и аналитику. Создайте отдельную статью расходов «Образцы для рекламы» с типом «Прочие расходы» или «Расходы на продажу» и вариантом распределения «На финансовый результат», чтобы затраты корректно попали в отчётность.
После проведения документ сформирует движения по регистрам товаров на складах и себестоимости. В бухгалтерском учёте (при синхронизации с БП или встроенном регл. учёте в ERP) будут сформированы проводки вида Дт 44 (или 91.02) — Кт 41 в зависимости от настроек статьи расходов.
- 1Создайте статью расходов «Образцы (реклама)» с вариантом распределения «На финансовый результат»
- 2Откройте раздел «Склад» → «Списания товаров» и создайте новый документ
- 3Укажите склад, организацию и подразделение
- 4Добавьте товары-образцы с количеством; проверьте, что серии и статусы указаны верно
- 5В поле «Статья расходов» выберите созданную статью, заполните аналитику (направление деятельности, маркетинговая акция)
- 6Проведите документ и проверьте движения по регистрам через «Ещё» → «Движения документа»
- 7Оформите счёт-фактуру на безвозмездную передачу и зарегистрируйте в книге продаж
Списание образцов в 1С: Бухгалтерия предприятия 3.0
Вариант через «Требование-накладная»
В БП 3.0 наиболее корректный способ — документ «Требование-накладная» (раздел «Склад» или «Производство»). На закладке «Материалы» укажите списываемые товары со счётом 41.01 (или 10, если образцы учитывались как материалы). На закладке «Счёт затрат» выберите счёт 44.01 «Издержки обращения» с субконто «Статьи затрат» — создайте статью «Рекламные расходы (образцы)» с видом расхода для налогового учёта «Рекламные расходы (нормируемые)». Это важно: именно вид расхода определяет нормирование в налоге на прибыль при закрытии месяца.
Вариант через «Списание товаров»
Если в вашей версии есть документ «Списание товаров» (раздел «Склад»), используйте его: укажите склад, товары и счёт списания 44.01 со статьёй затрат. Документ сформирует проводку Дт 44.01 — Кт 41.01 на стоимость образцов по учётной цене.
После списания не забудьте про НДС. Безвозмездная передача товара признаётся реализацией для целей НДС (п. 1 ст. 146 НК РФ), если не докажете иное. Оформите документ «Отражение начисления НДС» или выставьте счёт-фактуру в одном экземпляре на рыночную стоимость переданных образцов. Входной НДС по таким товарам принимается к вычету в обычном порядке.
Налоговый учёт: НДС и налог на прибыль
Главный налоговый риск — НДС. Судебная практика и позиция Минфина исторически склонялись к тому, что передача товаров в рекламных целях облагается НДС, если стоимость единицы превышает установленный лимит (для товаров, передаваемых в рекламных целях, действует освобождение по пп. 25 п. 3 ст. 149 НК РФ при стоимости единицы не более 100 рублей). Если образец дороже — начисляйте НДС на рыночную стоимость.
По налогу на прибыль ключевое условие — документальное подтверждение рекламного характера расходов. Подготовьте: приказ о проведении рекламной акции или передаче образцов, смету расходов, акт списания с указанием цели, отчёт о мероприятии (для выставок и дегустаций). Без этих документов расходы, скорее всего, не примут.
Нормирование: рекламные расходы на раздачу образцов относятся к нормируемым (1% от выручки), представительские — 4% от фонда оплаты труда. В 1С: БП нормирование выполняется автоматически регламентной операцией «Закрытие месяца», если у статьи затрат правильно указан вид расхода для НУ. Проверьте это перед закрытием периода.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения документов убедитесь, что операция отразилась корректно во всех разделах учёта. Откройте оборотно-сальдовую ведомость по счету 41 (склад) — остаток по списанной номенклатуре должен уменьшиться на количество образцов. По счёту 44.01 в аналитике статьи «Рекламные расходы» должна появиться сумма списания. В книге продаж должна быть запись по счёту-фактуре на безвозмездную передачу.
Дополнительно проверьте отчёт «Анализ расходов» или «Затраты» (в УТ/ERP) — списание должно попасть в нужную статью расходов, а не повиснуть на «прочих». Если после закрытия месяца сумма нормируемых расходов в НУ обрезана — это ожидаемое поведение, разница уйдёт в постоянные разницы (при применении ПБУ 18).
