Торговля и Склад · 12 мин
Как списать товар в 1С 8.3: инструкция по оформлению списания
Как списать товар в 1С 8.3: документ «Списание товаров», причины, счета учета, проводки, списание по инвентаризации и порча. Пошаговая инструкция с проверкой результата.
Списание товара в 1С 8.3 оформляется документом «Списание товаров», который уменьшает складские остатки и формирует проводки по счёту 41 «Товары» в корреспонденции со счётом затрат или недостач. Основания для списания разные: порча, бой, истечение срока годности, недостача по итогам инвентаризации, использование для собственных нужд. От причины зависит выбор счёта списания и налоговые последствия.
Перед списанием важно убедиться, что товар числится на нужном складе и по нужной организации, а учётная политика (ФИФО или по средней) корректно настроена — от этого зависит стоимость списываемой партии. Ошибка на этом этапе приводит к расхождениям между складским и бухгалтерским учётом, которые потом сложно искать.
Ниже разобраны основные сценарии: обычное списание, списание по инвентаризации, списание просроченного и испорченного товара, а также проверка проводок и типичные ошибки. Инструкция ориентирована на конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8.3», но логика в «Управлении торговлей» и «ERP» аналогична — отличаются только названия разделов.
Где находится документ списания и когда он нужен
В «1С:Бухгалтерии 8.3» документ «Списание товаров» находится в разделе Склад → Списание товаров. В некоторых версиях интерфейса он также доступен через «Покупки» или журнал складских документов. В «1С:Управление торговлей» аналогичный документ — «Списание товаров» в разделе «Склад и доставка», в ERP — «Списание товаров» с указанием хозяйственной операции.
Документ применяется, когда товар выбывает из учёта без продажи и без перемещения на другой склад: испорчен при хранении, разбит, просрочен, израсходован на собственные нужды (например, канцелярия для офиса), выявлена недостача. Если товар передаётся покупателю — это реализация, если движется между складами — перемещение, и списание тут не подходит.
Подготовка: что проверить перед списанием
Перед созданием документа откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (или оборотно-сальдовую ведомость по 41 счёту) и убедитесь, что списываемый товар действительно числится на выбранном складе в нужном количестве. Если остаток по складу есть, а по бухгалтерскому учёту нет (или наоборот) — сначала найдите причину расхождения: непроведённый документ, ошибка в документе поступления или ручная операция.
Проверьте учётную политику: раздел «Главное → Учётная политика», способ оценки МПЗ — ФИФО или по средней. От этого зависит, какая сумма попадёт в расходы. Также убедитесь, что у вас есть права на создание и проведение складских документов — при ограниченных правах документ сохранится, но не проведётся.
Если списание связано с недостачей или порчей, подготовьте первичные документы: акт о порче, акт инвентаризации, объяснительную материально ответственного лица. Они понадобятся для обоснования расходов и при спорных ситуациях с налоговой.
Обычное списание товара: пошаговая инструкция
Создайте новый документ: Склад → Списание товаров → кнопка «Создать». Укажите дату (обычно дату фактического выбытия товара) и склад, с которого списывается товар. Организация подставится по умолчанию, но при работе с несколькими юрлицами проверьте её вручную.
На вкладке «Товары» добавьте позиции кнопкой «Добавить» или «Подбор». Для каждой строки укажите номенклатуру и количество. Если включён учёт по партиям и сериям, программа может потребовать указать конкретную партию. Цена и сумма подставятся автоматически при проведении — по методу из учётной политики.
На вкладке «Счёт списания» укажите счёт, куда относится стоимость товара: 44 «Расходы на продажу», 91.02 «Прочие расходы», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» или 20/26 — если товар израсходован на собственные нужды. Заполните аналитику: статью затрат, подразделение, при необходимости номенклатурную группу.
Нажмите «Провести». Документ сформирует проводку вида Дт 44 (91.02, 94) — Кт 41.01 на стоимость списанного товара. Откройте проводки кнопкой «Дт/Кт» и убедитесь, что сумма и счета соответствуют ожиданиям.
- 1Откройте Склад → Списание товаров → Создать
- 2Укажите дату, организацию и склад списания
- 3Добавьте товары и количество на вкладке «Товары»
- 4Задайте счёт списания и аналитику затрат
- 5Проведите документ и проверьте проводки по Дт/Кт
- 6Сверьте остатки отчётом «Остатки товаров на складах»
Списание по результатам инвентаризации
Если списание — следствие инвентаризации, правильнее начать с документа «Инвентаризация товаров» (раздел «Склад»). В нём фиксируются учётные и фактические остатки; программа сама рассчитает расхождения. На основании инвентаризации кнопкой «Создать на основании» формируется «Списание товаров» с уже заполненным количеством недостачи.
Такой подход даёт связку документов: инвентаризация обосновывает списание, а списание закрывает недостачу. При этом счёт списания обычно 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а дальше бухгалтер решает, относить ли сумму на виновное лицо (73.02) или на прочие расходы — это делается отдельными операциями или документами.
В «Управлении торговлей» есть аналогичная цепочка: «Пересчет товаров» → ордер или «Списание товаров». Не списывайте недостачу напрямую, минуя инвентаризацию, если она проводилась — при проверке будет непонятно, откуда взялось количество.
Списание испорченного и просроченного товара
Порча и истечение срока годности оформляются тем же документом «Списание товаров», но с особенностями в учёте. Основание — акт о порче (например, по форме ТОРГ-15 или в произвольной форме, утверждённой в учётной политике). В комментарии к документу укажите реквизиты акта.
