Как списать склад в 1С: списание товаров и материалов пошагово

Списание склада в 1С — это оформление выбытия товаров или материалов, которые нельзя продать или использовать: порча, недостача по итогам инвентаризации, истёкший срок годности, бой, уценка до нуля. В зависимости от конфигурации (Управление торговлей, Бухгалтерия предприятия, Комплексная автоматизация, ERP) используются разные документы, но логика одна: программа уменьшает складские остатки и формирует бухгалтерские проводки по списанию стоимости.

Ключевой принцип — списание всегда должно иметь основание. Если просто обнулить остатки без документа-основания, возникнут расхождения между складским и бухгалтерским учётом, а при проверке у налоговой будут вопросы. Поэтому правильная последовательность почти всегда начинается с инвентаризации, а не с ручного списания «на глаз».

Ниже разобраны основные сценарии: списание через инвентаризацию, прямое списание документом, списание материалов в производство, корректировка отрицательных остатков, а также проверка результата и типичные ошибки.

Разберитесь, какой документ нужен в вашей конфигурации

В разных конфигурациях 1С списание оформляется по-разному. В «1С:Бухгалтерия 8» основной документ — «Списание товаров» (раздел «Склад»), а для материалов — «Требование-накладная». В «1С:Управление торговлей 11» и ERP используются «Списание товаров» или «Списание недостач товаров», создаваемые на основании распоряжения — документа «Пересчет товаров».

Важно понимать различие между оперативным (складским) и бухгалтерским учётом. В УТ и ERP документ списания меняет складские остатки сразу, а стоимость списывается при закрытии месяца регламентным заданием «Расчет себестоимости». В Бухгалтерии проводки формируются сразу при проведении документа.

Сравнение вариантов списания

Списание через инвентаризацию

Подходит для недостач и регулярных сверок. Даёт документальную цепочку: пересчёт → расхождение → списание. Требует времени на проведение пересчёта.

Прямое списание документом

Подходит для порчи, боя, истёкшего срока годности, когда факт известен без пересчёта. Нужно бумажное основание (акт, служебная записка).

Требование-накладная

Для передачи материалов в производство или на хознужды. Не подходит для списания недостач — проводки и аналитика другие.

Проведите инвентаризацию перед списанием

Если списываете недостачу или делаете плановую сверку склада, начните с документа инвентаризации. В «1С:Бухгалтерия» это «Инвентаризация товаров» (раздел «Склад» → «Инвентаризация товаров»). Заполните склад, нажмите «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе» — программа подтянет учётные количества.

Затем в колонку «Количество фактическое» внесите данные фактического пересчёта. Программа автоматически рассчитает отклонения. После проведения инвентаризации на её основании создаётся документ «Списание товаров» (для недостач) или «Оприходование товаров» (для излишков) — кнопка «Создать на основании».

В «Управлении торговлей 11» аналогичную роль играет документ «Пересчет товаров» (раздел «Склад и доставка» → «Пересчеты товаров»). После установки статуса «Выполнено» на его основании оформляются ордерные или финансовые документы списания и оприходования.

1. 1
   Создайте «Инвентаризацию товаров» (или «Пересчет товаров») и заполните по остаткам склада
2. 2
   Внесите фактические количества по результатам пересчёта
3. 3
   Проведите документ и проверьте отклонения
4. 4
   На основании создайте «Списание товаров» — недостача подставится автоматически
5. 5
   Укажите статью расходов и проведите документ
6. 6
   Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость или отчёт «Остатки товаров» и убедитесь, что позиции списаны

Оформите прямое списание без инвентаризации

Когда причина выбытия очевидна — разбитая тара, испорченный товар, истёкший срок годности — инвентаризация не обязательна. Создайте документ «Списание товаров» вручную: раздел «Склад» → «Списание товаров» → «Создать». Укажите склад, добавьте номенклатуру и количество.

Обязательно заполните статью расходов (в Бухгалтерии — «Статья затрат» и счёт списания, например 91.02 «Прочие расходы» или 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»). От выбора счёта зависит налоговый учёт: потери в пределах норм естественной убыли уменьшают налогооблагаемую прибыль, сверхнормативные — только при наличии подтверждающих документов.

Перед проведением убедитесь, что на складе достаточно остатков. Если включён контроль остатков (в Бухгалтерии он работает всегда при проведении), программа не даст списать больше, чем числится. Если документ проводится, а остаток уходит в минус — значит, контроль отключён, и это нужно исправить в настройках.

