Как создать заказ клиента в 1С Управление торговлей

Заказ клиента в 1С: Управление торговлей 11 — это документ, который фиксирует потребность покупателя: какие товары, в каком количестве, по какой цене и в какие сроки он хочет получить. На основании заказа дальше оформляются реализация товаров и услуг, счета на оплату, а также ведётся контроль оплаты и отгрузки. Корректно созданный заказ — основа прозрачного взаиморасчёта с клиентом и точного складского учёта.

Документ находится в разделе «Продажи» → «Заказы клиентов». Перед созданием заказа важно убедиться, что в базе заведены контрагент, соглашение с клиентом (или включён упрощённый режим работы), номенклатура с ценами и настроены статусы заказов. Если эти данные отсутствуют, программа либо не даст провести документ, либо заказ будет оформлен с ошибками, которые всплывут на этапе отгрузки.

Ниже разобран полный цикл работы: от подготовительных настроек до проверки результата и типичных ошибок, которые допускают менеджеры при оформлении заказов.

Что подготовить перед созданием заказа

Заказ клиента опирается на справочники и настройки, которые должны существовать в базе до начала работы. Проверьте наличие карточки контрагента в разделе «CRM и маркетинг» → «Клиенты» или «Продажи» → «Клиенты» (в зависимости от настроек интерфейса). Если клиента нет — создайте его, указав наименование, ИНН и контактные данные.

Второй обязательный элемент — соглашение с клиентом. В УТ 11 именно соглашение определяет условия продажи: вид цен, валюту, порядок оплаты, склад по умолчанию. Если в программе не используется режим соглашений, администратор может включить упрощённую схему «без соглашений» — тогда условия задаются прямо в заказе. Уточните у администратора, какой режим принят в вашей базе.

Также проверьте, что номенклатура заведена с актуальными ценами, а на складах отражены реальные остатки. Если остатки не актуальны, заказ создать получится, но резервирование и отгрузка пойдут с ошибками.

Создание документа и заполнение шапки

Откройте раздел «Продажи» → «Заказы клиентов» и нажмите кнопку «Создать». Если для клиента настроены разные варианты обеспечения, программа может предложить выбрать тип документа — например, «Заказ со склада» или «Заказ под обеспечение». В стандартной схеме выбирайте обычный заказ клиента.

В шапке документа последовательно заполните поля. Сначала укажите клиента — после выбора программа автоматически подставит соглашение, контрагента и организацию, если они определены по умолчанию. Если соглашений у клиента несколько, выберите нужное вручную: от него зависят цены и условия оплаты.

Далее проверьте склад отгрузки, валюту документа, дату отгрузки и поле «Не отгружать частями», если клиент требует единой поставки. Поле «Приоритет» и «Менеджер» заполняются по умолчанию, но при работе в команде менеджера стоит указать явно — от этого зависят отборы в списках и отчётах.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Заказы клиентов» → «Создать»
2. 2
   Выберите клиента и проверьте автоматически подставленное соглашение
3. 3
   Укажите склад, дату отгрузки и условия оплаты
4. 4
   Заполните табличную часть товарами и проверьте цены
5. 5
   Установите статус «К отгрузке» или нужный по регламенту
6. 6
   Нажмите «Провести» и проверьте резервирование и состояние заказа

Заполнение табличной части товарами

Товары добавляются на вкладке «Товары» кнопкой «Добавить», через подбор (кнопка «Подобрать товары») или сканированием штрихкода. Подбор удобнее при большом ассортименте: в нём видны остатки, цены и можно фильтровать по группам номенклатуры.

Для каждой строки проверьте количество, цену и ставку НДС. Цена подставляется из вида цен, указанного в соглашении. Если цена равна нулю или не соответствует прайсу — не исправляйте её вручную «на глаз», а проверьте, установлена ли цена для данного вида цен и не выбрано ли неверное соглашение. Ручное изменение цены в заказе фиксируется программой как отклонение, что мешает последующему анализу скидок.

В колонке «Отгрузить/обеспечение» программа показывает вариант обеспечения строки: «Со склада», «Зарезервировать», «К обеспечению». Если товар есть в наличии и его нужно отгрузить сразу — выбирайте отгрузку со склада. Если товара нет, строка уйдёт в обеспечение, и её увидит закупщик в рабочем месте обеспечения потребностей.

