Как списать проданный товар в 1С

Списание проданного товара — одна из базовых операций складского и бухгалтерского учёта в 1С. В штатном режиме программа делает это сама: при проведении документа отгрузки количество товара уменьшается на складе, а его себестоимость уходит в расходы. Проблемы возникают, когда документы введены задним числом, товар продан «в минус» или отгрузка оформлена не тем документом.

Логика списания зависит от конфигурации. В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP основной документ — «Реализация товаров и услуг», в 1С:Розница — «Отчет о розничных продажах», в 1С:Бухгалтерия — тоже «Реализация (акты, накладные)». Во всех случаях принцип один: документ продажи списывает товар по учётной стоимости, а разница между ценой продажи и себестоимостью формирует финансовый результат.

Важно различать два сценария: штатное списание при продаже и ручное списание остатков, когда товар физически ушёл, но документ продажи не оформлялся. Смешивать эти сценарии нельзя — ручное списание проданного товара искажает выручку, НДС и налог на прибыль.

Как 1С списывает товар при продаже автоматически

При проведении документа реализации программа выполняет сразу несколько действий: уменьшает количество товара на складе, рассчитывает себестоимость списанных единиц по выбранному методу (FIFO или средняя), формирует проводки по дебету счета 90.02 «Себестоимость продаж» и кредиту счета 41 «Товары», а также отражает выручку и начисляет НДС.

Метод оценки запасов задаётся в учётной политике организации. В большинстве конфигураций по умолчанию используется FIFO — списываются самые ранние партии. Если товар поступал по разным ценам, себестоимость одной и той же позиции в разных документах может отличаться, и это нормально.

Проверить, что списание прошло, можно через кнопку «Дт/Кт» в открытом документе реализации: там должны быть проводки по счету 41 в корреспонденции с 90.02. Если проводок по себестоимости нет — либо товар списывается отдельной процедурой закрытия месяца (характерно для УТ и ERP при расчёте себестоимости), либо документ проведён с ошибкой.

Списание через документ «Реализация товаров и услуг»

Это основной и единственно правильный способ списать именно проданный товар. Порядок действий в типовой конфигурации:

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» (в Бухгалтерии — «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)») и создайте новый документ реализации.
2. 2
   Заполните покупателя, дату отгрузки, склад и договор, если он обязателен.
3. 3
   Добавьте товары в табличную часть, укажите количество и цену продажи.
4. 4
   Проверьте счёт расчётов и ставку НДС — они подставляются из настроек, но могут требовать корректировки.
5. 5
   Нажмите «Провести» и откройте «Дт/Кт»: убедитесь, что есть проводка Дт 90.02 Кт 41 с себестоимостью.
6. 6
   Сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» и сверьте остаток по позиции — он должен уменьшиться на проданное количество.

Если при проведении программа выдаёт сообщение «Не хватает товара на складе» — продажа оформляется в минус. Это происходит, когда оприходование не введено, введено позже по дате или товар числится на другом складе. Проводить документ в таком состоянии нельзя: себестоимость не рассчитается корректно, а в учёте появятся отрицательные остатки.

Для розничной торговли в 1С:Розница списание выполняет «Отчет о розничных продажах», который формируется на основании данных ККТ за смену. Он списывает товар с розничного склада суммарно по всем чекам, поэтому отдельные документы на каждую продажу не нужны.

Ручное списание документом «Списание товаров»

Ручное списание применяется, когда товар выбыл без оформления продажи: порча, недостача по инвентаризации, использование на собственные нужды, передача образцов. Использовать этот документ для оформления реальной продажи — грубая ошибка: выручка не будет отражена, НДС не начислится, а налоговая база исказится.

Документ находится в разделе «Склад» (в УТ — «Склад и доставка» → «Списания товаров», в Бухгалтерии — «Склад» → «Списание товаров»). В табличной части указывают товар, количество и склад. Ключевое поле — статья расходов или счёт списания: для недостачи это обычно счёт 94, для порчи — 91.02, для использования в хозяйственных целях — счёт затрат (20, 25, 26, 44).

Перед ручным списанием недостачи рекомендуется провести инвентаризацию документом «Инвентаризация товаров» (или «Пересчет товаров» в УТ). Он фиксирует расхождение учётных и фактических остатков, а списание создаётся на его основании — это даёт документальное обоснование операции для бухгалтерии и налоговой.

