Как списать ТМЦ в 1С: пошаговая инструкция

Списание товарно-материальных ценностей — одна из самых частых складских операций: материалы передаются в производство, товары портятся, выявляется недостача по итогам инвентаризации или оборудование приходит в негодность. В 1С для каждого случая есть подходящий документ, и главная задача — выбрать правильный, чтобы проводки попали на нужные счета и не испортили налоговый учет.

Ошибка при списании ведет к зависшим остаткам на складе, расхождениям между бухгалтерским и складским учетом и вопросам при проверке. Ниже разобраны основные сценарии списания в 1С:Бухгалтерии 8.3 и 1С:Управление торговлей, порядок действий, проводки и способы проверить результат.

Подготовка: что проверить перед списанием

Прежде чем создавать документ списания, убедитесь, что списываемая номенклатура реально числится на остатках. Сформируйте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (10, 41 или другой счет учета) или складской отчет «Остатки товаров на складах». Если остатка нет или он меньше списываемого количества, документ либо не проведется (при включенном контроле остатков), либо создаст отрицательный остаток, который потом придется разбирать.

Второй шаг — определить причину списания. От нее зависит счет затрат и налоговые последствия: передача материалов в производство уходит на счет 20 или 25, порча и недостача — на счет 94 с последующим распределением, списание на хозяйственные нужды — на 26 или 44. Заранее подготовьте первичный документ-основание: акт на списание, требование-накладную, приказ по инвентаризационной комиссии.

Списание материалов в производство или на нужды предприятия

Если материалы передаются в производство, в 1С:Бухгалтерии 8.3 используйте документ «Требование-накладная» (раздел «Производство» → «Требования-накладные»). На вкладке «Материалы» подберите номенклатуру, укажите количество. На вкладке «Счет затрат» задайте счет списания — например, 20.01 «Основное производство» с нужным подразделением и номенклатурной группой.

После проведения документ сформирует проводку вида Дт 20.01 — Кт 10.01 на стоимость материалов по средней себестоимости (или FIFO, в зависимости от настроек учетной политики). Проверить проводки можно кнопкой «Дт/Кт» прямо в документе.

Когда требование-накладная не подходит

Если материалы списываются не в производство, а на общехозяйственные нужды (канцелярия, хозтовары, материалы для ремонта офиса), счет затрат будет другим — 26 или 44. Механизм тот же, но внимательно выбирайте статью затрат: от нее зависит, попадет ли сумма в прямые или косвенные расходы в налоговом учете.

Списание товаров и материалов через документ «Списание товаров»

Универсальный инструмент — документ «Списание товаров» (раздел «Склад» → «Списание товаров»). Он подходит для списания испорченной продукции, товаров с истекшим сроком годности, материалов, пришедших в негодность.

1. 1
   Откройте раздел «Склад» → «Списание товаров» и нажмите «Создать».
2. 2
   Укажите склад, с которого списываются ТМЦ, и дату документа.
3. 3
   В табличной части подберите номенклатуру и количество — кнопка «Подбор» покажет текущие остатки.
4. 4
   Заполните счет списания: для недостачи — 94, для расходов на продажу — 44, для прочих — 91.02.
5. 5
   Укажите основание списания в поле комментария или в печатной форме акта.
6. 6
   Проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт».

Обратите внимание на поле «Счет списания»: именно оно определяет, куда уйдет стоимость ТМЦ. Если списываете недостачу до выяснения виновных лиц — используйте счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». После установления виновника сумма со счета 94 списывается на счет 73 (расчеты с персоналом) или 91.02 (прочие расходы), если виновник не найден.

Списание по результатам инвентаризации

Когда недостача выявлена инвентаризацией, корректная последовательность в 1С такая: сначала документ «Инвентаризация товаров» (в 1С:Бухгалтерии — раздел «Склад» → «Инвентаризация товаров»), затем на его основании создается «Списание товаров» — программа автоматически перенесет в него только расхождения, где фактическое количество меньше учетного.

Этот способ надежнее ручного ввода: исключается ошибка в количестве, а в базе остается связанная цепочка документов «инвентаризация → списание», которую легко показать при проверке. Излишки, наоборот, оформляются документом «Оприходование товаров».

Сравнение вариантов

Требование-накладная

Передача материалов в производство или на хознужды. Проводка Дт 20/25/26 — Кт 10. Не подходит для списания товаров со счета 41.

