Торговля и Склад · 10 мин
Как создать заказ клиента в 1С
Как создать заказ клиента в 1С: Управление торговлей и Комплексная автоматизация. Заполнение шапки, товаров, статусов, проверка результата и типичные ошибки.
Документ «Заказ клиента» в 1С фиксирует намерение покупателя приобрести товары или услуги и служит основой для резервирования, отгрузки и выставления счёта. В конфигурациях «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация» и «ERP Управление предприятием» механика документа практически одинакова: отличаются лишь названия разделов и набор доступных статусов.
Правильно оформленный заказ позволяет контролировать остатки, планировать закупки, отслеживать задолженность и автоматически создавать на его основании реализацию и счёт-фактуру. Ошибка на этапе заказа — неверный склад, соглашение или тип цен — потом «протягивается» во все последующие документы, поэтому заполнять его нужно внимательно.
Материал ориентирован на типовые конфигурации 1С:Управление торговлей 11 и близкие решения. Если у вас отраслевая или сильно доработанная конфигурация, расположение кнопок может отличаться, но логика документа сохраняется.
Что нужно проверить перед созданием заказа
Прежде чем заводить документ, убедитесь, что в базе заполнены базовые справочники. Без них заказ либо не проведётся, либо проведётся с неправильными условиями продажи.
- Карточка контрагента создана, указаны ИНН, наименование и при необходимости договор.
- Настроено соглашение с клиентом (условия продажи): валюта, тип цен, порядок оплаты, организация-продавец.
- Товары заведены в номенклатуре с корректными единицами измерения и ставками НДС.
- Склад, с которого планируется отгрузка, существует и доступен пользователю.
- У пользователя есть права на создание и проведение документов продажи.
Если соглашение не настроено, при выборе контрагента программа либо подставит условия по умолчанию, либо выдаст предупреждение. Не игнорируйте его: от соглашения зависят цены, скидки и счета учёта.
Где находится документ и как его создать
В типовой «Управлении торговлей 11» путь такой: раздел «Продажи» → «Заказы клиентов». Откроется журнал документов. Нажмите кнопку «Создать» — откроется форма нового заказа.
Альтернативные способы создания:
- На основании коммерческого предложения — условия и товары перенесутся автоматически.
- Из карточки контрагента — через команду создания документа продажи.
- Копированием существующего заказа — удобно для повторных продаж тому же клиенту (клавиша F9 в журнале или кнопка «Скопировать»).
- Загрузкой из внешнего файла или обменом с сайтом, если настроена интеграция.
Заполнение шапки документа
Шапка — это верхняя часть формы с ключевыми реквизитами. Минимально необходимый набор:
- Клиент (контрагент) — покупатель. После выбора подтянутся соглашение, договор и условия оплаты.
- Соглашение / условия продажи — определяет цены, скидки, валюту и организацию. Если у клиента несколько соглашений, выберите нужное вручную.
- Организация — от чьего имени продаём. Проверьте, особенно если в базе несколько юрлиц.
- Склад — с него спишется товар при отгрузке и будет резервироваться остаток.
- Менеджер и Подразделение — влияют на отчёты по продажам и мотивацию.
Дополнительно на вкладке «Дополнительно» или в соответствующих полях укажите желаемую дату отгрузки, условия доставки и способ оплаты. Эти данные используются в планировании и печатных формах.
Если один и тот же клиент покупает с разных складов, заведите для него отдельные соглашения под каждый склад. Это избавит менеджеров от ручного перебивания склада в каждом заказе и снизит число ошибок при резервировании.
Добавление товаров и цен
Перейдите на вкладку «Товары». Добавить позиции можно несколькими способами: кнопкой «Добавить» с ручным подбором, командой «Подобрать товары» (удобно для большого списка), вставкой из буфера обмена или сканером штрихкодов.
Для каждой строки проверьте:
- количество и единицу измерения (штуки, упаковки — от этого зависит итог);
- цену — подставляется из типа цен соглашения, при необходимости меняется вручную, если это разрешено правами;
- скидку — автоматические скидки применяются по настроенным правилам, ручные задаются в колонке «% руч.»;
- ставку НДС — подставляется из карточки номенклатуры, влияет на счёт-фактуру;
- вариант обеспечения — «Со склада» или «К обеспечению» (резервировать сейчас или обеспечить позже).
После заполнения табличной части сверьте итоговую сумму внизу формы с ожиданиями клиента. Расхождение даже в копейках потом приведёт к разногласиям в актах сверки.
