Как создать заказ покупателя в 1С:УНФ

Заказ покупателя в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) — это документ, который фиксирует намерение клиента приобрести товары или услуги: состав, количество, цены, сроки и условия оплаты. На его основании программа резервирует товар на складе, планирует оплату, формирует счёт на оплату и отгрузку. Документ находится в разделе Продажи → Заказы покупателей.

Правильно оформленный заказ связывает воедино весь цикл продажи: от первичной договорённости с клиентом до закрывающих документов. Если заказ создан с ошибками — неверным договором, типом цен или складом — проблемы проявятся позже: при резервировании, отгрузке и формировании отчётов по взаиморасчётам. Поэтому важно заполнять документ последовательно и проверять результат на каждом шаге.

Ниже разобран полный порядок создания заказа покупателя в УНФ: подготовка справочников, заполнение шапки и табличной части, резервирование, проведение, а также типовые ошибки и способы их проверки. Инструкция актуальна для типовой конфигурации; названия кнопок могут незначительно отличаться в зависимости от версии программы.

Что подготовить перед созданием заказа

Заказ покупателя опирается на справочники, и если они не заполнены, документ либо не проведётся, либо проведётся с неправильными данными. Прежде чем создавать заказ, убедитесь, что в базе есть:

• Контрагент (покупатель) — карточка клиента в разделе «Компания → Контрагенты» с заполненными реквизитами;
• Договор с покупателем — создаётся в карточке контрагента; от договора зависят расчёты, валюта и условия оплаты;
• Номенклатура — карточки товаров и услуг с верным типом (запас, услуга, работа) и единицами измерения;
• Склад — структурная единица, с которой будет отгружаться товар;
• Виды цен — например, «Оптовая» или «Розничная»; от выбранного вида цен подставляются цены в заказ.

Также проверьте настройки учёта: включено ли резервирование запасов, используются ли заказы покупателей в принципе (раздел «Настройки → Продажи»), какой порядок расчётов с контрагентами — по договорам, по заказам или по счетам. Если в учётной политике расчёты ведутся по заказам, каждый заказ становится обязательным звеном цепочки, и пропустить его не получится.

Создание документа и заполнение шапки

Откройте раздел Продажи → Заказы покупателей и нажмите кнопку Создать. Откроется форма нового документа. Начните с шапки — верхних реквизитов, от которых зависит весь документ:

• Покупатель — выберите контрагента из справочника. После выбора программа подставит основной договор и условия по умолчанию;
• Договор — проверьте, что подставился нужный договор, особенно если с клиентом их несколько;
• Организация — если в базе ведётся учёт по нескольким юрлицам, выберите ту, от имени которой идёт продажа;
• Склад — склад отгрузки; от него зависит, с каких остатков будет резервироваться и списываться товар;
• Вид цен — определяет, какие цены подставятся в табличную часть;
• Дата отгрузки / дата оплаты — плановые сроки, используются для планирования и отчётов по просрочке.

Порядок заполнения имеет значение: сначала покупатель и договор, потом склад и вид цен. Если поменять вид цен после добавления товаров, программа предложит перезаполнить цены — соглашайтесь только если это действительно нужно, иначе вручную скорректированные цены будут заменены.

1. 1
   Откройте «Продажи → Заказы покупателей» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите покупателя и проверьте подставившийся договор
3. 3
   Укажите организацию, склад и вид цен
4. 4
   Заполните табличную часть товарами или услугами
5. 5
   Проверьте цены, скидки и итоговую сумму
6. 6
   Укажите резерв, если товар нужно зафиксировать за клиентом
7. 7
   Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии ошибок

Заполнение табличной части: товары, цены, скидки

Табличная часть заполняется кнопкой Добавить либо через Подбор — удобный режим, когда товаров много: открывается список номенклатуры с остатками и ценами, нужные позиции двойным щелчком переносятся в заказ. Для каждой строки укажите номенклатуру, количество, цену и при необходимости ставку НДС.

