Торговля и Склад · 12 мин
Как списать просроченные продукты в 1С
Как списать просроченные продукты в 1С:Управление торговлей и Рознице. Документ списания, статьи расходов, инвентаризация, проводки и типичные ошибки.
Просроченные продукты нельзя продать, но они продолжают числиться на складе и искажают остатки, себестоимость и отчётность. Чтобы данные учёта соответствовали фактическому положению дел, испорченный товар нужно списать документом, а не удалять вручную и не «минусовать» через произвольные корректировки. В типовых конфигурациях 1С для этого предусмотрен штатный механизм — документ «Списание товаров» (в УТ 11, КА 2, ERP) или «Списание товаров» / акт списания в «1С:Рознице».
Логика операции одинакова во всех конфигурациях: товар снимается с остатков склада, его себестоимость относится на расходы (или на виновное лицо), а в бухгалтерском учёте формируются проводки по дебету счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» либо сразу на счёт 91.02 с кредита счёта 41. Какой вариант применить — зависит от того, установлена ли причина порчи и есть ли виновник.
Ниже разобран полный цикл: от подготовки и выявления просрочки до проверки проводок и отражения операции в налоговом учёте. Инструкция ориентирована на «1С:Управление торговлей 11» с отдельными примечаниями для «1С:Розницы» и «1С:Бухгалтерии».
Подготовка: что проверить перед списанием
До создания документа убедитесь, что в базе корректно настроены базовые справочники. Во-первых, должен существовать склад, с которого списывается товар, — если у вас несколько складов (торговый зал, холодильная камера, подсобное помещение), важно списывать именно с того, где товар числится по учёту. Во-вторых, проверьте наличие статьи расходов для списания: в УТ 11 это раздел «Финансовый результат и контроллинг» → «Статьи расходов». Обычно используют статью с типом «Прочие расходы» и вариантом распределения «На финансовый результат».
Если в компании ведётся учёт сроков годности (в карточке номенклатуры включён признак использования сроков годности и серий), система сама поможет найти просроченные позиции. В УТ 11 для этого есть отчёты по остаткам с датами истечения срока. Если серийный учёт не ведётся, просрочку выявляют фактически — при пересчёте на складе.
Инвентаризация как основание для списания
Формально списать товар можно и без инвентаризации, но правильная практика — сначала зафиксировать факт порчи документом пересчёта. В УТ 11 это делается через «Склад и доставка» → «Пересчёты товаров» (приказ на инвентаризацию и ведомость). В «1С:Рознице» — документ «Инвентаризация товаров» в разделе «Склад».
Порядок такой: создаёте приказ на инвентаризацию по складу, заполняете ведомость фактическими количествами (просроченный товар либо исключается из фактического наличия, либо фиксируется отдельно как непригодный), система рассчитывает расхождения. На основании ведомости одной кнопкой создаются документы «Оприходование излишков» и «Списание недостач» — при этом списание автоматически заполняется именно расхождениями, что исключает ручные ошибки в количестве.
Такой подход даёт документальное основание для списания, которое потребуется при налоговой проверке: расходы на порчу товара должны быть подтверждены первичными документами (инвентаризационная ведомость, акт о порче, объяснения материально ответственного лица).
- 1Проведите пересчёт товара на складе и зафиксируйте просрочку в инвентаризационной ведомости
- 2Создайте документ «Списание товаров» (вручную или на основании инвентаризации)
- 3Укажите склад, добавьте просроченные позиции с фактическим количеством
- 4Выберите статью расходов «Порча, недостача товаров» и аналитику
- 5Проведите документ и проверьте движения по регистрам и проводки
- 6Распечатайте акт списания (ТОРГ-16 или произвольную форму) для подписей комиссии
Создание документа «Списание товаров» в УТ 11
Откройте раздел «Склад и доставка» → «Списания товаров» и создайте новый документ. Укажите организацию и склад. Если списание создаётся на основании пересчёта, табличная часть заполнится автоматически; при ручном создании добавьте товары кнопкой «Добавить» или через подбор, указав фактическое количество испорченной продукции.
