Как создать заказ в 1С Управление торговлей 11

Заказ клиента в «1С: Управление торговлей 11» — базовый документ продаж, с которого начинается цепочка: согласование условий, резервирование товара, отгрузка, оплата и закрытие сделки. Документ находится в разделе «Продажи» и доступен пользователям с ролями менеджера по продажам или полными правами.

Перед созданием заказа убедитесь, что заполнены основные справочники: контрагенты, номенклатура с ценами, склады и соглашения с клиентами. Если соглашение настроено, программа автоматически подставит валюту, условия оплаты и цены — это сокращает ручной ввод и снижает количество ошибок.

Ниже разобран полный цикл работы с заказом: от создания документа до контроля исполнения, включая типовые ошибки и способы их проверки.

Где находится документ и как его создать

Откройте раздел «Продажи» и выберите пункт «Заказы клиентов». Если заказы не используются в вашей базе, их нужно включить: «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» → установите флаг «Заказы клиентов». Там же можно включить расширенные возможности — заказы со склада и под обеспечение.

Нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового документа с автоматически присвоенным номером и текущей датой. Номер и дату менять обычно не требуется: программа ведёт нумерацию сама, а ручное изменение может нарушить хронологию.

Если заказ создаётся на основании другого документа — например, коммерческого предложения или сделки, — воспользуйтесь кнопкой «Создать на основании» в исходном документе. Тогда состав товаров и условия подставятся автоматически, а в учёте сохранится связь между документами.

1. 1
   Раздел «Продажи» → «Заказы клиентов» → кнопка «Создать»
2. 2
   Заполните клиента, соглашение и организацию
3. 3
   Добавьте товары в табличную часть с количеством и ценами
4. 4
   Укажите склад, дату отгрузки и способ обеспечения
5. 5
   Установите статус и проведите документ
6. 6
   Проверьте резерв и оформите реализацию по заказу

Заполнение шапки документа

В поле «Клиент» выберите контрагента из справочника. После выбора программа подставит соглашение, если оно одно, либо предложит список доступных. Соглашение определяет валюту, вид цен, условия оплаты и скидки, поэтому проверяйте его до заполнения товаров — смена соглашения после ввода позиций может пересчитать цены.

Поле «Организация» заполняется, если в базе ведётся учёт по нескольким юридическим лицам. От организации зависят печатные формы, нумерация и последующие документы оплаты. Поле «Менеджер» подставляется из настроек текущего пользователя и используется в отчётах по продажам.

Укажите дату отгрузки — плановую дату передачи товара клиенту. Она влияет на резервирование и попадает в печатную форму. Если отгрузка по позициям разная, дату можно задавать построчно в табличной части при включённой соответствующей настройке.

Заполнение табличной части товарами

Добавляйте позиции кнопкой «Добавить», через подбор (кнопка «Подобрать товары») или вставкой из буфера обмена. Подбор удобен при большом ассортименте: он показывает остатки, цены и позволяет фильтровать по группам номенклатуры.

Для каждой строки проверьте количество, цену и ставку НДС. Цена подставляется из вида цен соглашения, но её можно скорректировать вручную, если это разрешено правами. Скидки рассчитываются автоматически по настроенным правилам либо задаются вручную через команду «Цены и скидки».

В колонке обеспечения (может называться «Действие» или скрываться за кнопкой «Обеспечение») укажите способ: «Отгрузить» — для немедленной отгрузки со склада, «Резервировать» — для бронирования остатка, «К обеспечению» — если товар нужно заказать у поставщика. Правильный выбор определяет, как программа будет контролировать остатки.

Статусы заказа и жизненный цикл

Статус управляет поведением документа. «К согласованию» — черновик: товар не резервируется, отгрузка невозможна. «В работе» — заказ принят, по нему можно резервировать и оформлять реализацию. «К отгрузке» — финальная стадия перед передачей товара. Закрытие заказа выполняется отдельной командой после полной отгрузки и оплаты.

Переводите статусы последовательно по мере реального продвижения сделки. Пропуск этапов допустим, но тогда теряется контроль: например, заказ в статусе «К согласованию» не попадёт в рабочие места кладовщика и не будет учитываться при планировании отгрузки.

Если сделка сорвалась, не удаляйте проведённый заказ — отмените его командой «Отмена» или закройте с причиной. Так в истории клиента останется корректная картина, а резервы освободятся автоматически.

