Торговля и Склад · 11 мин
Как создать заказ поставщику в 1С Управление торговлей
Пошаговая инструкция по созданию заказа поставщику в 1С Управление торговлей 11: заполнение, статусы, контроль оплаты и поступления, типичные ошибки.
Документ «Заказ поставщику» в 1С: Управление торговлей 11 — это основной инструмент планирования закупок. Он фиксирует договорённости с контрагентом: что заказываем, в каком количестве, по какой цене и к какому сроку. На основании заказа оформляются поступления товаров и оплаты, а система автоматически контролирует исполнение.
Работа через заказы даёт три практических результата: менеджер видит, какие поставки ожидаются и когда; склад получает документ-основание для приёмки; руководитель контролирует долги перед поставщиками и расчёты по конкретным сделкам. Без заказов эти задачи приходится решать вручную или в сторонних таблицах.
Ниже разобран полный цикл: подготовка справочников, создание документа, выбор статуса и схемы расчётов, контроль исполнения и типичные ошибки. Инструкция ориентирована на конфигурацию «Управление торговлей 11», но логика применима и к «Комплексной автоматизации 2» и ERP, где используется тот же документ.
Подготовка: что должно быть заполнено до создания заказа
Документ не проведётся корректно, если в базе отсутствуют базовые данные. Проверьте наличие карточки контрагента с ролью «Поставщик» и партнёра, к которому привязано соглашение об условиях закупок. Без партнёра заказ технически создать можно, но подстановка цен, условий оплаты и валюты работать не будет.
Убедитесь, что номенклатура заведена в справочнике с правильными единицами измерения и ставками НДС. Если планируете использовать цены поставщика, заполните их документом «Регистрация цен поставщика» или в соглашении — тогда цены подтянутся в заказ автоматически.
Также проверьте, что создан склад (или несколько складов, если поставка идёт на разные точки) и в настройках раздела «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Закупки» включён признак использования заказов поставщиков. Если заказы отключены в настройках, журнал документов будет недоступен.
Создание заказа поставщику пошагово
Откройте раздел «Закупки» → «Заказы поставщикам» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите поставщика (партнёра и контрагента), организацию от своей стороны, соглашение и склад поступления. Если соглашение одно — оно подставится автоматически после выбора поставщика.
Перейдите на вкладку «Товары» и добавьте позиции кнопкой «Добавить» или через подбор. Для каждой строки укажите количество, цену и при необходимости желаемую дату поступления. Дата поступления в шапке документа используется планированием и отчётами по обеспечению потребностей.
- 1Откройте «Закупки» → «Заказы поставщикам», нажмите «Создать»
- 2Заполните поставщика, организацию, соглашение и склад
- 3Добавьте товары на вкладке «Товары», укажите количество и цены
- 4Проверьте суммы, НДС и дату поступления
- 5Установите статус и схему расчётов на вкладке «Дополнительно» или в шапке
- 6Проведите документ и при необходимости распечатайте бланк заказа
Перед проведением сверьте итоговую сумму и НДС с условиями поставщика. Кнопка «Провести» сохраняет документ и делает его основанием для поступлений и оплат. Печатная форма заказа доступна через кнопку «Печать» — её можно отправить поставщику как подтверждение заявки.
Статусы заказа и схемы расчётов
Статус определяет, на каком этапе находится заказ и какие операции по нему доступны. Типовой набор: «Не согласован», «Согласован», «Подтверждён», «К поступлению», «Закрыт». Состав статусов зависит от настроек соглашения — часть этапов можно отключить, если в компании нет процедуры согласования.
Практическое правило: поступление товаров оформляется по заказу в статусе «К поступлению» (или «Согласован», если промежуточные статусы отключены). Закрытие заказа — финальное действие: после него оформить поступление по заказу нельзя, поэтому закрывайте документ только когда все поставки и расчёты завершены.
На вкладке с расчётами укажите порядок оплаты: предоплата, постоплата или поэтапно с конкретными процентами и датами. Эти данные попадают в график оплат и используются в отчётах по дебиторско-кредиторской задолженности и платёжном календаре.
Сравнение вариантов
Подходит для разовых закупок. Ограничение: цены и условия оплаты заполняются вручную, контроль условий не работает.
Основной рабочий вариант: автоподстановка цен, валюты, условий оплаты, контроль отклонений. Требует предварительной настройки.
Формируется автоматически из заказов клиентов и минимальных остатков. Подходит при настроенном механизме обеспечения потребностей.
Контроль исполнения: поступление и оплата по заказу
Приход товара оформляется документом «Поступление товаров и услуг», созданным на основании заказа: откройте заказ и нажмите «Создать на основании» → «Поступление товаров и услуг». Система перенесёт товары, цены и количество, а менеджеру останется скорректировать фактические данные по поставке.
Если поставщик привёз товар частями, создавайте несколько поступлений по одному заказу — программа учтёт уже полученное количество и покажет остаток к поставке. Аналогично работают оплаты: «Списание безналичных денежных средств» или расходный кассовый ордер создаются на основании заказа и закрывают задолженность по нему.