Списывайте материалы через требование-накладную

Материалы, переданные в производство или на хозяйственные нужды, списываются не документом «Списание товаров», а «Требованием-накладной» (в Бухгалтерии: раздел «Склад» → «Требования-накладные»). Это принципиально: требование-накладная списывает стоимость на затратные счета (20, 25, 26, 44), а не на прочие расходы.

Заполните документ: склад-отправитель, табличная часть с материалами, на закладке «Счёт затрат» укажите счёт списания, подразделение и статью затрат. При проведении формируются проводки Дт затратного счёта — Кт 10.01 (или 41 для товаров, если списываете товар на собственные нужды).

В производственных конфигурациях (ERP, Комплексная автоматизация) для передачи материалов в производство используется документ «Передача материалов в производство» или движения в рамках этапов производства. Принцип тот же: стоимость уходит со склада на производственные затраты.

Исправьте отрицательные остатки и ошибки учёта

Частая ситуация: списать нужно, а на складе минус. Причины — оприходование оформили позже реализации, дубли номенклатуры, ошибки в сериях или характеристиках. Списание «в минус» недопустимо: себестоимость посчитается некорректно, а отчёты покажут нереальные данные.

Порядок исправления: сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» (или ведомость по счёту 41/10) с детализацией по складам и найдите отрицательные позиции. Проверьте по карточке складского учёта, какие документы сформировали минус. Обычно нужно либо ввести пропущенное поступление задним числом, либо исправить документ с ошибочным складом или номенклатурой, либо провести инвентаризацию и оприходовать излишек.

После исправления перепроведите документы за период и только потом оформляйте списание. Если минус образовался из-за дублей в справочнике номенклатуры, сначала объедините дубли (в типовых конфигурациях есть обработка «Поиск и удаление дублей»), иначе расхождения будут повторяться.

Проверьте результат списания

После проведения документов обязательно сверьте три вещи: складские остатки, бухгалтерские проводки и отсутствие минусов. В Бухгалтерии сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 41 (или 10) с субконто «Склады» — количество по списанным позициям должно обнулиться или уменьшиться на списанное значение.

Откройте проводки документа списания (кнопка «Дт/Кт» в форме документа) и проверьте суммы и счета. В УТ и ERP дополнительно проверьте отчёт «Ведомость по товарам на складах» — там не должно остаться расхождений между документным и фактическим количеством по списываемым позициям.

Если списание делалось на основании инвентаризации, убедитесь, что все отклонения закрыты: недостачи списаны, излишки оприходованы, «висящих» пересчётов со статусом «В работе» не осталось.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки по складу в отчёте

Норма

Списанные позиции обнулились или уменьшились на нужное количество

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушёл в минус

Проводки документа

Норма

Дт счёта списания (94, 91.02, затратный) — Кт 41/10 с корректной суммой

Тревожный признак

Проводок нет, неверный счёт или нулевая сумма

Статус инвентаризации

Норма

Все отклонения закрыты документами списания и оприходования

Тревожный признак

Пересчёт в статусе «В работе», расхождения не оформлены

Частые вопросы по списанию склада

Можно ли списать товар задним числом?

Технически да, если период не закрыт. Но если по этому периоду сдана отчётность, корректнее оформить списание текущей датой, а в основании указать дату фактического события. Списание задним числом в закрытом периоде потребует корректировки отчётности.

Чем отличается списание от перемещения?

Перемещение переносит товар между складами — общий остаток организации не меняется. Списание выводит товар из учёта полностью: остаток и стоимость уменьшаются, формируются расходы.

Нужно ли восстанавливать НДС при списании?

При списании в рамках обычной деятельности (порча, естественная убыль в пределах норм) восстановление обычно не требуется. При хищении, безвозмездной передаче или неподтверждённой недостаче вопрос спорный — безопаснее проконсультироваться с бухгалтером и иметь подтверждающие документы.

Почему программа не даёт провести списание?

Чаще всего причины: недостаточно остатков на складе, не заполнены обязательные поля (статья расходов, счёт), дата документа попадает в закрытый период или у пользователя нет прав на проведение. Текст ошибки при проведении указывает конкретную причину.

Как списать товар с истёкшим сроком годности в УТ 11?

Если ведётся учёт по срокам годности и сериям, сначала убедитесь, что списываете нужную серию. Создайте «Списание товаров» на основании пересчёта или вручную, укажите серию с истёкшим сроком — остаток уменьшится именно по ней.

Что делать, если после списания осталась сумма при нулевом количестве?

Это признак ошибки в расчёте себестоимости. В Бухгалтерии выполните «Закрытие месяца» повторно, в УТ/ERP — регламентное задание расчёта себестоимости. Если сумма не ушла, проверьте, нет ли по позиции движений в разных разрезах (склады, серии, партии).