Как создать закупочную цену в 1С

Закупочная цена в 1С — это цена, по которой компания приобретает товар у поставщика. От корректного её заполнения зависят автоматическое заполнение документов поступления, расчёт себестоимости, анализ маржинальности и контроль изменений цен поставщиков. Если закупочные цены не ведутся, менеджерам приходится вручную вводить цены в каждый документ, что приводит к ошибкам и потере актуальности данных.

Механизм работы с закупочными ценами зависит от конфигурации. В «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» используется полноценная подсистема ценообразования с видами цен и документами их установки. В «1С:Бухгалтерии» цены номенклатуры хранятся проще — через регистр цен и установку цен в документах. Ниже разобраны основные сценарии для типовых конфигураций.

Что такое закупочная цена и где она хранится

В типовых конфигурациях 1С цены не записываются напрямую в карточку товара. Они хранятся в независимом регистре сведений «Цены номенклатуры», где каждая запись привязана к номенклатуре, виду цены и дате. Благодаря этому программа помнит историю изменения цен и может подставлять в документы цену, действовавшую на нужную дату.

Для закупок различают два подхода. Первый — собственный закупочный вид цены, единый для всех поставщиков: удобен, когда закупочная цена товара примерно одинакова независимо от контрагента. Второй — цены конкретных поставщиков (в УТ 11 и КА это «Цены номенклатуры поставщиков»), когда у каждого контрагента свой прайс и свои условия.

Создание вида закупочной цены

Прежде чем задавать значения, нужен сам вид цены. В «1С:Управление торговлей 11» откройте раздел «CRM и маркетинг» → «Настройки и справочники» → «Виды цен» (в некоторых релизах путь: «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Ценообразование»). Создайте новый элемент, например «Закупочная».

В карточке вида цены укажите валюту, признак «Цена включает НДС» и способ задания: «Задавать вручную» или «Рассчитывать по формуле» от другой цены. Для закупочной цены чаще выбирают ручной ввод, потому что она определяется поставщиком, а не внутренними правилами компании.

Если планируется хранить цены разных поставщиков, в УТ 11 дополнительно включите в настройках ценообразования опцию «Цены поставщиков» и используйте виды цен поставщиков в карточке соглашения с контрагентом. Тогда программа сможет сравнивать условия разных поставщиков по одной позиции.

Установка цен документом «Установка цен номенклатуры»

Основной способ зафиксировать закупочную цену — документ «Установка цен номенклатуры». Он находится в разделе «CRM и маркетинг» → «Ценообразование» → «Установка цен номенклатуры». Документ создаёт записи в регистре цен на дату своего проведения.

1. 1
   Создайте новый документ «Установка цен номенклатуры» и укажите дату, с которой действуют цены.
2. 2
   Добавьте в табличную часть товары вручную, через подбор или загрузку из файла Excel.
3. 3
   Отметьте галочкой вид цены «Закупочная», который будет устанавливаться документом.
4. 4
   Заполните колонку «Цена» для каждой позиции и проведите документ.
5. 5
   Проверьте результат: откройте карточку товара и убедитесь, что цена отображается на нужную дату.

Удобная возможность — кнопка «Заполнить» в табличной части. Через неё можно добавить товары по группе номенклатуры, по документу поступления или по отбору, а затем массово задать цены. Для больших прайсов используйте загрузку из внешнего файла: типовая обработка загрузки позволяет сопоставить колонки Excel с полями документа.

Помните: документ устанавливает цены только для отмеченных видов цен. Если в табличной части заполнена закупочная цена, но галочка у вида цены в шапке не стоит — при проведении запись в регистр не попадёт.

Автоматическая регистрация цен из поступления

Ручная установка цен каждый раз трудоёмка, поэтому в УТ 11 предусмотрена автоматическая регистрация закупочных цен при поступлении товара. В соглашении с поставщиком (или в виде цены поставщика) включите признак «Регистрировать цены поставщика автоматически». Тогда при проведении документа «Приобретение товаров и услуг» программа сама создаст записи о ценах.

