Торговля и Склад · 11 мин
Как списать проданный товар в рознице в 1С
Разбираем, как списать проданный товар в рознице в 1С: отчет о розничных продажах, автоматическое списание, ручные документы, проверка остатков и типичные ошибки.
Списание проданного товара в рознице — обязательная операция, без которой складские остатки в 1С расходятся с фактическими, а себестоимость продаж не попадает в учет. В зависимости от конфигурации (1С:Розница, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, Управление нашей фирмой) и настроек склада списание происходит либо автоматически при пробитии чека, либо отдельным документом «Отчет о розничных продажах».
Ключевой фактор — тип склада: автоматизированная торговая точка (АТТ) или неавтоматизированная (НТТ), а также включенный или выключенный ордерный учет. От этого зависит, нужно ли создавать документы списания вручную и как контролировать корректность остатков.
Ниже разобраны оба сценария: автоматическое списание через чеки ККМ и ручное оформление через отчет о розничных продажах, а также проверка результата и типичные ошибки, из-за которых товар «зависает» на остатках или списывается дважды.
Как устроено списание при розничной продаже
В 1С розничная продажа отражается двумя способами. Первый — чек ККМ: кассир пробивает чек в той же базе (например, в 1С:Розница или УТ с подключенной кассой), и при проведении чека товар сразу списывается со склада, а выручка попадает в кассу ККМ. Второй — сводный учет: чеки пробиваются на внешней кассе или в другой программе, а в 1С продажи за день или смену вносятся одним документом «Отчет о розничных продажах».
В обоих случаях бухгалтерский результат одинаков: со счета 41 «Товары» (субсчет розничного склада) списывается себестоимость проданного товара в дебет 90.02, а выручка отражается по 90.01 с корреспонденцией со счетом 62.Р или напрямую через 50/51 при эквайринге. В налоговом учете при УСН момент списания важен для признания расходов на товары.
Автоматическое списание через чеки ККМ
Если касса работает в режиме онлайн с базой 1С, отдельных действий по списанию не требуется. Кассир пробивает чек, документ «Чек ККМ» проводится, и товар уходит с остатков склада в момент проведения. При закрытии смены создается «Отчет о розничных продажах», который формируется на основании чеков и фиксирует итоговую выручку, но товар по нему повторно не списывается — программа учитывает уже списанные позиции.
Проверьте настройки: в карточке склада розничной точки должен быть указан тип «Розничный магазин», а в настройках учетной политики — корректный способ оценки товаров (по стоимости приобретения или по продажной стоимости). Если склад настроен как оптовый, чек может не провестись или спишет товар не с того склада.
- 1Откройте кассовую смену в разделе «Продажи» → «Кассовые смены» или через рабочее место кассира
- 2Пробивайте чеки — товар списывается автоматически при проведении каждого чека
- 3По окончании смены выполните Z-отчет и закройте смену в 1С
- 4Убедитесь, что документ «Отчет о розничных продажах» создан и проведен
- 5Сверьте остатки по складу через отчет «Остатки товаров» с фактическим наличием
Ручное списание через «Отчет о розничных продажах»
Если продажи фиксируются на автономной кассе или выгружаются из внешней системы, отчет создается вручную. В 1С:Розница и УТ перейдите в раздел «Продажи» → «Отчеты о розничных продажах» и нажмите «Создать». Укажите кассу ККМ и склад розничной точки — от этого зависит, с какого склада уйдет товар и в какую кассу попадет выручка.
Заполните табличную часть «Товары»: добавьте номенклатуру, количество и розничные цены. Если ведется учет по характеристикам или сериям, заполните соответствующие колонки — иначе списание пройдет «в минус» по пустой характеристике. На вкладке оплаты укажите суммы наличной и безналичной выручки; сумма оплат должна сойтись с суммой документа.
Проведите документ и проверьте движения: кнопка «Дт/Кт» (или «Показать проводки») покажет списание себестоимости с 41 счета. Если проводок нет — вероятнее всего, на складе не хватило остатков, и программа либо отказала в проведении, либо списала в минус при разрешенных отрицательных остатках.
Списание при закрытии кассовой смены
Стандартный и самый безопасный механизм — автоматическое формирование отчета при закрытии смены. В 1С:Розница при выполнении операции «Закрытие смены» программа сама создает «Отчет о розничных продажах», переносит в него все проданные позиции из чеков и проводит документ. Задача пользователя — проконтролировать, что документ появился в журнале и проведен без ошибок.
Если при закрытии смены отчет не сформировался, типовые причины такие: не хватает остатков на складе, не заполнена касса ККМ в настройках, чеки проведены по другому складу или смена уже была закрыта ранее и отчет существует. Откройте журнал отчетов о розничных продажах и отфильтруйте по дате — возможно, документ есть, но не проведен из-за ошибки.
Списание товара не через продажу: порча, недостача, возврат поставщику
Отчет о розничных продажах предназначен только для продаж. Если товар выбывает по другой причине — испорчен, обнаружена недостача при инвентаризации, образцы переданы покупателям бесплатно — используется документ «Списание товаров» (в УТ и КА — «Списание недостач товаров»). В нем указывается склад, позиции, количество и статья расходов, на которую относится стоимость списанного товара.
