Торговля и Склад · 9 мин
Как списать продукты в 1С: инструкция для склада и учета
Как списать продукты в 1С:документ «Списание товаров», настройка счетов, списание по сроку годности и инвентаризации, проверка остатков и типичные ошибки.
Списание продуктов в 1С — это документальное оформление выбытия товара, который нельзя продать: испорченного, просроченного, поврежденного или использованного на собственные нужды. В типовых конфигурациях (1С:Управление торговлей 11, ERP, Комплексная автоматизация, Розница) для этого используется документ «Списание товаров» или «Списание недостач товаров», а в 1С:Бухгалтерии — «Списание товаров» или «Требование-накладная».
Главная задача — правильно выбрать основание списания и счет затрат, потому что от этого зависит налоговый учет: списание в пределах норм естественной убыли уменьшает налогооблагаемую прибыль, а сверхнормативные потери требуют обоснования. Ошибка в аналитике приведет к тому, что расходы попадут не туда, и налоговая может их снять.
Ниже — порядок действий для типовых конфигураций, разбор вариантов списания, проверка результата и типичные ошибки. Инструкция ориентирована на 1С:УТ 11 и ERP, но общая логика одинакова и для других решений.
Подготовка: что проверить перед списанием
Перед созданием документа убедитесь, что товар есть на остатках нужного склада. Откройте отчет «Остатки и доступность товаров» (или «Ведомость по товарам на складах»), отфильтруйте по складу и номенклатуре. Если остаток нулевой или отрицательный, документ либо не проведется, либо уведет учет в минус — в зависимости от настройки контроля остатков.
Проверьте, что у пользователя есть права на создание документов списания. В типовых конфигурациях это роль «Добавление изменение списаний товаров». Также уточните, какой склад используется: если ведется ордерный складской учет, после документа списания потребуется оформить расходный ордер, иначе фактического списания со склада не произойдет.
Определите основание списания заранее: истечение срока годности, порча, бой, недостача по инвентаризации, использование на собственные нужды. От основания зависят статья расходов и налоговый учет, поэтому формулировку лучше согласовать с бухгалтером до проведения документа, а не после.
Создание документа «Списание товаров»
Откройте раздел «Склад и доставка» → «Списания товаров» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, склад, с которого списывается товар, и дату списания. Дата должна попадать в период, когда товар фактически выбыл, — не «задним числом» в закрытый период.
В табличной части добавьте позиции номенклатуры и количество. Если ведется учет по сериям и срокам годности, программа потребует указать серию — выберите именно ту партию, срок годности которой истек. Цены и себестоимость подставляются автоматически по методу оценки запасов, принятому в учетной политике (FIFO или средняя).
На вкладке «Дополнительно» укажите статью расходов и аналитику. Для просроченных продуктов обычно используют статью с видом «Потери от порчи сырья и материалов» или аналогичную, настроенную в вашей базе. Проверьте в статье вариант распределения и счет затрат — от этого зависит, куда уйдет сумма в бухучете.
- 1Откройте «Склад и доставка» → «Списания товаров» → «Создать»
- 2Заполните организацию, склад и дату документа
- 3Добавьте номенклатуру, количество и серии (при учете по срокам годности)
- 4Укажите статью расходов и аналитику списания
- 5Проведите документ и при ордерном складе оформите расходный ордер
- 6Проверьте остатки и движения по регистрам отчетом
Списание по результатам инвентаризации
Если списывается недостача или просрочка, выявленная при проверке, корректнее идти через инвентаризацию. Создайте документ «Приказ на проведение инвентаризации», затем «Пересчет товаров»: в него внесите фактические остатки по факту пересчета на складе. Программа автоматически рассчитает расхождения между учетным и фактическим количеством.
На основании пересчета создайте документ «Списание недостач товаров» — количество и позиции подставятся из расхождений, вручную ничего вводить не нужно. Это исключает ошибки и дает документальную цепочку: приказ → пересчет → списание, которая нужна для обоснования расходов.
Обратите внимание: излишки при этом оформляются отдельным документом «Оприходование излишков товаров». Нельзя «зачесть» недостачу одного товара излишком другого в одном документе — пересортица оформляется отдельно и только с согласования.