Цены подставляются из выбранного вида цен, но их можно изменить вручную — программа зафиксирует ручную корректировку. Если применяются скидки, проверьте настройку автоматических скидок в разделе «Продажи → Скидки и наценки» либо укажите процент скидки в строке. Итоговая сумма документа пересчитывается автоматически и отображается внизу формы.

Если в заказе есть услуги, убедитесь, что у номенклатуры выбран тип «Услуга»: услуги не резервируются на складе и не требуют отгрузки расходной накладной в том же виде, что товары — для них оформляется акт. Смешанный заказ (товары + услуги) в УНФ допустим, но при отгрузке программа разделит движения корректно только при правильно заполненных типах номенклатуры.

Если клиент регулярно покупает один и тот же набор товаров, не собирайте заказ с нуля — откройте предыдущий заказ этого покупателя и нажмите «Скопировать». Затем обновите дату, проверьте цены и остатки. Это быстрее и снижает риск ошибки в составе.

Резервирование товара под заказ

Резервирование фиксирует свободный остаток склада за конкретным заказом: зарезервированный товар нельзя продать другому клиенту, хотя физически он ещё на складе. В строке табличной части или через кнопку резервирования укажите, какое количество нужно зарезервировать. Программа покажет, хватает ли свободного остатка.

Если остатка не хватает, возможны варианты: зарезервировать частично, оформить заказ поставщику под потребность (в УНФ есть механизм обеспечения потребностей) или изменить склад отгрузки, если товар есть на другом складе. Решение зависит от договорённостей с клиентом и сроков поставки.

Контрольные точки

Как проверить резерв

Колонка «Резерв» в табличной части

Норма

Заполнена нужным количеством, сумма резервов не превышает количество в строке

Тревожный признак

Резерв пустой при договорённости о бронировании или превышает количество в строке

Отчёт «Остатки запасов» после проведения

Норма

Свободный остаток уменьшился на величину резерва

Тревожный признак

Остаток не изменился — резерв не зафиксирован

Повторная продажа того же товара

Норма

Программа предупреждает о недостатке свободного остатка

Тревожный признак

Товар спокойно продаётся другому клиенту — резерв не работает

Проведение документа и проверка результата

После заполнения всех реквизитов нажмите Провести (или «Провести и закрыть»). Если программа выдала сообщение об ошибке — прочитайте его полностью: типовые причины — незаполненный договор, отсутствие цены, недостаток остатка при строгом контроле резерва, незаполненная ставка НДС. Записать документ без проведения можно, но непроведённый заказ не влияет на резервы и расчёты.

Проверьте результат тремя способами. Во-первых, откройте движения документа (кнопка «Ещё → Движения документа» или соответствующая команда формы) — там должны быть записи по регистрам заказов покупателей, а при резервировании — по запасам. Во-вторых, сформируйте отчёт «Заказы покупателей» или «Анализ заказов» в разделе «Продажи → Отчёты» и найдите свой документ. В-третьих, проверьте печатную форму: через кнопку Печать доступны формы заказа и счёта на оплату.

Что делать с заказом дальше: оплата и отгрузка

Заказ покупателя — начало цепочки. На его основании в УНФ создаются последующие документы через кнопку Создать на основании в форме заказа:

• Счёт на оплату — выставляется клиенту, сумма и состав переносятся из заказа автоматически;
• Поступление оплаты — приходный кассовый ордер или поступление на расчётный счёт, которое закрывает задолженность по заказу или счёту;
• Расходная накладная — оформляет отгрузку товара; при вводе на основании заказа списывает резерв и закрывает заказ;
• Акт выполненных работ — для услуг и работ.

Ввод на основании — рекомендуемый способ: он сохраняет связь документов, и в отчётах по заказам видно, что оплачено, что отгружено, а что зависло. Если отгрузку оформить отдельным документом без связи с заказом, заказ останется «не закрытым» и будет числиться в отчётах как неисполненный, а резерв продолжит висеть на складе.

