Как создавать заказы в 1С: практическая инструкция

Заказ в 1С — это документ, который фиксирует договорённость о поставке или отгрузке товаров и услуг. В зависимости от конфигурации (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP, Управление нашей фирмой) интерфейс различается, но логика одна: выбрать контрагента, указать номенклатуру, количество и цены, провести документ. Ниже разобраны основные сценарии создания заказов, которые работают в большинстве типовых конфигураций.

Прежде чем оформлять первый заказ, убедитесь, что заполнены справочники: контрагенты, номенклатура, склады и, при необходимости, договоры. Заказ «подтягивает» данные из этих справочников, и если карточка партнёра или товара пустая либо содержит ошибки, они унаследуются в документ и дальше — в реализацию и счета.

Подготовка: что заполнить до создания заказа

Качество заказа напрямую зависит от состояния справочников. Проверьте карточку контрагента: должны быть указаны наименование, ИНН, договор (если учёт ведётся по договорам) и, для заказа покупателя, адрес доставки, если он используется в печатных формах. В карточке номенклатуры важны единица измерения, ставка НДС и признак «товар» или «услуга» — от этого зависит, как документ поведёт себя при проведении.

Также убедитесь, что в настройках учётной политики и функциональности программы включена работа с заказами. В Управлении торговлей и ERP это делается в разделе «Настройки и справочники» → «Настройка разделов и форм» (или «Администрирование» → «Продажи» / «Закупки»), где включаются опции «Заказы клиентов» и «Заказы поставщикам». Без этих флажков документы могут быть недоступны или работать в усечённом режиме.

Создание заказа покупателя (заказа клиента)

Откройте раздел «Продажи» (в некоторых конфигурациях — «CRM и маркетинг» или «Оптовые продажи») и выберите журнал «Заказы покупателей» или «Заказы клиентов». Нажмите кнопку «Создать». Программа откроет форму нового документа с автоматически присвоенным номером и текущей датой.

Заполните шапку документа: поле «Покупатель» (или «Клиент») — выберите контрагента из справочника. После выбора программа обычно подставляет договор, валюту, условия оплаты и соглашение с клиентом, если они заданы. Укажите организацию от своей компании, склад отгрузки и, при необходимости, менеджера и подразделение.

Перейдите на вкладку «Товары» и добавьте позиции. Есть три способа: кнопка «Добавить» с ручным выбором каждой позиции, «Подбор» — удобен для большого списка, позволяет видеть цены и остатки, и вставка через буфер обмена (в ряде конфигураций поддерживается вставка из Excel при совпадении колонок). Для каждой строки укажите количество; цена подставится из установленного вида цен, но её можно изменить вручную, если это разрешено правами.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Заказы покупателей» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите покупателя, проверьте договор, организацию и склад
3. 3
   Добавьте товары через «Подбор» или «Добавить», укажите количество
4. 4
   Проверьте цены, скидки и итоговую сумму с НДС
5. 5
   Заполните вкладку «Дополнительно»: дата отгрузки, условия оплаты
6. 6
   Нажмите «Провести и закрыть» и убедитесь, что нет сообщений об ошибках

На вкладке «Дополнительно» обычно задаются дата отгрузки, способ доставки, условия оплаты и комментарий. Эти поля влияют на планирование и на печатные формы. После заполнения нажмите «Провести». Если программа выдаёт ошибку — читайте текст сообщения: чаще всего не указан склад, не заполнена обязательная колонка или нарушены настройки соглашения.

Создание заказа поставщику

Заказ поставщику оформляется симметрично: раздел «Закупки» → «Заказы поставщикам» → «Создать». В шапке укажите поставщика, договор, организацию и склад поступления. В табличной части добавьте номенклатуру, количество и цены закупки — они могут подставиться из последних закупок или из зарегистрированных цен поставщика, если таковые ведутся.

Обратите внимание на поле «Дата поступления» — по ней строится план закупок и контроль сроков. Если заказ создаётся на основании потребностей, в ERP и КА удобно использовать обработку «Формирование заказов поставщику» или создать заказ на основании заказа клиента / внутреннего заказа: программа сама рассчитает недостающее количество с учётом остатков и резервов.

Варианты создания заказа

Вручную с нуля

Подходит для разовых заказов. Полный контроль, но выше риск опечаток в количестве и ценах.

Копированием существующего

Удобно для повторяющихся закупок: откройте похожий заказ и нажмите «Скопировать», затем скорректируйте позиции. Проверяйте цены — они могут устареть.

На основании другого документа

Заказ поставщику из заказа клиента, счёт из заказа, реализация из заказа. Снижает ошибки, так как данные переносятся автоматически.

