Как списать источники происхождения в 1С

Источники происхождения в 1С — это сведения о том, откуда поступил товар: данные УПД, ГТД, кода маркировки или документа о ввозе. Они используются для учёта прослеживаемых товаров (РНПТ) и маркированной продукции. Когда товар выбывает — продаётся, списывается на брак, возвращается поставщику — соответствующий источник происхождения нужно уменьшить или списать полностью, иначе остатки по прослеживаемости «повиснут» и будут искажать отчётность.

На практике под «списанием источников происхождения» понимают три ситуации: корректное выбытие товара документом, ручное списание зависших остатков источника и исправление ошибок, когда источник указан неверно. В каждом случае порядок действий свой, а ошибки приводят к расхождениям между складским учётом и данными прослеживаемости, что опасно при проверках.

Ниже разобраны типовые механизмы в конфигурациях 1С: Управление торговлей 11, ERP, Комплексная автоматизация и Розница. Названия документов и регистров могут немного отличаться в зависимости от версии, но логика едина: источник происхождения живёт в регистре прослеживаемых товаров и списывается только документом-основанием.

Что такое источник происхождения и где он хранится

В типовых конфигурациях источник происхождения фиксируется при поступлении товара: в документе «Приобретение товаров и услуг» (или «Поступление товаров») заполняются сведения о прослеживаемости — номер РНПТ, страна, количество. Эти данные записываются в регистр сведений или накопления прослеживаемых товаров (в УТ 11 и ERP — регистр «Прослеживаемые товары», в БП 3.0 — «Прослеживаемые товары в составе ОС и МПЗ»).

Для маркированной продукции аналогичную роль играют коды маркировки и связь с системой «Честный ЗНАК»: товар привязывается к коду, а выбытие происходит через отчёт о розничной продаже или документ выбытия. В обоих случаях принцип один — источник нельзя просто удалить, его количество должно уменьшиться документально.

Как проверить остатки источников перед списанием

Прежде чем что-либо списывать, выясните, какие источники числятся по номенклатуре. В УТ 11 и ERP откройте отчёт «Ведомость по товарам на складах» с детализацией до РНПТ либо универсальный отчёт по регистру прослеживаемых товаров. В БП 3.0 используйте отчёт «Остатки прослеживаемых товаров» из раздела «Операции» или формируйте оборотно-сальдовую ведомость с субконто по партиям.

Сравните три величины: фактический остаток на складе, остаток в учёте по номенклатуре и остаток по источнику происхождения. Если товар распродан, а по РНПТ висит количество — это «зависший» источник, который и нужно списывать. Если по источнику ноль, а товар есть — проблема обратная: товар введён без источника, и списывать нечего, нужно сначала корректно оприходовать сведения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по РНПТ в отчёте

Норма

Совпадает с остатком номенклатуры на складе

Тревожный признак

Есть количество по РНПТ при нулевом складском остатке

Документы выбытия

Норма

В табличной части заполнен номер РНПТ/ГТД

Тревожный признак

Поле РНПТ пустое, количество списано без источника

Отчёт о прослеживаемости

Норма

Нет отрицательных остатков по источникам

Тревожный признак

Отрицательные значения по регистру прослеживаемости

Списание источника через документ выбытия

Штатный способ — оформить документ, который отражает реальную хозяйственную операцию. Для продажи это «Реализация товаров и услуг», для брака и порчи — «Списание товаров» (в УТ 11) или «Списание недостач товаров», для возврата поставщику — «Возврат товаров поставщику». В табличной части документа обязательно укажите тот же РНПТ или ГТД, что был при поступлении.

В УТ 11 номер прослеживаемости подставляется автоматически, если в карточке номенклатуры включён признак прослеживаемого товара и ведётся учёт по РНПТ. Если поле пустое, откройте подбор прослеживаемых товаров и выберите нужный источник вручную. После проведения документа остаток по источнику уменьшится на списанное количество.

1. 1
   Сформируйте отчёт по остаткам прослеживаемых товаров и найдите нужный РНПТ
2. 2
   Создайте документ выбытия: реализацию, списание или возврат поставщику
3. 3
   Заполните номенклатуру и количество, укажите номер РНПТ в табличной части
4. 4
   Проверьте, что количество по источнику не превышает его остаток
5. 5
   Проведите документ и сформируйте отчёт повторно — остаток по РНПТ должен уменьшиться

Списание зависших остатков источника

Зависшие остатки появляются, когда товар был списан без указания РНПТ, применялась ручная корректировка или учёт прослеживаемости включили позже, чем начали работать. Тогда по регистру прослеживаемости числится количество, которого физически нет.

