Торговля и Склад · 11 мин
Как создать заказ клиента в 1С:ERP
Пошагово разбираем, как создать заказ клиента в 1С:ERP: заполнение шапки и табличной части, статусы, резервирование, согласование, типовые ошибки и проверка результата.
Заказ клиента в 1С:ERP — ключевой документ блока продаж: он фиксирует договорённость с покупателем, запускает резервирование товара, планирование отгрузки и последующее оформление реализации. От корректности его заполнения зависят остатки на складе, график оплат и управленческая отчётность по продажам.
Документ находится в разделе «Продажи» → «Заказы клиентов». Перед созданием заказа убедитесь, что в системе заведены контрагент, соглашение с клиентом (или договор, если соглашения не используются), номенклатура с ценами и склад отгрузки. Если какого-то элемента нет, большинство справочников можно создать прямо из формы заказа.
Ниже разобран полный цикл работы с заказом: от создания и заполнения до проведения, согласования и контроля исполнения, а также типовые ошибки, которые приводят к расхождениям в учёте.
Что проверить перед созданием заказа
Заказ клиента опирается на справочные данные, и если они не заполнены, документ не проведётся или проведётся с ошибками в ценах и условиях. Минимальный набор: карточка контрагента с актуальными реквизитами, соглашение с клиентом (типовое или индивидуальное), в котором заданы валюта, порядок оплаты и условия продажи, а также номенклатура с установленными ценами.
Отдельно проверьте функциональные опции системы. В разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» должна быть включена опция «Заказы клиентов». Там же выбирается режим использования заказов: «Заказ как счёт», «Заказ со склада и под заказ» или только «Заказ со склада». От этого зависит, какие статусы будут доступны и сможет ли заказ выступать основанием для оплаты.
Если компания работает по нескольким организациям или складам, заранее уточните, от имени какой организации оформляется продажа и с какого склада планируется отгрузка — эти поля влияют на проводки, резервирование и печатные формы.
Создание документа и заполнение шапки
Откройте «Продажи» → «Заказы клиентов» и нажмите «Создать». Если ведётся учёт по нескольким типам операций, система предложит выбрать операцию — обычно это «Реализация» (продажа товаров или услуг). Форма нового заказа откроется с незаполненной шапкой.
Заполните поля в логичной последовательности, так как многие из них подставляются цепочкой:
- Клиент — контрагент-покупатель. После выбора подтянутся данные соглашения.
- Соглашение — определяет валюту, цены, условия оплаты и отгрузки. Если у клиента одно соглашение, оно подставится автоматически.
- Организация — от чьего имени продаём.
- Склад — склад отгрузки. Если склад один, значение подставится из настроек пользователя.
- Менеджер и Подразделение — для отчётности по продажам и мотивации.
- Дата отгрузки — плановая дата, влияет на обеспечение и контроль исполнения.
Поле «Контрагент» и «Партнёр» могут заполняться отдельно: партнёр — это бизнес-сущность (сеть, холдинг), контрагент — юридическое лицо для документов. Не путайте их, иначе печатные формы и взаиморасчёты уйдут не на того получателя.
- 1Откройте «Продажи» → «Заказы клиентов» и нажмите «Создать»
- 2Выберите клиента и проверьте подставившееся соглашение
- 3Укажите организацию, склад, дату отгрузки и менеджера
- 4Заполните табличную часть товарами с количеством и ценами
- 5Проверьте график оплаты на закладке «Расчёты»
- 6Установите статус «К отгрузке» и проведите документ
Заполнение табличной части товарами
Добавление позиций
Товары добавляются на закладке «Товары» кнопкой «Добавить» (построчно), «Подобрать товары» (множественный подбор из справочника с остатками и ценами) или через загрузку из внешнего файла, если покупатель прислал спецификацию в Excel. Подбор удобнее при большом количестве позиций: в нём видны свободные остатки и цены по соглашению.
Для каждой строки проверьте количество, цену, ставку НДС и склад (если ведётся многоскладской учёт и отгрузка идёт с разных складов, склад можно указать построчно). Скидки подставляются автоматически, если настроены в соглашении, либо назначаются вручную по кнопке «Цены и скидки».
Вариант обеспечения
Колонка «Вариант обеспечения» определяет, что система сделает с позицией: «Со склада» — зарезервировать свободный остаток, «Из заказа» / «Под заказ» — сформировать потребность для закупки или производства, «Отгрузить» — сразу передать требование на отгрузку. Массово вариант меняется через кнопку «Обеспечение» → «Заполнить вариант обеспечения».
Если обеспечение не настроено, заказ проведётся, но товар не зарезервируется, и менеджер по закупкам не увидит потребность. Это одна из самых частых причин срыва сроков отгрузки.
Статусы заказа и согласование
Статус управляет жизненным циклом документа. Типовая цепочка: «Не согласован» → «К обеспечению» → «К отгрузке» → «Отгружен» (закрыт). Пока заказ в статусе «Не согласован», он не создаёт резервов и потребностей — это черновик, который виден только менеджеру.
Если в компании включено согласование заказов (настраивается в соглашении или правилами по сумме, скидке, просроченной задолженности клиента), документ после проведения попадает на утверждение ответственному — например, руководителю отдела продаж или финансовому контролёру. До согласования статус «К отгрузке» недоступен.
Переводите заказ в «К отгрузке» только когда условия подтверждены: получена предоплата (если она обязательна), товар обеспечен, дата отгрузки реальна. Преждевременный перевод статуса искажает отчёт «Исполнение заказов» и план отгрузки склада.
