Торговля и Склад · 9 мин
Как списать излишки товара на складе в 1С
Пошаговая инструкция по списанию излишков товара в 1С: инвентаризация, документы, проводки, оформление недостач и пересортицы, контроль ошибок.
Излишки и недостачи на складе появляются из-за пересортицы, ошибок при оприходовании, порчи товара, хищений и неточностей при отгрузке. В 1С (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) такие расхождения оформляются документально: сначала фиксируется фактическое наличие, затем разница между учётными и фактическими остатками списывается или оприходуется.
Ключевой принцип: нельзя просто «подправить» остаток вручную. Любое изменение количества должно проходить через складской документ, чтобы сохранилась история движений, корректно закрылась себестоимость и данные сошлись с бухгалтерским учётом. Ручная правка остатков без документов — самая частая причина «разъехавшегося» склада.
Ниже разобран рабочий порядок действий: от инвентаризации до отражения недостачи в учёте, с разбором типовых сценариев — порча, пересортица, потери при хранении — и способами проверки результата.
Подготовка: что проверить перед списанием
Прежде чем списывать излишки, убедитесь, что расхождение реально существует, а не является следствием непроведённых документов. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (или «Ведомость по товарам на складах») и сравните учётные остатки с фактическим пересчётом. Если в программе есть непроведённые поступления или реализации по этому складу, сначала проведите или отмените их — иначе спишете лишнее.
Проверьте также заказы и резервы: товар может числиться на складе, но быть зарезервированным под заказ клиента. Списание зарезервированного товара приведёт к тому, что при отгрузке программа не даст провести реализацию или создаст отрицательный остаток.
Как проверить готовность к списанию
Все поступления и реализации за период проведены
Есть документы «в черновике» — сначала завершите их
Резервов нет или они учтены при пересчёте
Товар зарезервирован, а физически его нет — разбирайтесь с заказом
Расхождение относится к одной организации и складу
Перепутаны склады или организации — списание исказит учёт
Шаг 1. Проведение инвентаризации документом «Пересчёт товаров»
В 1С: Управление торговлей и ERP инвентаризация оформляется документом «Пересчёт товаров» (раздел «Склад и доставка» → «Пересчёты товаров»). Создайте документ, укажите склад и заполните табличную часть. Есть два способа заполнения: по учётным остаткам (кнопка «Заполнить» → «Заполнить по остаткам») или вручную по результатам фактического пересчёта.
В колонке «Количество (факт)» внесите реально посчитанное количество. Программа автоматически рассчитает отклонение: положительное — излишек, отрицательное — недостача. Если используются ТСД или штрихкодирование, пересчёт можно выполнить сканированием — это снижает риск ошибок при вводе.
Документ «Пересчёт товаров» сам по себе не изменяет остатки — он только фиксирует расхождение. Движение по регистрам произойдёт при создании на его основании документов списания и оприходования.
- 1Откройте «Склад и доставка» → «Пересчёты товаров» → «Создать»
- 2Укажите склад и при необходимости отбор по товарной группе
- 3Заполните табличную часть по остаткам или результатам пересчёта
- 4Внесите фактическое количество в соответствующую колонку
- 5Проверьте рассчитанные отклонения и проведите документ
Шаг 2. Списание недостач и оприходование излишков
На основании проведённого пересчёта создайте документы «Списание недостач товаров» и «Оприходование излишков товаров» — кнопка «Создать на основании» в форме пересчёта. Программа разнесёт позиции автоматически: недостача уйдёт в списание, излишек — в оприходование.
В документе списания укажите статью расходов и аналитику: от этого зависит, на какой счёт в бухгалтерском учёте попадёт потеря (например, на счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с последующим отнесением на виновное лицо или на расходы). В оприходовании укажите статью доходов — излишки отражаются как прочие доходы.
Если пересчёт не оформлялся, списание можно создать напрямую: «Склад и доставка» → «Списания недостач товаров» → «Создать», заполнить товары вручную. Но без документа инвентаризации теряется основание для списания — при налоговой проверке это вызовет вопросы.
Шаг 3. Отражение в бухгалтерском и налоговом учёте
При обмене с 1С: Бухгалтерией складские документы переносятся и формируют проводки: недостача — Дт 94 Кт 41, оприходование излишков — Дт 41 Кт 91.01. Дальнейшая судьба недостачи решается в бухгалтерии: отнесение на виновное лицо (Дт 73.02 Кт 94), на расходы в пределах норм естественной убыли или на прочие расходы, если виновник не установлен.
