Как создать склад в 1С:Предприятие

Склад в 1С:Предприятие — это элемент справочника, который используется для раздельного учёта товаров по местам хранения. Без корректно настроенного склада невозможно оформить поступление, перемещение, реализацию и инвентаризацию, а остатки будут смешиваться в одну общую кучу. Поэтому создание склада — один из первых шагов при запуске учёта в конфигурациях «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация», ERP и «Управление нашей фирмой».

Процедура занимает несколько минут, но важно сразу определиться с логикой: сколько складов нужно компании, как они будут называться и какой тип учёта на них применяется. Ошибки на этом этапе потом приходится исправлять перепроведением документов и корректировкой остатков.

Ниже разобран полный цикл: от планирования структуры складов до проверки, что новый склад корректно работает в документах и отчётах. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации на платформе 1С:Предприятие 8.3 с интерфейсом «Такси».

Подготовка: сколько складов нужно и как их назвать

До создания элемента справочника решите, какая структура хранения отражает реальность. Если товар физически лежит в одном помещении, но часть зарезервирована под брак или возвраты, часто удобнее завести несколько «логических» складов: «Основной склад», «Склад брака», «Склад возвратов». Это позволяет видеть остатки раздельно и не смешивать годный товар с проблемным.

Наименование склада должно быть понятным всем пользователям, потому что оно отображается в документах, отчётах и печатных формах. Хорошая практика — использовать короткие уникальные названия без аббревиатур, понятных только одному сотруднику: «Оптовый склад», «Розничный магазин (торговый зал)», «Склад в пути». Избегайте дублей с похожими названиями — это главная причина ошибочного выбора склада в документах.

Также заранее определите, нужен ли разделитель по подразделениям. В крупных конфигурациях склад может быть привязан к подразделению организации, что влияет на отборы в отчётах и распределение прав доступа.

Где находится справочник складов

Расположение справочника зависит от конфигурации. В «Управлении торговлей» 11 и ERP путь обычно такой: раздел «НСИ и администрирование» → «НСИ» → «Склады и магазины» (или просто «Склады»). В «Управлении нашей фирмой» справочник находится в разделе «Компания» или «Закупки» → «Склады». В «Бухгалтерии предприятия» — раздел «Справочники» → «Склады».

Если найти справочник не удаётся, воспользуйтесь поиском по функциям: нажмите кнопку с лупой в правом верхнем углу или сочетание клавиш Ctrl+Shift+F и введите «Склады». Система покажет команду открытия списка. Если команда не отображается — вероятно, у пользователя нет прав на справочник, и вопрос нужно решать с администратором.

Создание склада: пошаговые действия

Откройте список складов и нажмите кнопку «Создать». Заполните карточку нового элемента. Минимально обязательное поле — наименование, остальные параметры зависят от конфигурации и настроек учёта.

1. 1
   Откройте справочник «Склады» через раздел «НСИ и администрирование» или поиск по функциям
2. 2
   Нажмите «Создать» и введите понятное наименование склада
3. 3
   Выберите тип склада: оптовый, розничный (НТТ) или неавтоматизированная торговая точка — в зависимости от конфигурации
4. 4
   Укажите подразделение и ответственное лицо, если эти поля используются в вашей конфигурации
5. 5
   Настройте ордерную схему, если приёмку и отгрузку оформляют отдельные документы-ордера
6. 6
   Запишите элемент кнопкой «Записать и закрыть» и проверьте его появление в списке

После записи склад сразу становится доступен для выбора в документах. Никакой дополнительной активации или перезапуска программы не требуется — справочник подхватывается механизмами учёта автоматически.

Настройка типа склада и ордерной схемы

Тип склада

В конфигурациях с розничной торговлей тип склада определяет, как ведётся учёт: по количеству и ценам (оптовый, автоматизированная розница) или суммовой учёт по продажным ценам (неавтоматизированная торговая точка, НТТ). Неправильно выбранный тип приведёт к тому, что документы розничной продажи не смогут корректно списывать товар, а отчёты по валовой прибыли будут пустыми.

Ордерная схема

Если на складе работают кладовщики и фактическую приёмку/отгрузку нужно отделить от оформления документов менеджерами, включите ордерную схему. В карточке склада (в УТ 11 и ERP) для этого предусмотрены флажки использования ордерной схемы при поступлении, отгрузке и перемещении, а также дата, с которой схема начинает действовать.