Статусы заказа и проведение документа
Статус определяет, как заказ участвует в учёте. В типовой конфигурации обычно доступны:
| Статус | Что означает | Когда использовать |
|---|---|---|
| Не согласован | Черновик, не резервирует товар | Заказ ещё обсуждается с клиентом |
| К отгрузке / К обеспечению | Товар резервируется или планируется к обеспечению | Условия согласованы, готовим отгрузку |
| Ожидается оплата | Отгрузка заблокирована до оплаты | Работа по предоплате |
| Закрыт | Заказ выполнен или отменён | Завершение работы по документу |
Кнопка «Провести» записывает документ в регистры: заказ начинает влиять на свободные остатки, план продаж и расчёты с клиентом. Команда «Провести и закрыть» делает то же самое и закрывает форму. Если при проведении появляется ошибка, читайте текст сообщения — чаще всего это незаполненный обязательный реквизит или отрицательное резервирование при включённом контроле остатков.
Как выбрать действие
Что создаётся на основании заказа
Главная ценность заказа — связанная цепочка документов. Через кнопку «Создать на основании» из заказа формируются:
- Реализация товаров и услуг — отгрузка, списывает товар со склада;
- Счёт на оплату покупателю — для выставления клиенту;
- Счёт-фактура — после реализации;
- Корректировка заказа — если клиент изменил состав без пересоздания документа;
- Заказ поставщику — при работе «под заказ» через обеспечение потребностей.
Документы в цепочке связаны: программа контролирует, чтобы суммарная отгрузка не превысила заказанное количество, и показывает состояние заказа (оплачен, отгружен, закрыт) прямо в форме.
Как проверить результат
Документ проведён, отображается без пометки непроведённого
Жирный шрифт или крестик — документ не проведён или помечен на удаление
В отчёте «Остатки и доступность товаров» позиция зарезервирована под заказ
Свободный остаток не изменился — статус заказа черновой
Итог в заказе совпадает с расчётом клиента, НДС корректен
Расхождение копеек или неверная ставка НДС
В структуре подчинённости видны реализация и счёт
Отгрузка создана без связи с заказом — контроль оплаты не сработает
Типичные ошибки и как их избежать
Отдельная частая ситуация — попытка провести заказ задним числом при включённом контроле остатков. Программа откажет, если на ту дату товара не было. Либо ставьте актуальную дату, либо согласовывайте с администратором изменение даты запрета редактирования.
Если заказ нужно отменить, не помечайте его на удаление сразу: сначала отмените или удалите связанные реализации и счета, иначе нарушится целостность цепочки документов.
Что важно запомнить
Заказ клиента создаётся в разделе «Продажи», требует корректных соглашения, склада и цен, а его статус определяет резервирование товара. Все последующие документы — реализацию, счёт, счёт-фактуру — создавайте на основании заказа, чтобы сохранить контроль оплаты и отгрузки.
Частые вопросы
Можно ли создать заказ клиента без соглашения?
Можно, если в настройках торговли разрешены упрощённые условия продажи — тогда программа использует типовые параметры. Но без соглашения не сработают автоматические скидки, индивидуальные цены и контроль условий оплаты, поэтому для постоянных клиентов соглашение лучше завести.
Почему товар не резервируется под заказ?
Чаще всего заказ стоит в статусе «Не согласован» или в строке товара выбран вариант обеспечения «К обеспечению» вместо «Со склада». Также проверьте, включён ли в настройках учёта механизм резервирования и достаточно ли свободного остатка на указанном складе.
Как изменить заказ, по которому уже была частичная отгрузка?
Используйте документ «Корректировка заказа клиента» — он меняет состав без разрыва связи с реализациями. Прямое редактирование отгруженных строк приведёт к расхождениям в контроле обеспечения и отчётах.
Чем заказ клиента отличается от счёта на оплату?
Заказ — это учётный документ: он резервирует товар, участвует в планировании и служит основанием для отгрузки. Счёт на оплату — только предложение оплатить, он не влияет на остатки и обычно создаётся на основании заказа.
Заказ не проводится с ошибкой о запрете даты. Что делать?
Значит, установлена дата запрета редактирования данных, а заказ выставлен более ранним числом. Поставьте актуальную дату документа либо обратитесь к администратору базы — самостоятельно сдвигать дату запрета без понимания последствий для закрытого периода не стоит.
Как распечатать заказ для клиента?
В форме документа нажмите кнопку «Печать» и выберите нужную форму — например, «Заказ клиента» или «Счёт на оплату». Если нужна другая форма с логотипом и реквизитами компании, её настраивают через макеты печатных форм или внешние печатные формы.