Для налогового учёта важны подтверждающие документы: приказ об инвентаризации, инвентаризационная опись (ИНВ-3), сличительная ведомость (ИНВ-19), акт о порче (ТОРГ-15 или ТОРГ-16). Большинство этих форм печатается прямо из документов пересчёта и списания. Недостача без документального подтверждения не уменьшает налогооблагаемую прибыль.
Типовые сценарии списания
Порча и брак
Если товар испорчен (истёк срок годности, повреждена упаковка), недостача оформляется тем же документом списания, но с соответствующей статьёй расходов и аналитикой «порча товаров». Если испорченный товар планируется утилизировать или продать как уценённый, сначала выполните переоценку или перемещение на склад брака — прямое списание без акта порчи не подтверждает причину потери.
Пересортица
Пересортица — ситуация, когда одного товара недостача, а другого (похожего) излишек. В учёте это оформляется двумя документами: списанием недостающего и оприходованием излишнего. В бухгалтерском учёте допускается взаимный зачёт пересортицы, но только по решению руководителя и при соблюдении условий (один проверяемый период, одно материально ответственное лицо, схожие товары). В 1С автоматического зачёта нет — оформляйте оба документа и фиксируйте зачёт в бухгалтерии.
Недостача при перемещении между складами
Если товар потерян при перевозке между складами, используйте документ «Перемещение товаров» с последующим списанием на складе-получателе по факту приёмки. Не оформляйте потерю как списание на складе-отправителе, если товар физически отгружен — это исказит ответственность материально ответственных лиц.
Сравнение вариантов оформления
Правильный путь при инвентаризации: есть основание, печатные формы ИНВ-3 и ИНВ-19, контроль суммы расхождения
Допустимо для разовой порчи с актом, но без инвентаризационного основания слабее при налоговых спорах
Недопустимо: ломает связность учёта, не формирует проводок и печатных форм
Контроль результата и типичные ошибки
После проведения списания откройте отчёт «Остатки товаров на складах» и сверьте остаток по списанной позиции с фактическим. Затем проверьте «Ведомость по товарам на складах в ценах номенклатуры» — суммовой остаток должен уменьшиться на себестоимость списанного. Если себестоимость списалась некорректно (например, нулевая), проверьте наличие остатков в разрезе партий и запустите закрытие месяца повторно.
Отдельно контролируйте отрицательные остатки: отчёт «Контроль отрицательных остатков» покажет позиции, где списание превысило учётный остаток. Минус по складу означает, что в учёте не хватает приходного документа — найдите и проведите его, иначе себестоимость последующих продаж исказится.
Что важно запомнить
Излишки и недостачи списываются только документально: пересчёт товаров фиксирует факт, списание и оприходование изменяют остатки, бухгалтерия распределяет суммы. Перед списанием завершите все складские документы, после — сверьте остатки и распечатайте инвентаризационные формы.
FAQ
Можно ли списать товар без инвентаризации?
Да, документ «Списание недостач товаров» можно создать напрямую, например при разовой порче. Но без пересчёта и инвентаризационных форм у списания нет подтверждающего основания, что создаёт риски при налоговой проверке. Для плановых расхождений всегда оформляйте пересчёт.
Почему при списании себестоимость равна нулю?
Чаще всего потому, что по товару нет остатков в разрезе партий — например, приходный документ не проведён или проведён на другую организацию/склад. Проверьте отчёт по партиям товаров, восстановите последовательность и перепроведите списание.
Как оформить пересортицу в 1С?
Двумя документами: «Списание недостач товаров» по позиции с недостачей и «Оприходование излишков товаров» по позиции с излишком. Взаимный зачёт пересортицы выполняется только в бухгалтерском учёте по решению руководителя, в складском учёте 1С автоматического зачёта нет.
Что делать, если после списания появился отрицательный остаток?
Откройте отчёт по остаткам и найдите, какого приходного документа не хватает: непроведённое поступление, ошибка в дате или количестве, списание с неверного склада. Исправьте первичный документ и перепроведите списание — скрывать минус нельзя, он искажает себестоимость продаж.
Какие печатные формы нужны для обоснования списания?
Стандартный комплект: приказ об инвентаризации (ИНВ-22), инвентаризационная опись (ИНВ-3), сличительная ведомость (ИНВ-19), акт о порче (ТОРГ-15/ТОРГ-16) при порче товара. Все они печатаются из документов пересчёта и списания в 1С.
Можно ли отменить проведённое списание?
Да, если период не закрыт: распроведите документ списания, при необходимости скорректируйте пересчёт и создайте документы заново. Если месяц закрыт и данные переданы в бухгалтерию, оформляйте корректировку текущим периодом, а не правьте закрытый.