Какой статус выбрать
График оплаты и счёт на оплату
На закладке «Расчёты» (или «График оплаты») задаются этапы оплаты: предоплата, аванс, кредит. Этапы могут подставиться из соглашения. Для каждого этапа укажите дату, процент или сумму и вариант оплаты. График оплаты формирует дебиторскую задолженность в плановых датах и используется в платёжном календаре.
Счёт на оплату в 1С:ERP обычно создаётся на основании заказа: кнопка «Создать на основании» → «Счёт на оплату». Если заказ работает в режиме «Заказ как счёт», отдельный счёт не нужен — печатная форма счёта доступна прямо из заказа. Проверьте в печатной форме реквизиты организации, банковский счёт и состав позиций перед отправкой клиенту.
Контроль оплаты выполняется автоматически: при поступлении денег система зачитывает оплату по заказу, и состояние расчётов видно в форме документа по ссылке «Состояние расчётов» или в отчёте «Расчёты с клиентами».
Проведение, отгрузка и контроль исполнения
После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Система проверит обязательные поля, контроль расчётов и ограничения соглашения. При ошибке проведения читайте сообщение внизу окна — обычно оно прямо указывает проблемное поле или нарушенное условие (например, превышение допустимой скидки или отсутствие цен).
Отгрузка оформляется документом «Реализация товаров и услуг», который создаётся на основании заказа. При этом заказ закрывается автоматически по факту отгрузки полного количества. Если отгрузка частичная, заказ остаётся в работе с остатком к отгрузке — это нормальный режим для многоэтапных поставок.
Исполнение контролируйте через отчёты «Состояние выполнения заказов клиентов» и «Исполнение заказов» в разделе «Продажи» → «Отчёты». Они показывают, что зарезервировано, что отгружено, что оплачено и что просрочено по датам отгрузки.
Как проверить результат
Заказ проведён, статус соответствует этапу работы
Сообщение об ошибке проведения, документ остался непроведённым
В отчёте по остаткам виден резерв под заказ
Свободный остаток не уменьшился — вариант обеспечения не задан
В состоянии расчётов видна задолженность по графику оплаты
График пустой или сумма не совпадает с итогом заказа
В отчёте «Исполнение заказов» заказ отображается с корректными датами
Заказ просрочен по дате отгрузки без реальной причины
Корректировка и отмена заказа
Если условия изменились до отгрузки, заказ можно отредактировать напрямую: изменить количество, цены, даты. После частичной отгрузки прямое редактирование отгруженных строк ограничено — для изменений используется документ «Корректировка заказа клиента» (если включена соответствующая опция), который фиксирует изменения отдельным документом и сохраняет историю.
Для отмены неисполненной части заказа используйте кнопку «Обеспечение» → «Отменить неотгруженное» либо пометьте заказ на удаление, если по нему не было ни отгрузок, ни оплат. Если оплата уже поступила, простое удаление невозможно: сначала оформите возврат оплаты или зачтите аванс на другой заказ, иначе в расчётах останется необоснованный аванс.
Частые вопросы
Почему заказ не проводится с ошибкой о согласовании?
В соглашении или правилах продаж включено обязательное согласование — например, по сумме скидки или просроченной задолженности клиента. Заказ должен утвердить ответственный сотрудник через механизм согласования. Проверьте список «Согласование заказов клиентов» и при необходимости обратитесь к согласующему лицу.
Как выставить счёт клиенту, если отдельного документа «Счёт» нет?
Если используется режим «Заказ как счёт», печатная форма счёта доступна прямо из заказа через кнопку «Печать». Если нужен отдельный документ, создайте его на основании заказа: «Создать на основании» → «Счёт на оплату». Доступность зависит от настроек функциональности в разделе «Продажи».
Товар зарезервировался не на том складе. Что делать?
Склад резервирования берётся из шапки заказа или из колонки «Склад» в табличной части. Откройте заказ, исправьте склад и перепроведите документ — резерв перенесётся. Если по старому складу уже оформлена реализация, сначала отмените или скорректируйте отгрузку.
Можно ли изменить заказ после частичной отгрузки?
Да, но отгруженные строки напрямую менять нельзя. Используйте документ «Корректировка заказа клиента» для изменения неотгруженной части либо отмените неотгруженный остаток через команду в заказе. Прямое редактирование проведённого заказа с отгрузками может привести к расхождениям с реализацией.
Как отменить заказ, по которому клиент уже внёс предоплату?
Сначала решите судьбу аванса: верните деньги документом на возврат или зачтите оплату на другой заказ этого же клиента. После закрытия расчётов отмените неотгруженные строки и установите заказу состояние отмены либо пометьте его на удаление. Просто удалить заказ с оплатой нельзя — в расчётах зависнет аванс.
Чем заказ клиента отличается от реализации?
Заказ фиксирует намерение и условия сделки, создаёт резервы и потребности, но не формирует выручку и не списывает товар в учёте. Реализация товаров и услуг — факт отгрузки: она списывает товар, начисляет выручку и НДС. Реализация обычно создаётся на основании заказа и закрывает его.
Что важно запомнить
Заказ клиента создаётся в разделе «Продажи»: заполните клиента, соглашение, склад и товары, задайте вариант обеспечения и график оплаты, установите корректный статус и проведите. Контролируйте исполнение через отчёты, а изменения после отгрузки или оплаты оформляйте корректировочными документами, не редактируя проведённый заказ напрямую.