Статусы заказа, оплата и резервирование

Статус определяет, на каком этапе находится заказ и какие действия с ним разрешены. Типовые статусы: «К согласованию», «К отгрузке», «Ожидается оплата». Если в условиях соглашения задана предоплата, программа не даст отгрузить заказ до поступления денег — контроль выполняется автоматически по данным взаиморасчётов.

Резервирование включается по кнопке «Заполнить обеспечение» или автоматически при проведении, если это настроено. Зарезервированный товар становится недоступен для других заказов — остаток в отчётах уменьшается на величину резерва. Снимать резерв следует через документ «Корректировка назначения» или отмену строк заказа, а не редактированием складских документов.

Оплата по заказу отражается документами «Приходный кассовый ордер», «Поступление безналичных денежных средств» или эквайринговой операцией с указанием заказа в основании. Только при таком указании программа корректно закроет задолженность именно по этому заказу.

Контрольные точки

Как проверить результат

Состояние заказа

Норма

В списке заказов видны актуальные статусы оплаты и отгрузки без просрочек

Тревожный признак

Заказ «висит» в статусе «Ожидается оплата», хотя деньги поступили — значит, оплата проведена без ссылки на заказ

Резервирование

Норма

В отчёте «Остатки и доступность товаров» виден резерв по заказу

Тревожный признак

Остаток свободен, резерва нет — обеспечение не заполнено

Цены и суммы

Норма

Цены соответствуют соглашению, скидки рассчитаны автоматически

Тревожный признак

Цены вручную перебиты, итоговая сумма не совпадает с прайсом

Оформление отгрузки и закрытие заказа

Отгрузка оформляется документом «Реализация товаров и услуг», который создаётся на основании заказа кнопкой «Создать на основании». Программа перенесёт в реализацию товары, цены и скидки из заказа — менять их без необходимости не следует, иначе заказ не закроется автоматически.

Если отгрузка частичная, заказ останется открытым до полной отгрузки всех строк. Когда клиент отказался от части товара, отмените ненужные строки через «Обеспечение» → «Отменить неотгруженные строки» — тогда заказ перейдёт в состояние «Выполнен» и не будет засорять списки просроченных.

После полной отгрузки и оплаты заказ закрывается автоматически. Проверить итоговое состояние можно в отчётах «Состояние исполнения заказов» и «Анализ причин отмены заказов» в разделе «Продажи» → «Отчёты по продажам».

Типичные ошибки при работе с заказами

Большинство проблем с заказами возникает не из-за программы, а из-за нарушения последовательности действий: оплата без ссылки на заказ, ручная правка цен, забытые к отмене строки. Разберите с менеджерами регламент и закрепите его в инструкции.

Частые вопросы

Можно ли создать заказ, если товара нет на складе?

Да. Строки без остатка переводятся в состояние «К обеспечению» и попадают в рабочее место обеспечения потребностей, где закупщик сформирует заказ поставщику. После поступления товара строки заказа клиента будут обеспечены и доступны к отгрузке.

Как выставить счёт на оплату по заказу?

Откройте заказ и нажмите «Создать на основании» → «Счёт на оплату». Реквизиты и сумма подставятся автоматически. Печатная форма счёта доступна по кнопке «Печать» из документа счёта.

Почему программа не даёт отгрузить заказ?

Чаще всего причина в контроле оплаты: по соглашению требуется предоплата, а поступление денег не отражено или оформлено без ссылки на заказ. Также проверьте статус заказа — в статусе «К согласованию» отгрузка может быть запрещена настройками.

Как изменить заказ после проведения?

Откройте заказ, внесите изменения и снова нажмите «Провести». Если по заказу уже есть реализации, изменение количества в меньшую сторону может быть заблокировано — сначала скорректируйте или отмените связанные документы отгрузки.

Чем заказ клиента отличается от счёта на оплату?

Заказ — основной документ продажи: он резервирует товар, управляет обеспечением и служит основанием для реализации. Счёт на оплату — только платёжный документ для выставления клиенту, он не двигает складские остатки и не резервирует товар.

Как отменить заказ целиком?

Если по заказу нет реализаций и оплат, пометьте его на удаление. Если связанные документы есть, сначала отмените их, затем установите в заказе пометку удаления либо отмените все строки через «Обеспечение» → «Отменить неотгруженные строки» — заказ перейдёт в состояние «Отменён».