Как создать заказ в 1С: пошаговая инструкция

Документ «Заказ» в 1С фиксирует договорённость о поставке товаров или услуг: состав, количество, цены, сроки и условия оплаты. В типовых конфигурациях («Управление торговлей», «Комплексная автоматизация», «ERP») используются два основных вида: «Заказ покупателя» — когда клиент заказывает у вас, и «Заказ поставщику» — когда вы заказываете у контрагента. Логика заполнения у них схожа, отличается направление движения товара.

Заказ сам по себе не списывает товар со склада и не формирует задолженность — он резервирует потребность и служит основой для последующих документов: реализации, поступления, счёта на оплату. Правильно оформленный заказ позволяет контролировать отгрузку, видеть незакрытые обязательства и избегать ситуации, когда товар продан дважды.

Где находится документ заказа в разных конфигурациях

В «1С:Управление торговлей 11» и «ERP» заказ покупателя находится в разделе Продажи → Заказы покупателей, заказ поставщику — в разделе Закупки → Заказы поставщикам. В «Комплексной автоматизации» структура аналогична. Если разделов «Продажи» и «Закупки» нет в интерфейсе, проверьте, включена ли соответствующая функциональность: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов.

В старших версиях «Управление торговлей 10.3» документы расположены в меню «Документы» или на панели «Продажи»/«Закупки». В «1С:Бухгалтерии» полноценного заказа покупателя нет — там используется «Счёт на оплату покупателю», поэтому для торгового учёта заказов нужна торговая конфигурация.

Создание заказа покупателя: шаг за шагом

Откройте список «Заказы покупателей» и нажмите кнопку Создать. Номер и дата документа подставятся автоматически — дату при необходимости можно изменить, но она должна попадать в открытый период, иначе документ не проведётся.

Заполните поля шапки: контрагент (покупатель), договор, организация, склад и соглашение или тип цен. Если у контрагента настроено типовое соглашение, цены, условия оплаты и скидки подтянутся автоматически. После этого добавьте товары в табличную часть: кнопкой «Добавить», подбором через кнопку «Подбор» или вводом по штрихкоду.

Для каждой строки укажите количество и проверьте цену. При необходимости задайте дату отгрузки — по ней программа будет контролировать просроченные заказы. Заполните вкладку «Дополнительно»: ответственный менеджер, подразделение, способ доставки. Затем нажмите Провести или «Провести и закрыть».

1. 1
   Откройте Продажи → Заказы покупателей и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните контрагента, договор, организацию и склад
3. 3
   Добавьте товары в табличную часть, проверьте цены и количество
4. 4
   Укажите дату отгрузки и условия оплаты
5. 5
   Нажмите «Провести» и убедитесь, что статус заказа активен
6. 6
   При необходимости распечатайте заказ или создайте счёт на оплату

Создание заказа поставщику

Заказ поставщику создаётся в разделе Закупки → Заказы поставщикам кнопкой «Создать». Заполните поставщика, договор, склад поступления и добавьте номенклатуру с количеством и ценами закупки. Если ведётся учёт потребностей, заказ можно сформировать автоматически на основании заказов покупателей или по минимальным остаткам на складе — через обработку «Формирование заказов поставщику».

Полезная возможность — ввод заказа на основании другого документа. Откройте заказ покупателя и нажмите «Создать на основании → Заказ поставщику»: состав и количество перенесутся автоматически, останется выбрать поставщика и проверить цены закупки. Это исключает ошибки при ручном переносе позиций.

Резервирование товара и статусы заказа

Если в настройках включено резервирование, в строках заказа покупателя доступны варианты обеспечения: «Резервировать по дате», «Отгрузить», «К обеспечению». Резервирование «закрепляет» свободный остаток за конкретным заказом, чтобы другой менеджер не продал тот же товар. Проверить резерв можно через отчёт «Остатки и доступность товаров» или колонку «В резерве».

Статусы заказа (например, «К отгрузке», «Ожидается оплата», «Готов к закрытию») помогают отслеживать жизненный цикл документа. Закрывать заказ нужно после полной отгрузки и оплаты — либо автоматически по факту введённых реализаций, либо вручную кнопкой «Закрыть заказ» с указанием причины, если отгрузка состоится частично или отменена.

Печать заказа и создание счёта на оплату

Для печати заказа нажмите кнопку «Печать» в форме документа и выберите нужную форму: «Заказ покупателя», «Счёт на оплату» или спецификацию. Если типовой макет не подходит, печатные формы дорабатываются администратором или разработчиком через механизм внешних печатных форм — самостоятельно менять макеты в конфигураторе без опыта не стоит.

Счёт на оплату удобнее создавать не с нуля, а кнопкой «Создать на основании» из заказа — тогда состав, суммы и контрагент подставятся автоматически, а взаиморасчёты корректно свяжутся с заказом. После оплаты и отгрузки на основании заказа вводится документ «Реализация товаров и услуг», который закрывает обязательство.

Проверка результата и контроль исполнения

После проведения убедитесь, что заказ отображается в списке со статусом, отличным от черновика, и сумма документа совпадает с ожидаемой. Откройте отчёт «Анализ исполнения заказов» (или «Состояние исполнения заказа» через ссылку в форме документа) — там видно, сколько отгружено, оплачено и осталось к исполнению.

Для заказов поставщику контролируйте поступление через отчёт «Анализ заказов поставщикам»: он покажет просроченные поставки и расхождения между заказанным и полученным количеством. Регулярная сверка этих отчётов — основной способ не допустить «зависших» заказов и двойных закупок.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли создать заказ без договора с контрагентом?

В большинстве конфигураций договор обязателен для проведения, но программа может создать его автоматически при вводе нового контрагента, если это предусмотрено настройками. Если поле «Договор» пустое и не заполняется, создайте договор вручную в карточке контрагента на вкладке «Договоры».

Почему не проводится заказ и что проверить в первую очередь?

Чаще всего причины: дата документа в закрытом периоде, не заполнены обязательные поля (организация, склад, договор), нет прав на проведение или отключена функциональность заказов. Текст ошибки в нижней части окна обычно прямо указывает на проблемное поле — начните с него.

Чем заказ отличается от реализации?

Заказ фиксирует намерение и резервирует товар, но не изменяет остатки на складе и не создаёт задолженность. Реализация — факт отгрузки: она списывает товар и формирует долг покупателя. Реализацию корректно вводить на основании заказа, чтобы сохранить связь и контроль исполнения.

Можно ли изменить заказ после частичной отгрузки?

Технически можно, но делать это нужно аккуратно: уменьшение количества ниже уже отгруженного вызовет расхождения в отчётах об исполнении. Безопасный вариант — изменять только неотгруженный остаток, а при отмене остатка использовать штатное закрытие заказа с указанием причины.

Как создать заказ на основании счёта или коммерческого предложения?

Откройте исходный документ (счёт на оплату, коммерческое предложение, сделку) и нажмите кнопку «Создать на основании», затем выберите «Заказ покупателя». Состав, цены и контрагент перенесутся автоматически — останется проверить склад, дату отгрузки и провести документ.

Что делать, если нужного товара нет в справочнике номенклатуры?

Создайте новую карточку номенклатуры прямо из формы подбора: укажите наименование, вид номенклатуры, единицу измерения и ставку НДС. Если у вас нет прав на создание номенклатуры, передайте данные сотруднику, ответственному за ведение справочников, — самостоятельно обходить ограничение прав не следует.