Как создать заявку на закупку в 1С

Заявка на закупку — это внутренний документ, который фиксирует потребность подразделения в товарах, материалах или услугах до того, как будет оформлен заказ поставщику. В конфигурациях 1С:ERP «Управление предприятием», «Комплексная автоматизация» и «Управление торговлей» для этого используются документы «Заказ поставщику» со статусом согласования, «Заказ на внутреннее потребление» или специализированный документ «Заявка на закупку» в зависимости от настроек.

Корректно оформленная заявка позволяет отделу закупок видеть все потребности в одном месте, планировать расходы и не допускать дублирующих приобретений. Если заявки ведутся вне системы — в почте или мессенджерах, — теряется контроль над бюджетом и сроками поставки.

Ниже разобран практический порядок создания заявки: подготовка справочников, заполнение документа, согласование и проверка результата. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации 1С:ERP 2 и УТ 11; в других решениях названия разделов могут незначительно отличаться, но логика сохраняется.

Где в 1С находится заявка на закупку

В типовых конфигурациях потребность в закупке оформляется несколькими способами. В 1С:ERP есть отдельный документ «Заявка на закупку» (раздел «Бюджетирование и планирование» → «Заявки на закупку» либо раздел «Закупки» в зависимости от версии). В УТ 11 и КА 2 потребность чаще оформляют заказом поставщику в статусе «Не согласован» или документом «Заказ на внутреннее потребление».

Перед началом работы уточните у администратора, какой сценарий принят в вашей организации: отдельная заявка, заказ со статусом согласования или внутренний заказ. От этого зависит, в каком журнале искать документ и кто его утверждает.

Что подготовить перед созданием заявки

Документ не проведётся корректно, если в базе отсутствуют базовые справочники. Убедитесь, что заполнены: номенклатура с указанием единицы измерения и типа (товар, работа, услуга), подразделение-инициатор, склад получения и, если требуется, статья расходов или проект для бюджетного контроля.

Также проверьте остатки: возможно, нужный товар уже есть на складе или заказан ранее. Отчёт «Остатки и доступность товаров» покажет свободный остаток и товары в пути — это избавит от лишней закупки.

Создание заявки: пошаговый порядок

Откройте раздел «Закупки» (в 1С:ERP — «Бюджетирование и планирование») и выберите журнал «Заявки на закупку» или «Заказы поставщикам». Нажмите «Создать» — откроется форма нового документа.

Заполните шапку: организацию, подразделение-инициатора, склад поступления и желаемую дату поставки. Если заявка оформляется под конкретный проект или направление деятельности, укажите их — это обеспечит правильное распределение затрат.

Перейдите на вкладку товаров и добавьте позиции кнопкой «Добавить» или подбором. Для каждой строки укажите номенклатуру, количество и при необходимости цену плановой закупки. После заполнения нажмите «Провести» и отправьте документ на согласование, если такой маршрут настроен.

1. 1
   Откройте журнал «Заявки на закупку» или «Заказы поставщикам» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните шапку: организация, подразделение, склад, желаемая дата поставки
3. 3
   Добавьте товары с количеством и плановыми ценами
4. 4
   Проверьте итоговую сумму и аналитику затрат
5. 5
   Проведите документ и отправьте на согласование
6. 6
   Дождитесь утверждения и убедитесь, что на основании заявки создан заказ поставщику

Согласование и статусы документа

В большинстве внедрений заявка проходит маршрут утверждения: руководитель подразделения проверяет обоснованность, финансовый отдел — лимит бюджета, закупщик — возможность исполнения. Статус документа отображается в списке и в шапке формы.

Не пытайтесь обойти согласование ручной сменой статуса: в типовых конфигурациях переходы контролируются правами, а нарушение маршрута фиксируется в истории изменений документа. Если заявка «зависла», уточните у согласующего лица причину отклонения или задержки.

Проверка результата

После утверждения заявка должна трансформироваться в заказ поставщику или войти в план закупок. Откройте связанные документы через кнопку «Связанные документы» в форме заявки и убедитесь, что заказ создан с теми же позициями и количеством.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус заявки

Норма

«Согласована» или «К исполнению»

Тревожный признак

Долго висит «На согласовании» без движения

Связанные документы

Норма

Есть заказ поставщику с теми же позициями

Тревожный признак

Заказ отсутствует или отличается по составу

Остатки после поставки

Норма

Товар оприходован на указанный склад

Тревожный признак

Поступление оформлено на другой склад или не оформлено

Типичные ошибки и ограничения

Частая проблема — заведение дублей номенклатуры: один и тот же товар существует под разными наименованиями, и заявки дробятся. Перед добавлением позиции поищите товар по артикулу и части названия.

Ещё одна ошибка — указание неверного склада или подразделения, из-за чего потребность уходит «не туда», а отчёты по обеспечению искажаются. Исправлять проведённый документ нужно аккуратно: если на его основании уже создан заказ, сначала разберитесь со связанными документами.

Частые вопросы

Чем заявка на закупку отличается от заказа поставщику?

Заявка фиксирует внутреннюю потребность и проходит согласование, заказ поставщику — это уже обязательство перед контрагентом с конкретными ценами и условиями. Обычно заказ создаётся на основании утверждённой заявки.

Можно ли создать заявку на услуги, а не на товары?

Да. Добавьте в табличную часть номенклатуру с типом «Услуга» или «Работа». Для услуг склад не указывается, но важно заполнить статью расходов и подразделение-получатель.

Что делать, если заявку отклонили?

Откройте документ и посмотрите комментарий согласующего лица или историю согласования. Исправьте причину отказа — количество, обоснование, аналитику — и отправьте заявку повторно, а не создавайте дубликат.

Как оформить заявку, если нужного товара нет в справочнике?

Заведите новую карточку номенклатуры с корректным типом и единицей измерения или запросите это у ответственного за НСИ. Не подставляйте «похожую» позицию — это испортит аналитику закупок.

Можно ли создать заявку автоматически по остаткам?

Да, в 1С:ERP и УТ 11 есть механизм формирования заказов по потребностям: система рассчитывает дефицит относительно минимальных остатков и точек заказа и предлагает позиции к закупке. Методы обеспечения настраиваются в карточке номенклатуры или склада.