Особенности списания продуктов с учетом сроков годности
Если в карточке номенклатуры включен учет по сериям с указанием срока годности, списание требует выбора конкретной серии. Это удобно: отчет «Остатки товаров с истекающими сроками годности» покажет, какие партии нужно списать в первую очередь, и позволит заранее спланировать списание до полной порчи.
При списании просрочки проследите, чтобы в аналитике статьи расходов было указано корректное основание. Налоговый учет таких потерь — спорная зона: расходы принимаются при наличии подтверждающих документов (акты на списание, инвентаризационные ведомости), поэтому распечатайте и подпишите акт списания из документа.
Для продуктов, подлежащих утилизации (а не уничтожению собственными силами), сохраняйте документы от организации, которая проводит утилизацию. В 1С это отражается тем же списанием, но пакет первички должен быть полным.
Проверка результата после проведения
После проведения документа откройте его движения (кнопка «Дт/Кт» или меню «Еще» → «Движения документа по регистрам»). Убедитесь, что товар списан с нужного склада в регистре товаров, а сумма ушла на правильный счет затрат — в типовой связке с БП это обычно счет 94 (недостачи) или счета затрат 20/44 в зависимости от основания.
Сформируйте отчет «Ведомость по товарам на складах» за день списания: остаток по списанной позиции должен уменьшиться ровно на списанное количество. Если остаток стал отрицательным — немедленно найдите причину, иначе закрытие месяца рассчитает некорректную себестоимость.
Как проверить результат
Уменьшился на списанное количество, не ушел в минус
Остаток отрицательный или не изменился
Списание с нужного склада, сумма на верном счете затрат
Нет движений по регистру затрат или неверная статья
Оформлен и проведен расходный ордер
Документ проведен, но товар висит «к отбору»
Типичные ошибки при списании продуктов
Самая частая ошибка — списание с неправильного склада. В результате на одном складе минус, на другом «зависший» остаток. Перед проведением сверьте склад в документе со складом в отчете по остаткам.
Вторая ошибка — неверная статья расходов или пустая аналитика. Тогда затраты либо не распределятся при закрытии месяца, либо попадут не в тот вид расходов для налогового учета. Третья — списание без первичных документов: программа позволяет провести документ, но без акта и инвентаризационной ведомости расход рискует быть не принят.
Частые вопросы
Какой документ использовать: «Списание товаров» или «Внутреннее потребление»?
«Списание товаров» — для порчи, просрочки и недостач. «Внутреннее потребление товаров» — когда продукты расходуются на нужды самой организации (например, на хозяйственные цели или представительские расходы). От выбора зависит аналитика затрат и налоговый учет.
Можно ли списать товар, которого нет на остатках?
Технически — если отключен контроль остатков, документ проведется в минус, но это создаст проблемы при расчете себестоимости. Правильно сначала найти, почему остатка нет: непроведенное поступление, другой склад или ошибка в серии.
Как списать просроченные продукты по сроку годности?
Сформируйте отчет по товарам с истекающими сроками годности, проведите пересчет товаров по этим позициям и создайте списание на основании пересчета с указанием конкретных серий. Распечатайте акт списания для первички.
Нужен ли расходный ордер после списания?
Только если склад работает в ордерной схеме. Тогда статус документа списания должен быть «К отбору»/«Подготовлено», и на его основании оформляется расходный ордер на товары. Без ордера фактическое списание со склада не завершится.
Как отменить ошибочное списание?
Если период открыт — отмените проведение документа или пометьте его на удаление. Если месяц закрыт, не удаляйте документ: согласуйте с бухгалтерией сторнирующую корректировку или оприходование товара обратно с пояснением причины.
Уменьшает ли списание просрочки налогооблагаемую прибыль?
Расходы в пределах норм естественной убыли принимаются, сверхнормативные потери — при наличии документального обоснования (инвентаризация, акты, приказ руководителя). Конкретную позицию по вашей ситуации определяет бухгалтер с учетом учетной политики организации.
Что важно запомнить
Списывайте продукты документом «Списание товаров» с верным складом, статьей расходов и сериями; при недостаче идите через инвентаризацию; после проведения проверяйте остатки и движения по регистрам, а для ордерного склада оформляйте расходный ордер.