Для контроля используйте отчёты в разделе «Закупки» → «Отчёты по закупкам»: «Состояние выполнения заказов поставщикам» показывает, что заказано, оплачено и получено по каждому документу; «Расчёты с партнёрами» — задолженность в разрезе сделок. Это основные инструменты ежедневного контроля менеджера по закупкам.
Как проверить результат
Документ проведён, статус установлен, сумма и НДС совпадают с условиями поставщика
Ошибки проведения, пустое соглашение или склад, расхождение сумм
В отчёте «Состояние выполнения заказов» колонка «Поступило» растёт, остаток к поставке уменьшается
Поступление создано без основания — связь с заказом отсутствует, контроль не работает
Все строки получены и оплачены, заказ в статусе «Закрыт» без остатков
Заказ закрыт с незакрытыми строками — расхождения в расчётах и обеспечении
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — оформление поступления не на основании заказа, а «с нуля». В этом случае связь между документами теряется: отчёты по исполнению показывают незакрытые заказы, а остатки к поставке зависают. Всегда создавайте поступление кнопкой «Создать на основании» из заказа или вводите поступление с распределением по заказам.
Вторая ошибка — преждевременное закрытие заказа с частично исполненными строками. Если поставщик недопоставил товар, а заказ закрыт, потребность из обеспечения снимается, и менеджер может пропустить дефицит. Перед закрытием проверяйте отчёт по состоянию заказа.
Третья группа ошибок связана с ценами: ручное изменение цен при включённом контроле условий приводит к отказу проведения, а при отключённом — к неконтролируемым отклонениям от договорённостей. Решение: согласуйте новые цены с поставщиком и зафиксируйте их регистрацией цен, а не правьте вручную в каждом документе.
Массовое создание заказов и обеспечение потребностей
Когда заказов много, вручную их формировать нерационально. В УТ 11 есть механизм обеспечения потребностей: раздел «Закупки» → «Сервис» → «Формирование заказов по потребностям» (или рабочее место «Обеспечение потребностей» в зависимости от настроек). Система рассчитывает потребность из заказов клиентов, внутренних заказов и минимальных остатков, а затем предлагает сформировать заказы поставщикам.
Для корректной работы механизма настройте способы обеспечения в карточках номенклатуры: поставщик по умолчанию, срок исполнения, граница обеспечения. Без этих настроек программа не сможет сгруппировать потребности по поставщикам и предложить готовые заказы.
Альтернатива — ввод заказа на основании заказа клиента: откройте заказ покупателя, «Создать на основании» → «Заказ поставщику». Товары перенесутся автоматически, что удобно при работе под конкретную сделку, когда складского запаса нет.
Как выбрать действие
Права доступа и ограничения
Для создания и проведения заказов пользователю нужна роль с правами на документы закупок — типовой профиль «Менеджер по закупкам» или «Супервайзер торгового отдела». Бухгалтеру для контроля расчётов обычно достаточно прав на просмотр заказов и доступ к отчётам по расчётам.
Если пользователь видит журнал заказов, но не может провести документ, причина почти всегда в правах или в контроле условий соглашения, а не в неисправности программы. Проверку начинайте с сообщения об ошибке при проведении — в УТ 11 оно содержит конкретную причину отказа.
Частые вопросы
Можно ли оформить поступление без заказа поставщику?
Да, документ «Поступление товаров и услуг» работает и без заказа — это допустимо для разовых закупок. Но вы потеряете контроль исполнения, планирование оплат и связь сделки, поэтому для регулярных поставок заказ лучше оформлять всегда.
Почему не проводится заказ с ошибкой про условия закупок?
В соглашении включён контроль: цены, валюта или условия оплаты в документе не совпадают с согласованными. Либо приведите данные заказа к условиям соглашения, либо зафиксируйте новые условия в самом соглашении и регистрации цен.
Как изменить заказ после частичного поступления?
Откройте заказ и отредактируйте неисполненные строки: количество, цены, даты. Строки, по которым уже оформлено поступление, изменить нельзя — для них используются корректировки поступления или возвраты поставщику.
Чем отличается статус «Закрыт» от «Отменён»?
«Закрыт» означает завершение работы по заказу независимо от полноты исполнения. Отмена строк — это отказ от конкретных позиций внутри заказа с указанием причины; отменённые строки исключаются из обеспечения потребностей и контроля.
Как посмотреть долг по конкретному заказу?
Откройте отчёт «Состояние выполнения заказов поставщикам» из карточки заказа (кнопка «Отчёты») или из раздела отчётов по закупкам. Он показывает сумму заказа, оплачено, поступило и текущую задолженность по документу.
Можно ли отправить заказ поставщику прямо из 1С?
Да, если в программе настроена учётная запись электронной почты: в форме заказа доступна команда отправки печатной формы по email. Также возможен обмен через ЭДО, если с поставщиком настроен электронный документооборот.
Что важно запомнить
Заказ поставщику создаётся в разделе «Закупки» → «Заказы поставщикам»: заполните поставщика, соглашение, склад и товары, установите статус и проведите. Поступления и оплаты оформляйте только на основании заказа, исполнение контролируйте отчётом «Состояние выполнения заказов», а закрывайте документ только после полной поставки и расчётов.