Как проверить результат
Количество и сумма по номенклатуре уменьшились на списанные образцы
Остаток не изменился или появился отрицательный остаток
Дт 44.01 (субконто «Рекламные расходы») — Кт 41.01
Дт 90.02 или Дт 91.02 без аналитики статьи расходов
Есть запись по счёту-фактуре на безвозмездную передачу с НДС
Записи нет — НДС не начислен, риск доначисления
Нормируемые рекламные расходы приняты в пределах 1% выручки
Вся сумма принята в расходы НУ без нормирования — ошибка в виде расхода статьи
Альтернативные сценарии: перемещение, комиссия, внутреннее потребление
Не каждая передача образцов — это списание. Если образцы размещаются на витрине в собственном магазине или шоуруме, товар остаётся вашим активом: оформите «Перемещение товаров» на склад «Шоурум». Остатки сохранятся, а вы сможете вернуть образец в продажу или списать позже, когда он потеряет товарный вид.
Если образцы передаются дистрибьютору или агенту для демонстрации его клиентам, используйте схему комиссии: документ «Передача на комиссию» (в БП — «Реализация: товары, услуги, комиссия» с видом операции «Передача на комиссию»). Товар числится на счёте 45.01 до отчёта комиссионера — прозрачно и безопасно с точки зрения налогов.
Сравнение вариантов оформления
Подходит для безвозвратной передачи образцов в рекламных целях. Ограничение: требуется НДС на рыночную стоимость и обосновывающие документы
Для образцов в собственном шоуруме или на витрине. Ограничение: расход не возникает, товар остаётся в остатках
Для образцов у партнёров и агентов с последующим отчётом. Ограничение: нужен договор комиссии и контроль отчётов комиссионера
Иногда применяется вместо безвозмездной передачи. Ограничение: цена должна быть обоснована, иначе риск доначисления НДС от рыночной стоимости
Что важно запомнить
Образцы списывают документом «Списание товаров» (УТ 11, ERP) или «Требование-накладная» (БП 3.0) на счёт 44.01 со статьёй «Рекламные расходы (нормируемые)». Обязательно начислите НДС с рыночной стоимости (кроме льготируемых дешёвых образцов), оформите приказ и акт о рекламной акции, а передачу с возвратом проводите через перемещение или комиссию, а не списание.
Частые вопросы
Можно ли списать образцы без начисления НДС?
Да, в ограниченном случае: если товар передаётся в рекламных целях и расходы на единицу не превышают 100 рублей, действует освобождение по пп. 25 п. 3 ст. 149 НК РФ. Для более дорогих образцов НДС начисляется на рыночную стоимость. Также НДС не возникает, если передача оформлена как перемещение или комиссия — без перехода права собственности.
Какой документ использовать, если образцы выдают сотрудникам для демонстрации клиентам?
Если образцы остаются собственностью компании и подлежат возврату, списание не нужно. Оформите внутреннее перемещение на склад «Образцы у сотрудников» или учитывайте через материально ответственных лиц. Списывайте только тогда, когда образец фактически передан клиенту безвозвратно.
Почему после списания расходы не принялись в налоговом учёте полностью?
Скорее всего, статья затрат имеет вид расхода «Рекламные расходы (нормируемые)», и при закрытии месяца 1С автоматически ограничила сумму в пределах 1% от выручки. Это корректное поведение. Проверьте регистр или справку-расчёт нормирования расходов, которую формирует регламентная операция закрытия месяца.
Как отразить списание образцов, если компания на УСН?
При УСН «доходы минус расходы» рекламные расходы принимаются в пределах норм, но только после фактической оплаты поставщику самого товара. В 1С расход попадёт в книгу учёта доходов и расходов при соблюдении условий признания. НДС на «упрощенке» обычно не начисляется, если вы не плательщик НДС.
Что делать, если образцы уже списали через реализацию с нулевой ценой?
Создайте корректирующий документ: сторнируйте ошибочную реализацию (или оформите возврат от покупателя с последующим удалением связи), затем проведите правильное списание через «Требование-накладную» или «Списание товаров». Проверьте книгу продаж за период — лишние записи с нулевой базой нужно убрать корректировочными записями, чтобы не было расхождений с декларацией по НДС.
Нужно ли распечатывать акт списания образцов из 1С?
Да. В документе «Списание товаров» или «Требование-накладная» есть печатная форма акта списания (или требование-накладная по форме М-11). Распечатайте, подпишите у комиссии и приложите приказ о рекламной акции — это пакет документов, который обоснует расходы при проверке.