Основание для списания — акт о порче или результат инвентаризации, оформленный документом «Инвентаризация товаров» («Пересчет товаров» в УТ 11). Списывать товар без инвентаризации «по факту обнаружения» допустимо, но при налоговой проверке потребуется документальное подтверждение причины выбытия.
Сравнение вариантов списания
Продажа через кассу в той же базе. Списание мгновенное, ручных действий нет. Ограничение: требуется постоянная связь кассы с 1С.
Сводное списание за смену или день. Подходит для автономных касс и выгрузок из внешних систем. Требует контроля остатков перед проведением.
Только для непродажного выбытия: порча, недостача, потери. Не используйте для отражения продаж — выручка и НДС не будут учтены корректно.
Проверка результата и контроль остатков
После проведения документов убедитесь, что списание прошло корректно. Основной инструмент — отчет «Остатки товаров на складах» (в УТ — «Ведомость по товарам на складах»): сформируйте его по розничному складу за дату продажи и проверьте, что количество уменьшилось ровно на проданный объем и нет отрицательных строк.
Второй контроль — финансовый: отчет «Валовая прибыль» или «Продажи» покажет себестоимость списанного товара. Если себестоимость нулевая или аномально низкая, значит товар списывался с остатков, которых не было, и стоимость подставилась некорректно. Третья проверка — сверка выручки в отчете о розничных продажах с Z-отчетом фискального регистратора: суммы должны совпадать до копейки.
Как проверить результат
Остатки уменьшились на проданное количество, отрицательных строк нет
Красные (минусовые) остатки или остаток не изменился
Есть Дт 90.02 Кт 41 на себестоимость и Дт 50/57.03 Кт 90.01 на выручку
Проводок по списанию нет или сумма себестоимости нулевая
Выручка в документе равна итогу Z-отчета по наличным и безналу
Расхождение сумм — чеки пробиты мимо смены или документ заполнен вручную с ошибкой
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — двойное списание: чеки списали товар при проведении, а затем пользователь вручную создал отчет о розничных продажах на те же позиции. Признак — остатки ушли в минус ровно на объем продаж. Решение: отменить проведение лишнего документа и формировать отчет только автоматически при закрытии смены.
Вторая ошибка — списание не с того склада. Если в документе указан оптовый склад вместо розничного, товар спишется с него, а на розничном остаток зависнет. Всегда проверяйте поле «Склад» в шапке документа до проведения. Третья ошибка — разрыв во времени: отчет проводится задним числом после того, как по складу прошли более поздние документы. Это ломает последовательность расчета себестоимости; используйте перепроведение документов за период (обработка «Проведение по партиям» или операция закрытия месяца).
FAQ
Что делать, если отчет о розничных продажах не проводится из-за нехватки товара?
Найдите позиции с нехваткой через отчет «Остатки товаров» с детализацией до характеристик. Причины: товар не оприходован, оприходован на другой склад или с другой характеристикой. Оформите «Оприходование товаров» или «Перемещение товаров» датой до продажи, затем перепроведите отчет.
Нужно ли списывать товар, если касса автономная и чеки в 1С не попадают?
Да. Создавайте «Отчет о розничных продажах» вручную за каждую смену на основании Z-отчета, заполняя проданные позиции. Если ассортимент большой, настройте загрузку продаж из кассовой программы через обмен — ручной ввод сотен позиций ежедневно неизбежно приведет к ошибкам.
Как списать товар, проданный с частичной оплатой картой и наличными?
Списание товара от способа оплаты не зависит: позиции списываются полностью в табличной части «Товары». Разделение наличной и безналичной выручки указывается на вкладке оплаты — наличные идут в кассу ККМ, безналичные формируют «Операцию по платежной карте» в зачет поступления на расчетный счет.
Можно ли отменить списание, если отчет проведен ошибочно?
Да, если по этому товару позже не было других движений. Отмените проведение документа или пометьте его на удаление, затем проверьте остатки. Если после отчета прошли поступления или перемещения, сначала оцените влияние на последовательность партий — может потребоваться перепроведение документов за период.
Чем списание при продаже отличается от возврата товара от покупателя?
При продаже товар уходит со склада в дебет 90.02. При возврате оформляется «Возврат товаров от покупателя» (или чек ККМ на возврат): товар приходуется обратно на склад, а себестоимость и выручка сторнируются. Возврат нельзя оформлять отрицательным количеством в отчете о розничных продажах.
Как часто нужно сверять остатки после списания?
Минимум — при каждом закрытии смены сверяйте выручку с Z-отчетом, а остатки по ходовым позициям — еженедельно. Полная инвентаризация склада розничной точки с оформлением «Пересчета товаров» нужна не реже одного раза в месяц, иначе расхождения накапливаются и найти их причину становится трудно.
Что важно запомнить
Проданный в розницу товар списывается чеком ККМ автоматически или отчетом о розничных продажах при закрытии смены. Не смешивайте оба способа на одни и те же позиции, контролируйте склад в шапке документа и не проводите списание при минусовых остатках. Для порчи и недостач используйте отдельный документ «Списание товаров», а результат всегда проверяйте отчетом по остаткам и сверкой с Z-отчетом.