Учтите ограничение: ордерную схему нельзя просто выключить задним числом, если по складу уже есть незакрытые ордера. Сначала нужно завершить все распоряжения, оформить недостающие ордера и только потом менять настройку.

Права доступа и работа нескольких пользователей

Если в базе работают несколько сотрудников, проверьте, что у кладовщиков и менеджеров есть права на чтение справочника «Склады» и на документы, где склад указывается. В типовых конфигурациях с включённым разграничением доступа можно ограничить видимость складов по группам доступа — тогда пользователь увидит в документах только «свои» склады.

Это полезно, когда у компании несколько обособленных точек: менеджер магазина не сможет случайно отгрузить товар с оптового склада. Настройка выполняется администратором через профили групп доступа в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка прав и пользователей».

Если склад не появляется в списке выбора в документе, чаще всего дело не в справочнике, а в отборе: проверьте, не установлен ли в документе фильтр по типу склада или по организации, и не ограничен ли доступ пользователя по группам доступа.

Проверка результата

После создания склада выполните контрольную проверку, чтобы убедиться, что он полноценно участвует в учёте. Достаточно трёх простых действий, которые займут пару минут и не затронут реальные данные.

Контрольные точки

Как проверить результат

Склад в списке справочника

Норма

Элемент отображается, открывается, наименование корректное

Тревожный признак

Склад не сохранился или создан дубль с похожим именем

Выбор склада в документе поступления

Норма

Склад доступен в поле «Склад», документ проводится без ошибок

Тревожный признак

Склад не отображается в списке выбора или появляется сообщение о недоступности

Отчёт по остаткам

Норма

После проведения тестового поступления склад виден в отчёте «Остатки товаров на складах»

Тревожный признак

Склад отсутствует в отчёте или остатки не формируются

Для теста создайте черновик документа «Поступление товаров», выберите новый склад и проверьте, что документ проводится. Если база рабочая, документ можно не проводить, а просто убедиться в доступности склада в поле выбора, после чего закрыть документ без сохранения.

Типичные ошибки при создании складов

Отдельно стоит сказать о дублях: перед созданием нового склада воспользуйтесь поиском в списке справочника. Если похожий элемент уже есть, лучше использовать его или переименовать, чем плодить однотипные записи. Помеченные на удаление склады, по которым есть проведённые документы, физически удалить нельзя — они останутся в базе как исторические данные.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли переименовать склад, по которому уже есть документы?

Да, наименование справочного элемента можно изменить в любой момент — в документах хранится ссылка на элемент, а не его название, поэтому все документы автоматически покажут новое имя. Изменение безопасно и не требует перепроведения.

Как удалить ненужный склад?

Установите пометку на удаление через контекстное меню списка. Физическое удаление возможно только если на склад нет ссылок в документах и записях регистров. Если документы есть, склад останется помеченным и будет скрыт из стандартных списков выбора.

Нужно ли создавать отдельный склад для товаров в пути?

Это зависит от учётной политики. Отдельный склад «В пути» удобен, когда между отгрузкой поставщиком и фактической приёмкой проходит заметное время и важно видеть эти объёмы в отчётах. Для небольших компаний с быстрой оборачиваемостью поставок обычно достаточно одного основного склада.

Почему новый склад не виден в документе реализации?

Проверьте три вещи: не ограничен ли ваш доступ по группам доступа, не установлен ли в документе отбор по типу склада (например, только оптовые) и не помечен ли склад на удаление. Также убедитесь, что вы записали карточку склада, а не просто закрыли её без сохранения.

Можно ли вести учёт по одному складу, если физически помещений несколько?

Технически можно, но тогда остатки по разным помещениям будут смешаны, и сверять фактические остатки при инвентаризации станет сложнее. Раздельные склады рекомендуются всегда, когда товар физически хранится в разных местах и по каждому нужна самостоятельная картина остатков.

Чем отличается склад от подразделения в 1С?

Склад — это место хранения товаров, он участвует в товарном учёте и движениях по регистрам остатков. Подразделение — организационная единица компании, используемая для управленческого учёта, затрат и ответственности. Склад может быть привязан к подразделению, но это разные справочники с разным назначением.