Резервирование и контроль остатков

Резервирование фиксирует свободный остаток за конкретным заказом, чтобы менеджер не продал один и тот же товар дважды. Резерв ставится либо автоматически при проведении (если в строках указано действие «Резервировать»), либо вручную через рабочее место «Обеспечение потребностей».

Проверить состояние резерва можно по кнопке «Отчеты» → «Состояние обеспечения» прямо из формы заказа. Там видно, какие позиции зарезервированы, какие ожидают поставки, а какие не обеспечены. Это основной инструмент контроля перед отгрузкой.

При частичной отгрузке резерв по отгруженным строкам снимается автоматически документом реализации. Если реализацию оформили не на основании заказа, а отдельным документом, связь может не установиться — тогда резерв останется «висеть» и исказит свободный остаток.

Проведение, печать и документы на основании

Нажмите «Провести» (или «Провести и закрыть»). При ошибках программа выдаст сообщение: чаще всего это незаполненное обязательное поле, отрицательный остаток при контроле или недоступность даты из-за запрета редактирования. Текст сообщения указывает конкретную строку или поле.

Печатные формы доступны по кнопке «Печать»: заказ клиента, счёт на оплату, при необходимости — спецификация. Счёт на оплату формируется с реквизитами организации и может быть отправлен клиенту сразу из программы, если настроена почта.

По кнопке «Создать на основании» из заказа оформляются реализация товаров и услуг, счёт-фактура, приходный кассовый ордер или безналичная оплата. Вся цепочка документов видна по кнопке «Связанные документы» — используйте её для контроля полноты исполнения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ проведён

Норма

Статус «Проведен», нет красных сообщений об ошибках

Тревожный признак

Документ в списке без зелёной отметки, при проведении — сообщения об ошибках

Резерв по позициям

Норма

В отчёте «Состояние обеспечения» строки зарезервированы или отгружены

Тревожный признак

Позиции «не обеспечены» при наличии товара на складе

Связанные документы

Норма

Реализация и оплата видны в структуре подчинённости заказа

Тревожный признак

Реализация существует, но в цепочку заказа не входит

Ограничения и когда нужна помощь специалиста

Самостоятельная работа с заказами безопасна, пока вы действуете в рамках своей роли и не меняете настройки обеспечения, видов цен и правил скидок. Изменение этих настроек влияет на все документы компании, а не только на ваш заказ.

К специалисту по 1С стоит обращаться, если требуется доработать печатные формы, настроить автоматическое резервирование, обмен с сайтом или исправить накопившиеся «зависшие» резервы массово. Перед любыми экспериментами в рабочей базе делайте резервную копию или проверяйте действия на копии базы.

Часто задаваемые вопросы

Почему кнопка «Заказы клиентов» не отображается в разделе «Продажи»?

Функциональность отключена. Перейдите в «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» и включите опцию «Заказы клиентов». Если пункта нет и там, проверьте права пользователя — возможно, доступ ограничен ролью.

Можно ли создать заказ без соглашения с клиентом?

Да, если в настройках разрешены заказы без соглашений. Тогда валюту, цены и условия оплаты придётся указывать вручную в каждом документе. Для постоянных клиентов удобнее завести соглашение один раз — условия будут подставляться автоматически.

Как изменить заказ, по которому уже оформлена реализация?

Отмените или скорректируйте сначала реализацию, затем измените заказ. Прямая правка заказа с отгруженными строками либо заблокирована, либо приведёт к расхождению количества между документами. После правок проверьте состояние обеспечения и остаток к отгрузке.

Чем заказ клиента отличается от счёта на оплату?

Заказ — учётный документ: он резервирует товар, управляет статусами сделки и является основанием для реализации. Счёт на оплату — только печатная форма для выставления клиенту, он не двигает остатки и не резервирует товар. В УТ 11 счёт обычно печатается из заказа.

Почему товар не резервируется при проведении заказа?

Проверьте три вещи: статус заказа (в «К согласованию» резерв не ставится), действие в строке табличной части (должно быть «Резервировать» или «Отгрузить») и наличие свободного остатка на указанном складе. Если остатка нет, позиция уйдёт в состояние «к обеспечению».

Как массово закрыть старые неисполненные заказы?

Используйте обработку закрытия заказов, доступную в списке документов или через рабочее место обеспечения. Она отменяет выбранные заказы и освобождает резервы. Перед массовой операцией отфильтруйте документы и убедитесь, что среди них нет частично оплаченных сделок.