Проверка результата после списания

После проведения документов результат контролируют по трём точкам: складские остатки, проводки и отчётность. Пропуск любой из них оставляет риск скрытой ошибки, которая всплывёт при закрытии периода.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Остатки товаров на складах» (или оборотно-сальдовая ведомость по 41 счёту)

Норма

Остаток по позиции уменьшился на проданное количество, отрицательных значений нет

Тревожный признак

Остаток не изменился, стал отрицательным или появился «красный» минус по партии

Проводки документа (кнопка «Дт/Кт»)

Норма

Есть Дт 90.02 Кт 41 с ненулевой себестоимостью и Дт 62 Кт 90.01 с выручкой

Тревожный признак

Себестоимость нулевая, проводки по 41 счёту отсутствуют или счета не соответствуют учётной политике

Отчёт «Валовая прибыль» / анализ 90 счёта

Норма

Маржа по продаже положительная и правдоподобная

Тревожный признак

Прибыль равна выручке (себестоимость не списалась) или сильно отрицательная

Если оборотно-сальдовая ведомость по 41 счёту показывает отрицательный остаток по конкретной номенклатуре — значит, продажа проведена раньше поступления по времени или поступление вообще не введено. Исправляется это восстановлением хронологии: сначала вводят (или переносят на более раннюю дату) документ поступления, затем перепроводят реализацию.

Типичные ошибки и их последствия

Отдельная группа проблем — работа задним числом. Когда документ реализации вводится прошлой датой, все более поздние документы по этому товару должны быть перепроведены, иначе партии спишутся не в том порядке. В крупных базах для этого используют обработку «Проведение документов» или механизм восстановления последовательностей.

Особые сценарии списания

Возврат товара от покупателя

Возврат оформляется документом «Возврат товаров от покупателя» на основании реализации. Программа делает сторнирующие проводки: товар возвращается на склад по той же себестоимости, выручка и НДС корректируются. Списывать возвращённый товар заново не нужно — он снова числится в остатках.

Продажа комиссионного товара

Товар, принятый на комиссию, учитывается на забалансовом счёте 004. При его продаже списание идёт со счёта 004, а выручка отражается в пользу комитента. Ошибочное списание такого товара с 41 счёта приведёт к минусу, потому что на балансе его никогда не было.

Списание при раздельном учёте НДС

Если организация ведёт раздельный учёт НДС (экспорт, необлагаемые операции), партия товара может быть привязана к конкретному способу учёта. Перед списанием проверьте, что в документе реализации корректно указана операция — от этого зависит, примется ли входной НДС к вычету.

Перед массовым списанием или исправлением документов за закрытый период сделайте резервную копию базы. Перепроведение цепочки документов меняет себестоимость и проводки по всем связанным продажам, и откатить это вручную бывает сложнее, чем восстановить копию.

Частые вопросы

Почему в проводках реализации нулевая себестоимость?

Чаще всего товар продан «в минус» — на момент проведения на складе не было остатка, и списывать было нечего. Проверьте остатки по позиции отчётом, введите или перенесите поступление на более раннюю дату и перепроведите реализацию. В УТ и ERP также убедитесь, что выполнен расчёт себестоимости при закрытии месяца.

Можно ли списать товар без документа продажи, если деньги получены наличными?

Нет. Получение оплаты означает, что состоялась реализация, и она должна быть оформлена документом продажи с начислением НДС. Для розницы используйте чеки ККТ и «Отчет о розничных продажах», для безналичных расчётов — «Реализацию товаров и услуг».

Как списать товар, который продан, но документы утеряны?

Восстановите картину по данным об оплате (выписки, кассовые отчёты) и оформите реализацию той датой, когда фактически произошла отгрузка. Если дату установить невозможно, оформляйте документы текущей датой, но будьте готовы пояснить ситуацию при проверке и при необходимости уточнить декларации.

Что делать, если после списания по отчёту висит минусовой остаток?

Найдите позицию с отрицательным остатком в отчёте «Остатки товаров на складах» и проверьте хронологию документов по ней: либо продажа проведена раньше поступления, либо поступление отсутствует, либо товар числится на другом складе. Исправьте причину и перепроведите затронутые документы.

Нужно ли списывать товар при передаче образцов покупателям бесплатно?

Да, но не документом реализации — используйте «Списание товаров» на статью рекламных расходов. Учтите, что при безвозмездной передаче налоговая может счесть операцию реализацией с доначислением НДС, поэтому такие списания должны быть подтверждены приказом или актом о рекламной акции.

Как исправить списание, если провели реализацию с неверным количеством?

Если период открыт — откорректируйте сам документ и перепроведите его. Если период закрыт и отчётность сдана, используйте «Корректировку реализации» текущей датой: она исправит количество, себестоимость и НДС без изменения исходного документа.