Торговля и Склад · 9 мин
Как списать нормы естественной убыли в 1С
Как списать естественную убыль в 1С:Бухгалтерии и УТ: расчёт норм, документы инвентаризации и списания, проводки, налоговый учёт, типичные ошибки и проверка результата.
Естественная убыль — это уменьшение массы или объёма товара из-за физико-химических свойств: усушки, испарения, распыла, выветривания. В 1С такие потери списываются в пределах утверждённых норм, и только если недостача выявлена документально — чаще всего по итогам инвентаризации. Списание «на глаз», без расчёта нормы и приказа руководителя, создаёт риск доначисления налога на прибыль и НДС-споров.
Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Бухгалтерии 8.3 используют документы «Инвентаризация товаров» и «Списание товаров», в 1С:Управление торговлей 11 и ERP — «Пересчёт товаров» и «Списание недостач товаров». Нормы естественной убыли программа не рассчитывает автоматически — их нужно определить по отраслевым приказам и внести в учётную политику организации.
Ниже разобран полный цикл: от подготовки нормативной базы до проверки проводок и отражения в налоговом учёте. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации без сильных доработок.
Что подготовить до списания: нормы и учётная политика
Нормы естественной убыли устанавливаются отраслевыми приказами (например, для продовольственных товаров в торговле — приказ Минпромторга России № 252 от 01.03.2013). Норма зависит от группы товара, климатической зоны, сезона и периода хранения. Если для конкретного товара норма не утверждена, вся недостача считается сверхнормативной.
В учётной политике организации зафиксируйте: перечень нормативных документов, которыми вы руководствуетесь, порядок применения норм (по каждому наименованию или по группе), а также счёт затрат, на который относится убыль. Это понадобится при налоговой проверке: подтверждение расходов по пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ возможно только при наличии утверждённых норм и первичных документов.
Шаг 1. Проведите инвентаризацию и зафиксируйте недостачу
Списание естественной убыли без инвентаризации не допускается: норма применяется к фактически выявленной недостаче, а не к плановой величине. В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Склад» → «Инвентаризация товаров», создайте документ, укажите склад и заполните табличную часть по кнопке «Заполнить» — «Заполнить по остаткам на складе».
Затем в колонке «Количество фактическое» укажите данные фактического пересчёта. Программа автоматически рассчитает отклонение. Распечатайте ИНВ-3 и ИНВ-19 (или свои формы по учётной политике), оформите приказ руководителя о списании.
В 1С:Управление торговлей 11 используется ордерная схема: «Склад и доставка» → «Пересчёты товаров». После проведения пересчёта создайте документ «Списание недостач товаров» на основании пересчёта — количество недостачи подставится автоматически.
- 1Проведите фактический пересчёт товара на складе
- 2Создайте «Инвентаризацию товаров», заполните по остаткам, внесите фактическое количество
- 3Рассчитайте величину естественной убыли по норме вне программы (в Excel или на бумаге)
- 4Создайте «Списание товаров» на сумму недостачи в пределах нормы со счётом затрат 44.01
- 5Сверхнормативную часть спишите отдельной строкой на 94 или на виновное лицо (73.02)
- 6Оформите приказ руководителя, приложите расчёт нормы
- 7Проверьте проводки и отражение в налоговом учёте
Шаг 2. Рассчитайте норму естественной убыли
Типовые конфигурации 1С не содержат автоматического расчёта норм, поэтому расчёт выполняется вручную и прикладывается к документам. Формула: норма в процентах от массы реализованного (или отпущенного за период хранения) товара. Например, при норме усушки для группы товаров и фактической реализации за межинвентаризационный период убыль считается как процент от этого количества.
Сравните две величины: фактическую недостачу по инвентаризации и рассчитанную норму. В расходы в пределах норм идёт меньшая из них. Если недостача меньше нормы — списывается фактическая недостача, «недоиспользованный» остаток нормы не переносится и не компенсирует другие товары.
Расчёт удобно оформить таблицей: наименование товара, количество отпущено за период, норма в %, допустимая убыль в единицах и в сумме, фактическая недостача, сумма к списанию в пределах нормы, сверхнормативная часть. Этот расчёт — обязательное приложение к приказу о списании.
Шаг 3. Оформите списание в 1С
В 1С:Бухгалтерии создайте документ «Склад» → «Списание товаров». На закладке «Товары» добавьте позиции недостачи. Для части в пределах нормы укажите счёт затрат: 44.01 «Издержки обращения в организациях торговли» (для торговых организаций) или 20/25/26 — для производственных. В поле «Статья затрат» выберите или создайте статью с видом расхода «Материальные расходы» — только тогда сумма попадёт в налоговый учёт как прямой или косвенный расход.
