Как создавать накладные в 1С: практическое руководство

Накладная — базовый документ складского и торгового учёта: ею оформляют отгрузку товара покупателю, приёмку от поставщика и перемещение между складами. В программах 1С (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия) документы накладных называются по-разному, но логика работы везде одинаковая: выбирается тип операции, заполняются контрагент, склад и табличная часть с товарами, затем документ проводится и при необходимости печатается.

Ниже разобрана работа в типовых конфигурациях на управляемых формах. Конкретные названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от версии конфигурации и настроенной подсистемы, но общая последовательность действий сохраняется.

Перед созданием первой накладной убедитесь, что в базе заполнены справочники: организация, контрагенты, номенклатура и склады. Накладная ссылается на эти данные, и без них документ не проведётся.

Где в 1С находятся накладные и какие виды бывают

В типовых конфигурациях накладные представлены несколькими документами, каждый под свою хозяйственную операцию. Выбор правильного документа важен: от него зависят движения по регистрам, проводки и печатные формы.

Основные разделы, где искать накладные:

• Продажи — «Реализация (акты, накладные)» для отгрузки покупателю;
• Покупки — «Поступление (акты, накладные)» для приёмки от поставщика;
• Склад — «Перемещение товаров» для передачи между своими складами, «Оприходование» и «Списание» для инвентаризационных операций;
• Производство — «Передача материалов в производство» и отчёты о выпуске.

В 1С:Бухгалтерии реализация и поступление находятся в одноимённых разделах верхнего меню. В Управлении торговлей и ERP структура похожая, но добавлены статусы документов и согласование, если включён соответствующий функционал.

Как создать расходную накладную на отгрузку покупателю

Расходная накладная — самый частый документ в торговом учёте. Порядок действий в типовой конфигурации:

1. Откройте раздел Продажи → Реализация (акты, накладные).
2. Нажмите кнопку «Создать» и выберите вид операции «Товары (накладная)», если программа её запрашивает.
3. Укажите организацию-продавца и контрагента-покупателя. Договор обычно подставляется автоматически, если у контрагента один договор.
4. Выберите склад отгрузки.
5. Заполните табличную часть: добавьте номенклатуру через кнопку «Добавить» или подбор, укажите количество, цену и ставку НДС.
6. Проверьте итоговую сумму документа внизу формы.
7. Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть».

Если отгрузка идёт по счёту или заказу покупателя, создавайте накладную на основании: откройте заказ и нажмите «Создать на основании → Реализация товаров и услуг». Табличная часть заполнится автоматически, а документы свяжутся — это упростит контроль исполнения заказа и последующий анализ.

1. 1
   Продажи → Реализация (акты, накладные) → Создать
2. 2
   Заполнить организацию, контрагента, договор и склад
3. 3
   Добавить товары, проверить количество, цены и НДС
4. 4
   Провести документ и убедиться в отсутствии ошибок
5. 5
   Распечатать ТОРГ-12 или УПД при необходимости

Как оформить приходную накладную от поставщика

Приёмка товара оформляется документом «Поступление товаров и услуг» в разделе Покупки. Здесь критично совпадение с первичными документами поставщика: номер и дата входящей накладной вводятся в специальные поля «Номер входящего документа» и «Дата», а не в основной номер документа 1С.

Заполните контрагента-поставщика, склад приёмки и табличную часть. Количество и цены сверьте с бумажной накладной поставщика — расхождения приведут к ошибкам в остатках и взаиморасчётах. Если НДС выделяется в первичке, проверьте ставку в каждой строке: от неё зависит книга покупок.

После проведения рекомендуется сразу зарегистрировать счёт-фактуру поставщика по ссылке внизу формы документа, если она есть. Это обеспечит корректное отражение входного НДС.

Приёмка по заказу поставщику

Если закупка велась через заказ поставщику, создавайте поступление на его основании. Программа перенесёт позиции и количества, а вам останется скорректировать фактически принятое количество и провести документ. Непоставленные остатки по заказу будут видны в отчётах по закупкам.

Перемещение, оприходование и списание: накладные без контрагента

Внутренние складские операции оформляются без контрагента, но тоже накладными. Документ «Перемещение товаров» (раздел «Склад») списывает товар со склада-отправителя и приходует на склад-получатель. Заполните оба склада и табличную часть, затем проведите.

«Оприходование товаров» используется для постановки на учёт излишков по инвентаризации, «Списание товаров» — для выбытия недостач и порчи. В обоих документах важно правильно указать статью доходов или расходов, иначе бухгалтерские проводки попадут не на те счета.