Списание товаров

Порча, недостача, истекший срок годности. Счет списания задается вручную — 94, 44, 91.02. Универсальный, но требует внимательности с проводками.

Списание на основании инвентаризации

Недостача по итогам ревизии. Количество подставляется автоматически, есть документальная цепочка. Требует предварительного оформления инвентаризации.

Списание ТМЦ в 1С:Управление торговлей и Комплексной автоматизации

В 1С:УТ 11 и КА 2 логика похожа, но документы называются иначе. Основной инструмент — «Списание товаров» в разделе «Склад и доставка». При создании выбирается хозяйственная операция и статья расходов, от которой зависят проводки при отражении в регламентированном учете. Для недостач используется цепочка «Пересчет товаров» → «Списание недостач товаров».

Особенность УТ: складской и бухгалтерский учет разнесены. Складской ордер может быть оформлен кладовщиком, а проводки сформируются позже — при закрытии месяца или при отражении документов в регл. учете. Поэтому после списания проверяйте не только складские отчеты, но и отчет «Остатки товаров организаций» и данные счетов в бухучете.

Проводки и налоговые последствия

Типовые проводки при списании ТМЦ: Дт 20 (25, 26, 44) — Кт 10 при передаче материалов в расход; Дт 94 — Кт 10 (41) при недостаче и порче; Дт 73 — Кт 94 при отнесении недостачи на виновное лицо; Дт 91.02 — Кт 94, если виновник не установлен. Точная корреспонденция зависит от ситуации и учетной политики организации.

Отдельный вопрос — НДС. Если ТМЦ списываются в производство облагаемой продукции, вычет НДС сохраняется. При списании по причинам, не связанным с производственной деятельностью (порча, хищение), налоговая может потребовать восстановления НДС — позиция по этому вопросу спорная, и решение лучше принимать с бухгалтером с учетом текущей практики.

Проверка результата после списания

После проведения документа выполните три контрольные проверки. Первая — кнопка «Дт/Кт» в документе: счета дебета и кредита должны соответствовать причине списания, аналитика (подразделение, статья затрат) — быть заполнена. Вторая — оборотно-сальдовая ведомость по счету учета ТМЦ: остаток по списанной номенклатуре должен уменьшиться на списанное количество и не уйти в минус.

Третья проверка — складской отчет: в нем остаток должен совпадать с данными бухгалтерского учета. Если ведется партионный учет, дополнительно посмотрите отчет по партиям — там не должно остаться «висящих» партий с нулевым количеством и ненулевой суммой.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по номенклатуре в ОСВ

Норма

Уменьшился ровно на списанное количество, не отрицательный

Тревожный признак

Остаток в минусе или не изменился

Проводки документа (Дт/Кт)

Норма

Счета и аналитика соответствуют причине списания

Тревожный признак

Пустая аналитика, неверный счет затрат

Складской и бухгалтерский остатки

Норма

Количество в обоих отчетах совпадает

Тревожный признак

Расхождение между складом и бухучетом

Частые вопросы

Что делать, если при списании 1С пишет «Недостаточно остатков»?

Сформируйте отчет по остаткам с детализацией до склада и партии. Чаще всего причина в том, что поступление не проведено, оформлено на другой склад или на другую дату. Исправьте исходные документы, а не отключайте контроль остатков.

Можно ли списать ТМЦ задним числом?

Технически можно, но это опасно: документ задним числом меняет себестоимость всех последующих операций по этой номенклатуре. После такого списания нужно перепровести последующие документы и, если период закрыт, оценить необходимость корректировки отчетности.

Какой документ использовать для списания основных средств?

Для ОС документ «Списание товаров» не подходит. Используйте «Списание ОС» в разделе «ОС и НМА» — он формирует проводки по выбытию, списанию амортизации и остаточной стоимости по специфической схеме.

Как оформить списание недостачи на виновного сотрудника?

Сначала недостача списывается на счет 94 документом «Списание товаров». Затем операцией вручную или документом «Операция» делается проводка Дт 73.02 — Кт 94 на виновное лицо, а удержание отражается в зарплатном учете.

Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченных товаров?

Вопрос спорный: официальная позиция менялась, и многое зависит от причины порчи и наличия подтверждающих документов. Единого безопасного ответа нет — решение принимайте с бухгалтером, фиксируя причины списания в акте.