Ключевое поле — «Статья расходов» на вкладке «Дополнительно» или в табличной части (зависит от настроек). Выберите статью с типом «Прочие расходы» (или специально созданную «Порча товаров по истечении срока годности»). От аналитики статьи зависит, на какой счёт и субконто попадёт сумма в бухгалтерском учёте. Если списание относится на виновное лицо (например, кладовщик нарушил условия хранения), вместо статьи расходов указывается вариант отнесения на сотрудника — тогда сумма уйдёт на счёт 73.02.
После проведения документ делает движения по регистрам «Товары на складах» (расход), «Товары организаций» и «Себестоимость товаров». Себестоимость списываемого товара рассчитывается по методу, заданному в учётной политике (FIFO или средняя).
Списание в «1С:Рознице» и «1С:Бухгалтерии»
В «1С:Рознице» документ называется «Списание товаров» и находится в разделе «Склад» → «Списания товаров». Механика та же: магазин (склад), табличная часть с товарами, причина списания. Розница чаще используется в продовольственной торговле, поэтому там удобно работать со штрихкодами — просроченные упаковки сканируются прямо в документ. Если включён обмен с «1С:Бухгалтерией», документ выгрузится туда автоматически и создаст проводки.
В «1С:Бухгалтерии 8» (если складской учёт ведётся прямо в ней) используйте документ «Списание товаров» из раздела «Склад». В поле «Счёт списания» укажите 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — это универсальный вариант на этапе выявления факта порчи. После того как комиссия установит причину, сумма со счёта 94 списывается либо на 91.02 (потери в пределах и сверх норм естественной убыли за счёт организации), либо на 73.02 (виновное лицо), либо на 91.02 без права налогового вычета, если причина — нарушение условий хранения.
Налоговый учёт и НДС
Расходы на списание просроченных продуктов уменьшают налогооблагаемую прибыль только при наличии подтверждающих документов и в пределах обоснованности. Списание в пределах норм естественной убыли признаётся безболезненно; сверхнормативные потери налоговая может оспорить, поэтому важны акты и объяснительные. Вопрос восстановления НДС по испорченному товару спорный: позиция Минфина традиционно требует восстановления, судебная практика часто на стороне налогоплательщиков. Решение о восстановлении НДС принимайте с бухгалтером исходя из учётной политики компании.
Сравнение вариантов
Подходит для регулярной работы и больших объёмов. Даёт документальное основание и автозаполнение расхождений, но требует времени на пересчёт.
Быстро для разовых случаев и небольшого количества позиций. Минус — нет инвентаризационного основания, акт придётся формировать отдельно.
Применяется, если доказано нарушение условий хранения конкретным сотрудником. Требует служебного расследования и согласия работника либо решения суда.
Проверка результата после проведения
После проведения документа откройте его движения (кнопка «Ещё» → «Движения документа» в УТ или «Дт/Кт» в Бухгалтерии) и убедитесь: остаток по регистру «Товары на складах» уменьшился на списанное количество, себестоимость списалась корректно, проводки сформированы по ожидаемым счетам. Затем сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» — просроченных позиций там быть не должно, и остатки не должны уйти в минус.
Дополнительно проверьте отчёт «Ведомость по товарам на складах» за период: в нём списание видно как расход с типом документа «Списание товаров». Если себестоимость в проводках равна нулю или не сформировалась — чаще всего причина в том, что расчёт себестоимости выполняется регламентным заданием при закрытии месяца, и до его выполнения суммы предварительные.