Печать ТОРГ-12, УПД и других форм

После проведения накладной в форме документа доступна кнопка «Печать». Стандартный набор печатных форм расходной накладной: товарная накладная ТОРГ-12, универсальный передаточный документ (УПД), счёт-фактура, товарно-транспортная накладная. Состав зависит от конфигурации и настроек.

УПД объединяет накладную и счёт-фактуру в одном документе и используется большинством организаций вместо пары ТОРГ-12 + счёт-фактура. Если покупатель требует именно ТОРГ-12, печатайте её — обе формы формируются из одних данных документа.

Перед печатью проверьте, что в документе заполнены грузоотправитель, грузополучатель и подписант (ответственное лицо организации). Эти данные подтягиваются из карточек организации и контрагента: если поля пустые в печатной форме, дополните справочники, а не редактируйте печатную форму вручную.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения накладной полезно убедиться, что документ сделал ожидаемые движения. В форме документа откройте «Ещё → Движения документа» (или кнопку «Дт/Кт» в Бухгалтерии) и посмотрите регистры и проводки. Также сверьте остатки отчётом «Остатки товаров на складах»: после расходной накладной остаток должен уменьшиться на отгруженное количество.

Частые ошибки при создании накладных:

• Отрицательные остатки. Программа не даёт провести отгрузку, если товара нет на складе. Причины: поступление не введено, введено другой датой или на другой склад. Решение — найти и исправить приходный документ, а не отключать контроль остатков.
• Неверная ставка НДС. Ставка подтягивается из карточки номенклатуры. Проверяйте её в строках, особенно при смешанных поставках.
• Путаница номеров. Входящий номер поставщика не должен вводиться в поле собственного номера документа — иначе нарушится нумерация и поиск документов.
• Не тот тип цен. Если цены подставились нулевыми или не те, проверьте тип цен в соглашении с контрагентом или в документе.
• Дубли документов. Ввод накладной вручную, когда она уже создана на основании заказа, приводит к двойному списанию товара.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус документа

Норма

Документ проведён, в журнале нет значка ошибки

Тревожный признак

Документ сохранён, но не проведён, либо выдаёт сообщения об ошибках

Остатки по складу

Норма

Отчёт по остаткам изменился на количество из накладной

Тревожный признак

Остатки не изменились или ушли в минус

Печатная форма

Норма

ТОРГ-12 или УПД содержит верные реквизиты, суммы и подписанта

Тревожный признак

Пустые графы грузоотправителя, неверные суммы или ставка НДС

Взаиморасчёты

Норма

Задолженность контрагента увеличилась на сумму накладной

Тревожный признак

Долг не появился — возможно, не заполнен договор

Частые вопросы

Что делать, если накладная не проводится из-за нехватки товара?

Откройте отчёт по остаткам склада и найдите, есть ли товар в принципе. Если поступление введено позже датой, чем отгрузка, исправьте дату прихода на фактическую по первичке. Если товара нет совсем — введите недостающий приходный документ. Отключать контроль остатков в настройках следует только как временную меру и с пониманием последствий.

Как исправить уже проведённую накладную?

Откройте документ, внесите изменения и нажмите «Провести» повторно — движения перезапишутся. Если период закрыт для редактирования или по документу сдана отчётность, используйте документ «Корректировка реализации» или «Корректировка поступления» вместо прямого изменения.

Можно ли удалить накладную?

Да, через «Ещё → Пометить на удаление». Помеченный документ не влияет на учёт. Физическое удаление выполняется обработкой «Удаление помеченных объектов» и возможно только при отсутствии ссылок на документ. Удаляйте осторожно: восстановить документ без резервной копии нельзя.

Как выставить накладную в валюте?

В договоре с контрагентом укажите валюту расчётов. В накладной цены вводятся в валюте договора, а сумма в рублях пересчитывается по курсу на дату документа автоматически. Проверьте актуальность курсов валют в справочнике — при устаревших курсах рублёвая оценка будет неверной.

Чем УПД отличается от ТОРГ-12 и что печатать?

УПД совмещает товарную накладную и счёт-фактуру, поэтому достаточно одного документа вместо двух. ТОРГ-12 печатают, если контрагент работает по классической схеме или не принимает УПД. Обе формы формируются из одной накладной кнопкой «Печать», дублировать ввод не нужно.

Как создать накладную сразу на основании счёта покупателю?

Откройте проведённый счёт, нажмите «Создать на основании» и выберите «Реализация товаров и услуг». Программа перенесёт контрагента, договор и состав товаров с ценами. Проверьте склад и количество, затем проведите накладную.