Торговля и Склад · 11 мин
Как создать виртуальный склад в 1С
Пошаговая инструкция по созданию виртуального склада в 1С:Управление торговлей и ERP. Типы складов, настройка ордерной схемы, типичные ошибки и проверка результата.
Виртуальный склад в 1С — это логическая ячейка учёта, которая не соответствует физическому помещению, но позволяет отделить товары по состоянию, принадлежности или назначению. К нему относятся карантинные зоны для брака, склады товаров в пути, резервы под заказы, комиссионные остатки и «черновые» склады для неоформленных поступлений.
Без виртуального склада компании чаще всего смешивают годный товар с браком на одном остатке, теряют контроль над товаром в пути и не могут корректно списывать позиции, которые физически выехали, но юридически ещё принадлежат продавцу. Все эти задачи решаются созданием дополнительного элемента справочника «Склады» с нужными настройками.
Ниже разобрано, какие типы виртуальных складов существуют в типовых конфигурациях 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP, как их создать пошагово, какие настройки критичны и как проверить, что учёт работает правильно.
Какие задачи решает виртуальный склад
Виртуальный склад нужен, когда физически товар лежит там же, где и основной, но в учёте его требуется видеть отдельно. Типовые сценарии: брак и карантин до решения о возврате поставщику, товар в пути между филиалами, резерв под крупный заказ, товар на ответственном хранении, неоформленные поступления.
Отдельный склад даёт три практических преимущества. Во-первых, отчёты по остаткам можно строить с отбором по складу и видеть «чистый» доступный остаток. Во-вторых, на виртуальный склад можно закрыть продажу правами и настройками, чтобы менеджеры случайно не продали брак. В-третьих, перемещение между складами оформляется документом, а значит, остаётся история движений и ответственные лица.
Подготовка: что решить до создания склада
Прежде чем заводить склад, определите его назначение одним предложением: «на этот склад попадает товар X при событии Y, уходит при событии Z». Если назначение размыто — склад быстро превратится в свалку остатков, которую никто не контролирует.
Далее решите три вопроса. Первый: нужна ли ордерная схема — она требуется, если движения по складу должен подтверждать кладовщик отдельным документом. Второй: кто имеет право оформлять документы по этому складу — обычно круг сужают до кладовщика и контролёра качества. Третий: должен ли склад участвовать в расчёте доступных остатков для продаж — для брака и карантина ответ почти всегда «нет».
Как выбрать конфигурацию склада
Пошаговое создание склада в 1С:УТ 11 и ERP
Порядок действий одинаков в 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP, интерфейс может незначительно отличаться в зависимости от релиза.
Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склады и магазины» (в ряде релизов путь: «НСИ и администрирование» → «Склады и магазины»). Нажмите «Создать». Заполните наименование так, чтобы назначение было очевидно: «Карантин (вирт.)», «Товары в пути», «Резерв».
Выберите тип склада. Для виртуальных складов обычно используется тип «Оптовый склад» — он поддерживает все виды документов движения. Тип «Розничный магазин» для виртуальных целей не подходит, так как включает специфику розничных продаж и кассовых операций.
Сохраните элемент. После этого склад станет доступен в документах «Перемещение товаров», «Оприходование излишков товаров», «Списание недостач товаров» и во всех отчётах по остаткам.
Настройка ордерной схемы и прав доступа
Ордерная схема означает, что распоряжение на движение (например, перемещение) и фактическое движение (приходный или расходный ордер) оформляются разными документами и часто разными людьми. Для виртуального склада брака это удобно: менеджер по качеству создаёт распоряжение, кладовщик подтверждает физическое перемещение в зону карантина.
Включается ордерная схема в карточке склада флажками «Ордерная схема при поступлении» и «Ордерная схема при отгрузке». Учтите: после включения остатки по складу будут делиться на «к оформлению» и «фактические», что усложняет отчётность — включайте схему только при реальной необходимости разделения ответственности.
Права доступа настраиваются через профили групп доступа: ограничьте состав складов, с которыми работает роль менеджера по продажам, исключив из неё карантинный склад. Это надёжнее, чем устные договорённости, и предотвращает продажу брака.
Типовые сценарии использования
Склад карантина и брака
Выявленный брак перемещается документом «Перемещение товаров» с основного склада на «Карантин». Дальше возможны два исхода: возврат поставщику (документ «Возврат товаров поставщику» с указанием склада карантина) или списание (документ «Списание недостач товаров»). До решения товар не засоряет доступный остаток и не может быть продан.