Как проверить результат
Просроченная позиция отсутствует или остаток равен фактическому количеству годного товара
Позиция числится, либо остаток отрицательный
Дт 94 (или 91.02) — Кт 41 на сумму себестоимости
Проводок нет, нулевая сумма или неверный счёт списания
Указана статья с распределением на финансовый результат
Статья пустая или с типом, не предназначенным для списаний
Типичные ошибки при списании просрочки
Чаще всего проблемы возникают не из-за самой программы, а из-за нарушения последовательности действий. Списание «задним числом» после того, как по складу уже проведены более поздние документы, ломает последовательность расчёта себестоимости — придётся перепроводить документы или выполнять закрытие месяца заново. Вторая распространённая ситуация — списание не с того склада: товар физически лежал в торговом зале, а списали со склада хранения, в результате на одном складе минус, на другом завышенный остаток.
Ещё одна ошибка — использование документа «Корректировка регистров» или ручная операция вместо штатного списания. Такие правки не видны в товарных отчётах, не формируют акт и создают расхождения между оперативным и бухгалтерским учётом. Наконец, не стоит списывать просрочку как реализацию с нулевой ценой: это искажает выручку, НДС и отчёты по продажам.
Как снизить объём списаний в будущем
Если просрочка возникает регулярно, настройте контроль сроков годности: включите в карточках скоропортящихся товаров учёт по сериям с указанием даты производства и срока годности. Тогда 1С сможет строить отчёт по товарам с истекающим сроком, и у продавцов появится время на уценку или возврат поставщику до наступления просрочки.
Для уценки используется отдельный документ «Установка цен номенклатуры» со специальным видом цен «Уценённый товар» или документ «Переоценка товаров в рознице» в «1С:Рознице». Это позволяет продать продукт до истечения срока и уменьшить потери. Также проверьте условия договоров с поставщиками: по многим продуктовым группам просрочку можно вернуть документом «Возврат товаров поставщику» вместо списания в расходы.
Что важно запомнить
Просрочку списывайте штатным документом «Списание товаров», желательно на основании инвентаризации. Указывайте правильный склад, статью расходов и серию при учёте сроков годности. После проведения проверьте остатки и проводки, а для налогового учёта сохраните акт и инвентаризационную ведомость.
Частые вопросы
Можно ли списать просроченные продукты без инвентаризации?
Технически да — документ «Списание товаров» создаётся и без пересчёта. Но для подтверждения расходов в налоговом учёте желательно иметь инвентаризационную ведомость и акт о порче, подписанные комиссией. Без документального обоснования расходы могут быть сняты при проверке.
На какой счёт списывать просрочку: 94 или сразу 91?
Методологически корректнее сначала отразить порчу на счёте 94, а после решения комиссии списать на 91.02 (за счёт организации) или 73.02 (виновное лицо). На практике при очевидной причине допустимо сразу использовать 91.02 — это упрощает учёт, но должно быть закреплено в учётной политике.
Нужно ли восстанавливать НДС по списанным продуктам?
Однозначного ответа нет: Минфин традиционно требует восстановления, суды нередко встают на сторону налогоплательщиков, особенно при списании в пределах норм естественной убыли. Решение принимайте с бухгалтером с учётом готовности к возможным спорам с налоговой.
Почему после списания в проводках нулевая себестоимость?
В УТ 11, КА и ERP себестоимость рассчитывается при выполнении регламентного задания «Расчёт себестоимости» или при закрытии месяца. До этого момента документ показывает предварительные или нулевые суммы. Выполните закрытие месяца и проверьте проводки повторно.
Как списать просрочку, если товар числится в минусе?
Сначала устраните причину отрицательного остатка: проверьте непроведённые поступления, перемещения и реализации, при необходимости проведите инвентаризацию и оприходуйте излишки. Списывать в минус нельзя — это исказит себестоимость и вызовет ошибки при закрытии периода.
Можно ли вернуть просроченный товар поставщику вместо списания?
Да, если это предусмотрено договором поставки. Оформите документ «Возврат товаров поставщику» на основании исходного поступления. Это выгоднее списания: стоимость товара возмещается поставщиком, а не относится на расходы организации.