Если испорченный товар учитывался с НДС, возникает вопрос о восстановлении ранее принятого к вычету налога. Позиции по этому вопросу различаются, многое зависит от причины порчи и документального подтверждения. Это зона налогового риска — решение о восстановлении НДС лучше принимать с бухгалтером, а не по шаблону.
Для товаров с сериями и сроками годности в «Управлении торговлей» удобно использовать отчёт по срокам годности: он покажет позиции, которые нужно списать, и поможет не пропустить просрочку до её обнаружения при продаже.
Как выбрать счёт списания
Проверка результата и проводки
После проведения откройте движения документа кнопкой «Дт/Кт». Типовая проводка: Дт 44.01 (или 91.02, 94) — Кт 41.01 на сумму списания. Если ведётся складской учёт по количеству и сумме, в проводке будет и количество. Проверьте, что аналитика затрат заполнена — пустая статья затрат потом «повиснет» в отчётах как нераспределённая.
Далее сформируйте «Остатки товаров на складах» по нужному складу: списанная позиция должна исчезнуть или уменьшиться на списанное количество. Отрицательный остаток — сигнал ошибки: либо товар списали дважды, либо поступление не проведено, либо перепутан склад.
Дополнительно сверьтесь с оборотно-сальдовой ведомостью по 41 счёту: кредитовый оборот по складу должен увеличиться на сумму списания, а конечное сальдо совпасть с данными складского отчёта.
Как проверить результат
Количество уменьшилось ровно на списанное, остаток не отрицательный
Отрицательный остаток или остаток не изменился
Кт 41.01, Дт счёта затрат, заполнена аналитика
Пустая статья затрат, неверный счёт, проводок нет
Соответствует методу оценки из учётной политики (ФИФО/средняя)
Сумма явно не совпадает со стоимостью партии
Типичные ошибки при списании
Самая частая ошибка — списание с неправильного склада. Внешне всё проводится, но на одном складе образуется минус, а на другом зависает лишний остаток. Всегда сверяйте склад в шапке документа с фактическим местонахождением товара.
Вторая ошибка — списание задним числом в закрытом периоде. Документ либо не проведётся из-за даты запрета редактирования, либо проведётся и «сломает» уже сданную отчётность. Если списание относится к прошлому периоду, согласуйте порядок корректировки с главным бухгалтером.
Третья группа ошибок — методологические: списание продажи документом списания (теряется выручка и НДС), списание перемещения между складами (двойное уменьшение остатков), ручное изменение суммы списания без понимания метода оценки. Каждая из них искажает и складской, и бухгалтерский учёт одновременно.
Особенности в разных конфигурациях и ограничения
В «1С:Бухгалтерии 8.3» списание формирует только бухгалтерские проводки и складские остатки — этого достаточно для небольшой торговли. В «Управлении торговлей 11» документ требует указания хозяйственной операции (порча, недостача, собственные нужды) и может работать в связке с ордерным складом: тогда после документа нужно оформить расходный ордер, иначе остатки по ордерному учёту не закроются.
В «1С:ERP» логика близка к UT, но добавляются статьи расходов с настройкой распределения и возможность отнесения на производство. Если в вашей конфигурации документ не проводится с ошибкой «не заполнен вид запасов» или подобной — проверьте остатки по регистрам видов запасов: это частая ситуация после обменов и переносов данных.
Ограничение безопасной самостоятельной работы: массовые списания, корректировка прошлых периодов, восстановление НДС и списание крупных недостач — задачи, где ошибка стоит дороже консультации специалиста. Перед массовыми операциями сделайте резервную копию базы.
Перед списанием полезно сохранить в комментарии документа основание: номер акта порчи или инвентаризации. Через полгода по голой проводке вспомнить причину списания будет почти невозможно, а комментарий экономит время при проверках.
Частые вопросы
Можно ли списать товар без документа поступления?
Технически документ проведётся, но остаток уйдёт в минус, если товара нет на учёте. Сначала оформите или проведите поступление, либо оприходуйте излишки через инвентаризацию — только потом списывайте.
Как списать товар на собственные нужды организации?
Создайте «Списание товаров», укажите склад и товары, а в качестве счёта списания выберите 26, 44 или 20 с подходящей статьёй затрат (например, «Канцелярские расходы»). Стоимость товара перейдёт в расходы организации.
Чем списание отличается от перемещения товаров?
Перемещение переносит товар с одного склада на другой — суммарный остаток организации не меняется. Списание выводит товар из учёта полностью и относит его стоимость на расходы или недостачи. Путать их нельзя: вместо перемещения списание занизит остатки.
Документ не проводится: пишет про отрицательные остатки. Что делать?
Программа блокирует списание количества, которого нет на складе на момент документа. Проверьте отчёт по остаткам на дату списания: возможно, поступление проведено более поздней датой, не проведено вовсе или оформлено на другой склад. Исправьте последовательность документов и повторите проведение.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченного товара?
Однозначного ответа нет: многое зависит от причины порчи и наличия подтверждающих документов. Арбитражная практика и разъяснения по этому вопросу неоднородны, поэтому решение принимайте с бухгалтером с учётом конкретной ситуации и величины риска.
Как отменить ошибочное списание?
Если период открыт, распроведите и пометьте документ на удаление — остатки и проводки восстановятся. Если период закрыт, создайте сторнирующий документ текущей датой (оприходование или корректировку) и согласуйте порядок исправления с бухгалтером.
Что важно запомнить
Списание товара в 1С 8.3 оформляется документом «Списание товаров»: укажите склад, позиции и счёт списания, проведите и проверьте проводки Дт/Кт и остатки. Недостачи списывайте через инвентаризацию, не путайте списание с продажей и перемещением, а перед массовыми операциями делайте резервную копию базы.