Загрузкой из файла

Для больших заказов из Excel. Требует настроенной загрузки и проверки соответствия номенклатуры.

Проведение, статусы и контроль исполнения

Документ в 1С имеет два состояния: записан (сохранён, но не влияет на учёт) и проведён (формирует движения по регистрам). Заказ покупателя при проведении, как правило, создаёт потребность в товарах и может резервировать остатки; заказ поставщику — формирует план поступлений. Черновые заказы, которые остались в статусе «записан», в отчётах по потребностям не видны — это частая причина «потерянных» заказов.

В конфигурациях со статусной моделью (УТ, ERP) заказ проходит стадии: «К согласованию», «В работе», «К отгрузке», «Выполнен». Статусы настраиваются в типе соглашения или виде заказа. Контролируйте исполнение через стандартные отчёты: «Состояние выполнения заказов», «Анализ причин отмены», «Заказы, не отгруженные в срок» — они доступны в разделе отчётов по продажам и закупкам.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус документа в списке

Норма

Заказ проведён (нет серой пометки), статус соответствует этапу

Тревожный признак

Документ только записан или помечен на удаление — он не учитывается в планах

Отчёт «Состояние выполнения заказа»

Норма

Заказ виден, количество к отгрузке совпадает с заказанным

Тревожный признак

Заказа нет в отчёте или суммы расходятся с документом

Итоговая сумма и НДС

Норма

Сумма документа совпадает с согласованной с клиентом, ставки НДС корректны

Тревожный признак

НДС посчитан неверно или цены подтянулись из устаревшего вида цен

Печать заказа и выставление счёта

Из формы проведённого заказа доступны печатные формы: кнопка «Печать» в командной панели. В типовых конфигурациях есть печатная форма «Заказ покупателя» (или «Заказ клиента») с макетом, который можно адаптировать под фирменный бланк. Если нужен счёт на оплату — создайте его кнопкой «Создать на основании» → «Счёт на оплату»: данные перенесутся автоматически, включая суммы и реквизиты.

Если печатной формы не хватает или макет нужно изменить, это делается через внешние печатные формы (подключаются в «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки») или доработкой конфигурации. Самостоятельно редактировать типовой макет внутри конфигурации не рекомендуется: при обновлении изменения могут быть затёрты.

Распространённые ошибки и ограничения

Ошибки при создании заказов редко критичны сами по себе, но «протекают» дальше по цепочке документов: в реализацию, счета-фактуры и взаиморасчёты. Исправлять их на позднем этапе сложнее, чем предотвратить при вводе.

Отдельное ограничение касается прав доступа. Если кнопки «Создать» или «Провести» неактивны, скорее всего, у пользователя нет роли на работу с заказами или включён запрет на изменение данных прошлых периодов (дата запрета редактирования). В этом случае обратитесь к администратору 1С — самостоятельно менять настройки прав без понимания последствий не стоит.

Частые вопросы

Можно ли создать заказ, если товара нет в справочнике номенклатуры?

Нет, сначала нужно создать карточку номенклатуры: указать наименование, вид (товар/услуга), единицу измерения и ставку НДС. В некоторых конфигурациях карточку можно создать прямо из поля ввода в табличной части, нажав «Создать» при поиске, но заполнить обязательные реквизиты всё равно придётся.

Чем заказ отличается от счёта на оплату?

Заказ фиксирует потребность и участвует в планировании отгрузки, резервировании и контроле исполнения. Счёт на оплату — это предложение оплатить, он формирует задолженность покупателя. На практике счёт часто создают на основании заказа, и один документ не заменяет другой.

Как исправить ошибку в уже проведённом заказе?

Если по заказу нет последующих документов (реализаций, оплат), откройте его, внесите изменения и перепроведите. Если реализация уже создана, корректируйте через неё или используйте документы корректировки, иначе данные в цепочке разойдутся.

Почему заказ не резервирует товар на складе?

Проверьте три вещи: включено ли резервирование в настройках продаж, указан ли склад отгрузки в заказе и достаточно ли свободного остатка. Также в УТ и ERP действие резерва зависит от статуса заказа и настроек соглашения с клиентом.

Можно ли загрузить заказ из Excel?

Да, в большинстве конфигураций есть обработка загрузки табличных данных или вставка из буфера обмена. Потребуется привести файл к нужной структуре колонок и убедиться, что номенклатура ищется по артикулу или коду, иначе получите дубли карточек или незаполненные строки.

Что делать, если кнопка «Создать» в журнале заказов недоступна?

Скорее всего, у вашей учётной записи нет прав на добавление документов этого вида или включена дата запрета редактирования. Проверить это может администратор 1С: ему нужно посмотреть роли пользователя и настройку дат запрета изменения данных.