Корректный путь — создать документ «Списание товаров» с нулевым влиянием на склад там, где это возможно, либо использовать специализированную обработку корректировки прослеживаемых товаров. В некоторых конфигурациях доступен документ «Корректировка регистров» или «Операция (вручную)» с движением по регистру прослеживаемости на минус зависшего количества. Это крайняя мера: ручная операция не имеет хозяйственного основания, поэтому к ней прикладывают служебную записку или акт инвентаризации.

Исправление ошибок в источнике происхождения

Если при поступлении указали неверный РНПТ, не списывайте источник — исправьте его. Найдите документ поступления, распроведите его (если период открыт), скорректируйте номер прослеживаемости и проведите заново. Если период закрыт, используйте «Корректировку приобретения» с исправлением сведений о прослеживаемости.

Когда неверный источник уже участвовал в выбытии, потребуется цепочка исправлений: сторнирование документа выбытия, исправление поступления, повторное проведение выбытия. В крупных базах такие операции выполняют в копии базы или с резервной копией, потому что перепроведение цепочки документов может изменить себестоимость и взаиморасчёты.

Особенности для маркированных товаров

Для товаров с кодами маркировки источник происхождения тесно связан с «Честным ЗНАКом». Списание происходит через документы «Списание кодов маркировки» или «Вывод из оборота» в разделе маркировки, с последующей отправкой сведений в систему. Основание выбирается из типового списка: порча, утеря, утилизация, собственные нужды.

Учтите, что вывод из оборота в «Честном ЗНАКе» необратим: код нельзя вернуть в оборот при ошибке. Поэтому перед отправкой проверьте список кодов, основание и количество. В 1С после успешной обработки статус документа изменится на «Передан», а остатки маркированного товара уменьшатся.

Проверка результата после списания

После всех операций сформируйте контрольные отчёты: остатки прослеживаемых товаров, ведомость по складам и, при необходимости, отчёт по маркировке. Остаток по источнику должен совпадать с фактическим и складским. Отрицательные значения по регистру — признак ошибки: где-то списали больше, чем поступило по этому РНПТ.

Дополнительно сверьте данные с отчётностью: уведомления о перемещении прослеживаемых товаров и декларация по НДС должны отражать только реально выбывшие партии. Регулярная сверка раз в месяц или квартал позволяет находить зависшие источники до сдачи отчётности, а не после.

Частые вопросы

Можно ли удалить источник происхождения вручную без документа?

Технически — через корректировку регистра, но это нарушает связность учёта. Любое изменение должно иметь документальное основание: списание, корректировку или акт инвентаризации. Ручное удаление записей затрудняет проверку и может вызвать вопросы ФНС.

Почему в документе списания не подставляется РНПТ?

Чаще всего в карточке номенклатуры не включён признак прослеживаемого товара или учёт по РНПТ ведётся в разрезе складов, а на выбранном складе остатка по источнику нет. Проверьте настройки номенклатуры и остатки по регистру прослеживаемости.

Что делать, если по источнику отрицательный остаток?

Это значит, что выбытие провели с РНПТ, по которому не было поступления, или количество списано больше имеющегося. Найдите документ с ошибкой через отчёт по регистру, исправьте номер источника на фактический и перепроведите.

Как списать источник, если товар выбыл до включения учёта прослеживаемости?

Оформите документ списания текущей датой с указанием РНПТ на основании акта инвентаризации. Если документ не позволяет списать без складского остатка, используйте корректировку регистра прослеживаемости с приложением обосновывающих документов.

Нужно ли списывать источник при перемещении между складами?

Нет, перемещение не является выбытием. Но в документе перемещения РНПТ указывать нужно, чтобы источник корректно перешёл на склад-получатель и остатки по прослеживаемости сохранились в разрезе складов.

Чем грозят зависшие остатки по источникам происхождения?

Расхождениями между учётом и отчётностью по прослеживаемости, ошибками при автоматическом заполнении уведомлений и вопросами при налоговых проверках. Регулярная сверка и своевременное списание снимают эти риски.