Склад «Товары в пути»
При перевозке между удалёнными складами товар списывается со склада-отправителя на виртуальный склад «В пути» в момент отгрузки, а приходуется на склад-получатель только после фактической приёмки. Так в любой момент видно, какой товар едет, и кто за него отвечает. Это особенно полезно при перевозках между филиалами в разных городах, где между отгрузкой и приёмкой проходят дни.
Резерв под заказ
Для резервирования в типовых конфигурациях есть штатный механизм обособления под заказ, и отдельный виртуальный склад не всегда нужен. Но если компания хранит резерв физически в отдельной зоне, виртуальный склад «Резерв» упрощает визуальный контроль и инвентаризацию этой зоны.
Склад или альтернативные механизмы
Подходит, когда нужны документы движения, ограничение прав и отдельная инвентаризация. Минус — больше документооборота.
Подходит для разделения по качеству без перемещений. Ограничение: сложнее ограничить продажу правами.
Штатный механизм обособления. Не требует новых складов, но не отражает физическую зону хранения.
Проверка результата и типичные ошибки
После настройки выполните контрольный цикл: создайте тестовое перемещение с основного склада на виртуальный, проведите его, откройте отчёт «Ведомость по товарам на складах» и убедитесь, что остаток корректно распределился между складами. Затем попробуйте оформить реализацию с виртуального склада под учётной записью менеджера — если права настроены, документ не должен провестись или склад не должен быть доступен для выбора.
Завершите проверку инвентаризацией: создайте «Пересчёт товаров» по виртуальному складу и убедитесь, что документ формируется и учётные остатки подтягиваются.
Как проверить результат
Остаток разделён между основным и виртуальным складом
Весь остаток на одном складе или отрицательные остатки
Склад недоступен или документ не проводится
Брак свободно продаётся
Документ создаётся, учётные остатки подтягиваются
Склад недоступен в пересчёте
Ограничения и когда лучше обратиться к специалисту
Самостоятельное создание склада безопасно, пока вы работаете в копии базы или ограничиваетесь настройкой справочника. Риски появляются при изменении прав доступа в работающей базе: ошибочная настройка может закрыть менеджерам доступ к рабочим складам или, наоборот, открыть продажу брака всем пользователям.
К специалисту по 1С стоит обратиться, если виртуальный склад должен участвовать в обмене с WMS, сайтом или другой конфигурацией, если требуется автоматическое движение товара обработками, или если нужно доработать отчёты и печатные формы. Также не меняйте настройки складов, по которым уже есть остатки и документы, без предварительной сверки и резервной копии.
Что важно запомнить
Виртуальный склад — это обычный элемент справочника «Склады» с чётким назначением. Определите назначение, решите вопрос ордерной схемы и прав, создайте склад, проверьте движения тестовым перемещением и регламентируйте, кто и когда разбирает накопленные остатки.
Частые вопросы
Чем виртуальный склад отличается от обычного в 1С?
Технически — ничем: это тот же элемент справочника «Склады». Разница только в организационном назначении: виртуальный склад не соответствует отдельному физическому помещению, а служит для разделения остатков по состоянию или этапу движения товара.
Можно ли запретить продажу с виртуального склада?
Да. Самый надёжный способ — ограничить доступные склады в профиле групп доступа менеджеров. Дополнительно можно настроить контроль в документах продажи через расширение, но базовой настройки прав обычно достаточно.
Нужна ли ордерная схема для склада брака?
Только если физическим перемещением в зону карантина занимается отдельный сотрудник и нужен документальный контроль факта перемещения. Если брак просто откладывается на полку тем же кладовщиком — ордерная схема излишня и усложнит отчётность.
Как убрать товар с виртуального склада?
Документом, соответствующим причине: «Перемещение товаров» — если товар возвращается на основной склад, «Возврат товаров поставщику» — при возврате, «Списание недостач товаров» — при утилизации. Не используйте ручную корректировку регистров — она нарушает связность учёта.
Сколько виртуальных складов можно создать?
Технических ограничений нет, но практический предел определяется управляемостью: каждый склад — это дополнительный разрез в документах, отчётах и инвентаризациях. Создавайте склад только тогда, когда задачу нельзя решить статусами, сериями или штатным резервированием.
Будет ли виртуальный склад участвовать в обмене с сайтом?
Зависит от настройки обмена. В типовых механизмах выгрузки остатков можно указать, какие склады включаются в расчёт доступного количества. Виртуальные склады брака и карантина из выгрузки обычно исключают, чтобы брак не продавался через сайт.