Торговля и Склад · 11 мин
Как списать продукцию в 1С: пошаговое руководство
Разбираем, как списать продукцию в 1С: документ списания товаров, настройка счетов учета, списание брака и просрочки, проверка остатков и типичные ошибки.
Списание продукции в 1С оформляется документом, который уменьшает складские остатки и относит стоимость товара на расходы — по браку, порче, истечении срока годности, недостаче или использовании на собственные нужды. В большинстве конфигураций (Управление торговлей 11, ERP, Комплексная автоматизация, УНФ) для этого служит документ «Списание товаров» (в УНФ — «Списание запасов»), а в 1С:Бухгалтерии — «Списание товаров» из раздела «Склад».
Прежде чем создавать документ, определите причину списания: от неё зависит статья расходов, счет учета и налоговые последствия. Порча и брак списываются на прочие расходы, недостача по итогам инвентаризации — на счет 94 с дальнейшим отнесением на виновных лиц или расходы, а передача продукции на собственные нужды — на затратные счета подразделения.
Ниже разобран полный цикл: подготовка, создание документа, выбор счетов учета, списание по результатам инвентаризации, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых списание приходится переделывать.
Подготовка: что проверить до создания документа
Списание — необратимая с точки зрения учета операция: документ формирует проводки, влияет на себестоимость и налоговую базу. Поэтому сначала убедитесь, что основание оформлено. Для порчи и брака это акт о выявленных дефектах, для недостачи — инвентаризационная опись и сличительная ведомость, для просроченной продукции — акт на уничтожение. Без первичного документа у списания нет экономического обоснования, и налоговая может снять расходы.
Далее проверьте фактические остатки. Откройте отчет «Остатки товаров на складах» (в Бухгалтерии — оборотно-сальдовая ведомость по счету 41) и убедитесь, что списываемое количество реально числится на нужном складе. Если товар находится на другом складе, сначала оформите перемещение, иначе списание уйдет в минус.
Также проверьте, что у вас есть права на создание и проведение документов списания, а дата списания попадает в открытый период. Если период закрыт, документ не проведется или создаст разрывы в последовательности расчета себестоимости.
Создание документа «Списание товаров»
В Управлении торговлей 11 и ERP перейдите в раздел «Склад и доставка» → «Списания, недостачи и порчи товаров» и нажмите «Создать». В 1С:Бухгалтерии 8.3 путь такой: «Склад» → «Списание товаров» → «Создать». В УНФ документ называется «Списание запасов» и находится в разделе «Закупки» или «Склад».
Заполните шапку документа: организацию, склад, с которого списывается продукция, и дату. Затем в табличной части добавьте номенклатуру и количество. Если ведется учет по сериям или характеристикам, укажите их обязательно — иначе программа не спишет нужную партию.
Количество можно подобрать через кнопку «Подбор» или заполнить по остаткам. В некоторых конфигурациях доступно заполнение по результатам инвентаризации — тогда табличная часть формируется автоматически из расхождений.
- 1Откройте раздел «Склад» и создайте документ «Списание товаров»
- 2Укажите организацию, склад и дату списания
- 3Добавьте в табличную часть номенклатуру и фактическое количество
- 4Заполните статью расходов (активов) и аналитику списания
- 5Проверьте счета учета в документе
- 6Проведите документ и откройте движения для контроля
- 7Сверьте остатки по отчету после списания
Настройка счетов учета и статей расходов
Статья расходов в УТ 11 и ERP
В Управлении торговлей и ERP направление списания задается статьей расходов (активов). Создайте или выберите статью с подходящим типом расходов: для порчи и брака обычно используют статью с вариантом распределения «На финансовый результат», для недостачи — статью с типом актива «Недостачи товаров» (счет 94), чтобы затем отнести сумму на виновное лицо.
Аналитика статьи определяет, куда попадет сумма: на подразделение, статью прочих расходов или конкретное физическое лицо. Ошибка в аналитике — самая частая причина того, что расходы «повисают» не на том счете.
Счета в 1С:Бухгалтерии
В Бухгалтерии в документе «Списание товаров» прямо указывается счет списания: 91.02 для прочих расходов, 94 для недостач, 20/25/26/44 — если продукция расходуется на производственные или хозяйственные нужды. Субконто подбирается под счет: статья прочих доходов и расходов, номенклатурная группа или статья затрат.
Списание по результатам инвентаризации
Если списание вызвано недостачей, корректный путь — начать с инвентаризации, а не с ручного документа. В УТ 11 и ERP создайте «Приказ на проведение инвентаризации», затем «Пересчет товаров» с фактическими остатками. Программа рассчитает расхождения и предложит оформить «Списание недостач товаров» (и «Оприходование излишков», если они есть) на основании пересчета.
Такой документ автоматически заполняется только расхождениями, что исключает ошибки в количестве. В Бухгалтерии аналогичная цепочка: «Инвентаризация товаров» → на её основании «Списание товаров» с автозаполнением недостающих позиций.
После проведения сумма недостачи попадает на счет 94. Дальнейшая судьба зависит от решения руководства: отнесение на виновное лицо (счет 73) оформляется отдельной операцией, а списание на расходы в пределах норм естественной убыли — документом с соответствующей статьей.
Сравнение вариантов
Подходит для разовой порчи, брака, использования на собственные нужды. Требует ручного заполнения количества — выше риск ошибки.