Сверхнормативную недостачу оформите отдельной строкой того же документа (или отдельным документом): если виновник установлен — счёт 73.02 «Расчёты по возмещению материального ущерба», если нет — 91.02 «Прочие расходы» со статьёй, у которой снят флаг принятия к налоговому учёту, чтобы сумма не уменьшала базу по налогу на прибыль.
В УТ 11 в документе «Списание недостач товаров» укажите статью расходов с предопределённым или созданным вариантом распределения «На финансовый результат» и аналитикой. Сверхнормативная часть оформляется отдельным списанием с другой статьёй расходов.
Налоговый учёт и НДС
Убыль в пределах норм включается в материальные расходы по налогу на прибыль (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). Проверьте, что статья затрат в 1С имеет вид расхода, принимаемый к НУ, — иначе сумма зависнет в постоянных разницах или не попадёт в декларацию.
По НДС официальная позиция Минфина требует восстановления налога по недостачам, но по естественной убыли в пределах норм суды, как правило, встают на сторону налогоплательщиков: товар использовался в облагаемой деятельности. Если организация не готова к спору, безопасный вариант — восстановить НДС только со сверхнормативной части документом «Восстановление НДС» (или через «Формирование записей книги продаж»).
Проверка результата после списания
После проведения документов откройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 (или 10) по складу: количественного остатка по списанному товару быть не должно, если недостача списана полностью. Сформируйте анализ счёта 44.01 — там должна появиться сумма убыли в пределах норм.
Дополнительно проверьте регистр налогового учёта: в отчёте «Анализ состояния налогового учёта по налогу на прибыль» не должно быть неучтённых разниц по этой операции. Если статья затрат настроена неверно, в ОСВ появится сумма на 91.02 с принятием к НУ — это ошибка, которую нужно исправить до закрытия месяца.
Как проверить результат
Количество по списанному товару равно нулю или фактическому остатку
Осталось количество без суммы или наоборот
Сумма убыли в пределах нормы отражена по статье с видом «Материальные расходы»
Суммы нет или она на неверной статье
Сидит на 73.02 или 91.02 со статьёй, не принимаемой к НУ
Попала в расходы, уменьшающие налоговую базу
Есть ИНВ-3, ИНВ-19, расчёт нормы и приказ
Списание есть, а первички и расчёта нет
Типичные ошибки при списании убыли в 1С
Отдельная проблема — списание задним числом в закрытом периоде. Если недостача выявлена позже, оформляйте документы текущей датой с корректным отражением в учёте, а не перепроводите прошлые периоды без необходимости: это ломает регламентные операции и отчётность.
FAQ
Можно ли списать естественную убыль без инвентаризации?
Нет. Нормы естественной убыли применяются только к фактически выявленной недостаче. Инвентаризация (полная или выборочная по данной группе товаров) — обязательное условие для признания расхода.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании убыли в пределах норм?
Однозначного требования в НК РФ нет. Минфин высказывался за восстановление, но судебная практика чаще поддерживает налогоплательщиков, если товар использовался в облагаемой НДС деятельности. Консервативный вариант — восстановить НДС со сверхнормативной части.
Что делать, если норма для товара не утверждена?
Тогда вся недостача считается сверхнормативной: она списывается на виновных лиц (счёт 73.02) или на прочие расходы без уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль.
Можно ли автоматизировать расчёт норм в 1С?
В типовых конфигурациях автоматического расчёта нет. Варианты: вести расчёт в Excel и прикладывать к документам, использовать расширения конфигурации или доработку, где нормы хранятся в регистре сведений по номенклатуре.
Как быть, если недостача меньше рассчитанной нормы?
Списывается только фактическая недостача. Неиспользованная часть нормы не переносится на следующие периоды и не компенсирует недостачу по другим товарам.
На какой счёт списывать убыль в производственной компании?
Обычно на счёт 20 «Основное производство» или 25 «Общепроизводственные расходы» — в зависимости от того, где хранилось сырьё и как это закреплено в учётной политике. В торговле используется 44.01.
Что важно запомнить
Естественная убыль списывается в 1С только по итогам инвентаризации и только в пределах утверждённых норм. Норма считается от оборота отпуска товара, расчёт прикладывается к приказу. Часть в пределах нормы идёт на счета затрат с принимаемой к НУ статьёй, сверхнормативная — на виновных лиц или прочие расходы без налогового эффекта. После списания проверьте ОСВ по 41-му счёту и анализ счёта затрат.