Этот механизм гарантирует, что в базе всегда актуальная последняя цена закупки. При следующем создании заказа или поступления этому же поставщику цены подставятся автоматически. Минус подхода — если в поступлении ошибочно указана цена, она зафиксируется как актуальная и «перезапишет» корректную.

Закупочные цены в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии 8» механизм проще. Цены хранятся в регистре «Цены номенклатуры» и привязаны к типу цен, который задаётся в справочнике «Типы цен номенклатуры». Создайте тип цены «Закупочная» через раздел «Справочники» → «Типы цен номенклатуры».

Установить значение можно двумя способами. Первый — документ «Установка цен номенклатуры» (раздел «Склад» или «Покупки» в зависимости от релиза): добавьте товары, укажите тип цены и значения, проведите. Второй — прямо из карточки номенклатуры по ссылке «Цены», где можно внести цену вручную.

В документах поступления цена обычно вводится вручную или подставляется из последнего поступления, поэтому в бухгалтерской конфигурации закупочный тип цен чаще используют как справочную информацию и для последующего расчёта продажных цен наценкой.

Сравнение вариантов

Установка цен номенклатуры

Подходит для массовой загрузки прайсов и плановой смены цен. Требует отдельного документа при каждом изменении.

Авторегистрация из поступления

Подходит при частых закупках у постоянных поставщиков. Риск: ошибочная цена из документа сразу становится актуальной.

Ручной ввод в карточке (БП)

Подходит для небольшой номенклатуры без истории цен. Не масштабируется на большие прайсы.

Проверка результата и типичные ошибки

После установки цен убедитесь, что механизм работает. Откройте карточку номенклатуры — закупочная цена должна отображаться с корректной датой. Затем создайте тестовый документ поступления с поставщиком, для которого настроена цена: цена должна подставиться автоматически.

Контрольные точки

Как проверить результат

Цена в карточке товара

Норма

Отображается значение с нужной датой и видом цены

Тревожный признак

Поле пустое или показана устаревшая цена

Подстановка в документ поступления

Норма

Цена заполняется автоматически при выборе товара

Тревожный признак

Колонка цены пустая, требуется ручной ввод

Отчёт по ценам

Норма

В отчёте «Прайс-лист» или «Цены номенклатуры» позиция видна

Тревожный признак

Товар отсутствует или цена равна нулю

Ещё одна частая проблема — несовпадение валюты или признака НДС. Если вид цены создан в долларах, а поступление оформляется в рублях, программа пересчитает цену по курсу, что может дать неожиданное значение. Всегда сверяйте валюту вида цены с валютой документов закупки.

Частые вопросы

Можно ли загрузить закупочные цены из Excel?

Да. В УТ 11 в документе «Установка цен номенклатуры» есть загрузка из внешнего файла через типовую обработку: вы сопоставляете колонки таблицы с полями (номенклатура, характеристика, цена) и загружаете прайс целиком. В Бухгалтерии аналогичная загрузка доступна через обработку «Загрузка данных из табличного документа».

Почему цена не подставляется в документ поступления?

Проверьте три вещи: установлена ли цена на дату документа (а не позже), указан ли нужный вид цены в соглашении с поставщиком или в шапке документа, и совпадает ли валюта цены с валютой документа. Чаще всего причина — в первом пункте.

Как хранить разные цены от разных поставщиков на один товар?

В УТ 11 используйте механизм «Цены номенклатуры поставщиков»: для каждого поставщика создаётся свой вид цены, привязанный к соглашению. Тогда программа хранит условия каждого контрагента отдельно и позволяет сравнивать их в отчётах.

Можно ли изменить закупочную цену задним числом?

Технически — да, создав «Установку цен номенклатуры» прошлой датой. Но делать это стоит осторожно: документы, проведённые после этой даты, могли использовать старую цену, и их данные не пересчитаются автоматически. Перед изменением оцените, какие документы попадают в затрагиваемый период.

Чем закупочная цена отличается от себестоимости?

Закупочная цена — это цена приобретения по документу поставщика. Себестоимость рассчитывается программой с учётом партий, дополнительных расходов (доставка, таможня) и метода списания (FIFO, средняя). Они могут совпадать, но в общем случае это разные величины.