Правильный путь при недостаче. Количество берется из расхождений пересчета, есть документальное основание для налоговой.
Не подходит для списания: продажа и расход в производство оформляются своими документами, иначе исказится выручка и себестоимость.
Проверка результата после проведения
Сразу после проведения откройте движения документа (кнопка «Ещё» → «Движения документа» или Ctrl+Enter по проводкам). Проверьте: дебет — счет расходов или 94, кредит — 41 (или 43 для готовой продукции), сумма соответствует себестоимости списанного количества, а не продажной цене.
Затем сформируйте отчет «Остатки товаров на складах» по нужному складу и убедитесь, что остаток уменьшился ровно на списанное количество и не появились отрицательные позиции. Минус по строке означает, что списали больше, чем числилось, — документ нужно исправить.
В конце месяца после регламентных операций (расчет себестоимости, закрытие месяца) сверьте, что списанная сумма попала в ожидаемые расходы в отчете «Финансовые результаты» или ОСВ по счету 91/94.
Как проверить результат
Дт счета расходов (91, 94, 44) — Кт 41/43, сумма по себестоимости
Нет проводок, неверный счет или сумма по продажной цене
Остаток уменьшился на списанное количество, минусов нет
Отрицательный остаток по позиции
Сумма видна в ОСВ по счету списания после закрытия месяца
Сумма «зависла» на промежуточном счете без аналитики
Типичные ошибки при списании продукции
Самая распространенная ошибка — списание без первичного документа. В 1С документ проведется, но при налоговой проверке расходы снимут, потому что нет акта или приказа. Вторая частая проблема — неверная статья расходов: недостачу списывают сразу на 91 счет вместо 94, и теряется возможность взыскать сумму с виновного лица.
Третья группа ошибок техническая: списание не того склада, не той серии или характеристики, из-за чего остатки «разъезжаются» по аналитике. Также пользователи нередко путают списание с возвратом поставщику: брак, который можно вернуть, оформляется документом «Возврат товаров поставщику», а не списанием — иначе потеряется НДС к возмещению и дебиторка.
Особые случаи и ограничения
Просроченная продукция
Списание товаров с истекшим сроком годности оформляется стандартным документом, но к нему обязательно прикладывается акт на уничтожение. Для налогового учета такие расходы принимаются при наличии обоснования; если утилизация проводилась сторонней организацией, храните договор и акт утилизации.
Использование продукции на собственные нужды
Если продукция расходуется внутри компании (образцы, представительские цели, хозяйственные нужды), это тоже списание, но на затратные счета с соответствующей аналитикой. В УТ 11 для хозяйственного расхода часто используют документ «Внутреннее потребление товаров» — он корректнее отражает операцию, чем ручное списание.
Чего списание не делает
Документ списания не формирует реализацию и не начисляет НДС с продажи. Однако при списании недостачи сверх норм естественной убыли может возникнуть обязанность восстановить ранее принятый к вычету НДС — этот вопрос решается с бухгалтером, автоматически документ его не закрывает.
Если списания происходят регулярно (например, ежемесячная порча скоропортящейся продукции), заведите отдельные статьи расходов по видам списаний и назначьте их по умолчанию. Это ускорит оформление документов и даст чистую аналитику потерь в отчетах.
Что важно запомнить
Продукцию списывают документом «Списание товаров»: склад, количество, статья расходов, проведение. Основание — акт, приказ или инвентаризация. Недостачу проводите через счет 94, брак поставщику — через возврат, а не списание. После проведения проверьте проводки и остатки: минусов быть не должно.
Частые вопросы
Можно ли списать продукцию, если остаток в 1С равен нулю?
Документ может провестись в минус, если в настройках не запрещен контроль остатков, но это ошибка. Сначала выясните, почему остаток нулевой: возможно, товар числится на другом складе, по другой серии или приход не был оформлен. Исправьте исходные данные, затем списывайте.
Какой документ использовать в УНФ для списания запасов?
В 1С:Управление нашей фирмой используется документ «Списание запасов» из раздела «Закупки» или «Склад». Заполнение аналогично: склад, номенклатура, количество, счет затрат и статья. При инвентаризации списание создается на основании документа «Инвентаризация запасов».
Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченной продукции?
Однозначного автоматического правила нет. При списании в пределах норм естественной убыли и при документально подтвержденной порче НДС обычно не восстанавливают; при недостаче сверх норм налоговая может потребовать восстановления. Решение принимает бухгалтер с учетом основания списания.
Как списать готовую продукцию собственного производства?
Механизм тот же — документ списания, но кредитоваться будет счет 43 «Готовая продукция» вместо 41. Убедитесь, что себестоимость продукции рассчитана (выполнено закрытие месяца за период выпуска), иначе списание пройдет по нулевой или неполной стоимости.
Что делать, если ошибочно списали лишнее количество?
Не удаляйте проведенный документ в закрытом периоде. В открытом периоде отмените проведение, исправьте количество и проведите заново. Если период закрыт, оформите оприходование излишне списанного количества текущей датой со ссылкой на первичный документ.
Можно ли оформить списание сразу по нескольким складам одним документом?
Нет, один документ списания привязан к одному складу. Если продукция испорчена на нескольких складах, создайте отдельный документ для каждого — иначе проводки по складскому учету будут некорректны.