Состояние заказа (новый, в работе, выполнен, отменён) меняется вручную или автоматически в зависимости от настроек. Следите за статусами: отменённые заказы освобождают резерв, а зависшие «в работе» искажают планирование закупок.

Способы оформить продажу

Заказ → счёт → оплата → накладная

Полный цикл: подходит при работе с предоплатой, резервированием и отсрочкой. Даёт максимум контроля, но больше документов.

Заказ → расходная накладная

Когда счёт не нужен, а заказ используется для резерва и планирования отгрузки.

Сразу расходная накладная без заказа

Для розницы и моментальных продаж, когда резерв и планирование не нужны. Не подходит, если расчёты ведутся по заказам.

Типичные ошибки и как их избежать

Большинство проблем с заказами покупателей в УНФ возникает из-за невнимательности при заполнении шапки или нарушения порядка документов. Разберите типовые случаи, чтобы не повторять их в своей базе.

Отдельная группа ошибок — работа с резервами. Если резерв включён, но складские остатки в программе не соответствуют фактическим (например, давно не проводилась инвентаризация), заказы будут резервировать «бумажный» товар, а при отгрузке возникнет нехватка. Регулярно сверяйте остатки отчётом «Остатки запасов» и проводите инвентаризации.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Клиент просит зафиксировать товар до оплатыСоздайте заказ, укажите резерв в табличной части и проведите документ

Товара нет в наличии, но клиент готов ждатьОформите заказ без резерва и сформируйте заказ поставщику на основании потребности

Продажа разовая, оплата и отгрузка сразуОформите расходную накладную напрямую, заказ не обязателен

В учётной политике расчёты по заказамЗаказ обязателен — без него оплата и отгрузка не свяжутся корректно

Частые вопросы

Можно ли изменить проведённый заказ покупателя?

Да. Откройте документ, внесите изменения и нажмите «Провести» повторно. Учтите: если на основании заказа уже созданы накладная или оплата, изменение состава или сумм приведёт к расхождению с ними — корректируйте всю цепочку. Если период закрыт, меняйте документ только при понимании последствий для регламентной отчётности.

Почему в заказ не подставляются цены?

Проверьте три момента: выбран ли вид цен в шапке документа; установлены ли цены для этой номенклатуры по данному виду цен (документ «Установка цен номенклатуры»); актуальна ли дата установки цен относительно даты заказа. Чаще всего причина — отсутствие записи о цене для конкретной позиции.

Как отменить заказ и освободить резерв?

Откройте заказ и переведите его состояние в «Отменён» (или пометьте документ на удаление, если по нему нет связанных документов). При отмене резерв освобождается, и товар снова становится доступен для продажи. Проверить результат можно отчётом по остаткам запасов.

Чем заказ покупателя отличается от счёта на оплату?

Заказ фиксирует потребность клиента и влияет на резервы и планирование; счёт — это предложение оплатить конкретную сумму, он нужен для оплаты и учёта предоплаты. В УНФ счёт обычно создаётся на основании заказа, но может существовать и самостоятельно.

Заказ не проводится с ошибкой о нехватке остатка. Что делать?

Откройте отчёт «Остатки запасов» по нужному складу и сверьте свободный остаток с учётом резервов других заказов. Если остаток есть, но занят резервом, решите, какой заказ важнее. Если остатка нет физически — оформите закупку. Не отключайте контроль остатков ради одного документа: это приведёт к отрицательным остаткам.

Можно ли создать заказ на основании другого документа?

Да. В УНФ заказ покупателя можно создать на основании коммерческого предложения, лида или события (звонка, письма), если ведётся CRM-учёт. Также доступно копирование существующего заказа. Ввод на основании сохраняет связь документов и ускоряет заполнение.