Как создать прослеживаемый товар в 1С

Прослеживаемый товар — это товар, включенный в перечень Правительства РФ, движение которого фиксируется в системе национальной прослеживаемости. Для каждой партии такого товара таможенный орган или ФНС присваивает регистрационный номер партии товара (РНПТ), и этот номер должен отражаться в учете при каждой операции: поступлении, перемещении, продаже, списании.

В конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) механизм учета прослеживаемых товаров встроен, но по умолчанию часто отключен. Ниже разобран полный цикл: от включения функциональности до проверки корректности отчетов и уведомлений о перемещении.

Инструкция ориентирована на типовые решения 1С:Бухгалтерия 3.0 и 1С:Управление торговлей 11. Названия разделов могут незначительно отличаться в зависимости от версии конфигурации, но логика работы одинакова.

Что потребуется перед началом настройки

Прежде чем создавать карточку прослеживаемого товара, убедитесь, что выполнены базовые условия. Во-первых, программа должна быть обновлена до актуального релиза: механизм прослеживаемости активно дорабатывается, и в старых версиях могут отсутствовать нужные документы и отчеты. Во-вторых, у пользователя должны быть права на изменение настроек учета и справочника номенклатуры.

Также заранее подготовьте данные по товару: точный код ТН ВЭД ЕАЭС (по нему определяется, входит ли товар в перечень прослеживаемых), единицу измерения и сведения о происхождении товара (импортный или приобретенный на территории РФ). От этого зависит, как будет формироваться РНПТ — на таможне при импорте или через подачу уведомления о вводе в оборот.

Включение функциональности прослеживаемости

В 1С:Бухгалтерии 3.0 перейдите в раздел «Главное» → «Функциональность» (или «Администрирование» → «Параметры учета» в зависимости от версии). На закладке «Запасы» или «Торговля» установите флажок «Прослеживаемые товары» (может называться «Учет прослеживаемых импортных товаров»). После включения в документах и справочниках появятся поля для РНПТ и признака прослеживаемости.

В 1С:Управление торговлей 11 путь такой: «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Финансовый результат и контроллинг» (или «Закупки») → включите опцию «Учет импортных и прослеживаемых товаров». Дополнительно в настройках учетной политики организации проверьте, что ведется учет по РНПТ.

После включения функциональности перезапустите сеанс или обновите интерфейс, чтобы новые поля стали доступны. Если флажок неактивен, проверьте права пользователя и состав подсистем, включенных в настройках конфигурации.

Создание карточки прослеживаемого товара

Откройте справочник «Номенклатура» и создайте новую позицию (или отредактируйте существующую). Заполните стандартные реквизиты: наименование, вид номенклатуры, единицу измерения, ставку НДС. Затем перейдите к реквизитам, связанным с прослеживаемостью.

В карточке найдите поле «Код ТН ВЭД» и выберите код из классификатора. Если код входит в перечень прослеживаемых товаров, программа автоматически установит признак «Прослеживаемый товар» — в некоторых конфигурациях этот флажок нужно поставить вручную. Именно связка «код ТН ВЭД + признак прослеживаемости» заставляет программу требовать РНПТ в документах движения.

Дополнительно заполните страну происхождения и, при необходимости, единицу измерения прослеживаемости — она может отличаться от учетной (например, товар учитывается в штуках, а количество для прослеживаемости указывается в килограммах). Это важно для корректного заполнения уведомлений.

1. 1
   Включите учет прослеживаемых товаров в настройках функциональности
2. 2
   Создайте или откройте позицию номенклатуры и заполните базовые реквизиты
3. 3
   Укажите код ТН ВЭД из классификатора
4. 4
   Убедитесь, что установлен признак «Прослеживаемый товар»
5. 5
   Заполните страну происхождения и единицу измерения прослеживаемости
6. 6
   Запишите карточку и проверьте, что в документах по товару появилось поле РНПТ

Оформление поступления и ввода РНПТ в учет

При импорте товара РНПТ присваивается при выпуске декларации на товары — номер указывается в документе поступления вместе с данными ГТД. В 1С оформите документ «Поступление товаров и услуг» (или «Приобретение товаров и услуг» в УТ), в табличной части выберите номенклатуру — программа покажет колонку «РНПТ», куда вносится номер из сопроводительных документов поставщика или декларации.

Если товар куплен у российского поставщика, РНПТ уже существует — его продавец обязан указать в УПД или счете-фактуре. Перенесите номер в документ поступления в точности, без пробелов и сокращений: ошибка хотя бы в одном символе приведет к расхождениям при сверке с ФНС.

Для остатков товара, числящихся на складе до начала учета прослеживаемости, используйте документ ввода начальных остатков с указанием РНПТ по каждой партии. Если РНПТ на остаток отсутствует (например, товар ввезен до вступления требований в силу), уточните порядок оформления: в отдельных случаях подается уведомление о вводе в оборот, и ФНС присваивает номер.

Продажа, перемещение и уведомления о перемещении

При реализации прослеживаемого товара документ «Реализация товаров и услуг» автоматически подбирает РНПТ из остатков партии. Проверьте, что номер корректно попал в печатную форму УПД или счета-фактуры — покупатель будет использовать эти данные для своего учета и сверки.

Перемещение между складами внутри одной организации оформляется стандартным документом перемещения с сохранением РНПТ. А вот при продаже или ином выбытии прослеживаемого товара организация обязана подать в ФНС уведомление о перемещении (в установленные сроки — как правило, в течение пяти рабочих дней с даты отгрузки). В 1С для этого предусмотрен документ «Уведомление о перемещении прослеживаемых товаров», который формируется на основании реализации и отправляется через сервис электронной отчетности.

Покупатель, в свою очередь, подает уведомление о вводе в оборот или принимает товар через подтверждение. Если вы продаете физическому лицу или выбывает товар по иным основаниям (списание, использование для собственных нужд), это тоже отражается соответствующими уведомлениями — точный перечень операций и сроков проверяйте по действующим правилам, так как требования периодически уточняются.

Проверка корректности учета

После настройки и ввода первых документов выполните контрольные проверки. Основной инструмент — отчет «Остатки прослеживаемых товаров» (или аналогичный в вашей конфигурации): он показывает количество товара в разрезе РНПТ и позволяет сопоставить учетные остатки с данными склада.

Дополнительно сверьте обороты по прослеживаемым товарам с поданными уведомлениями. Расхождение между учетными данными и данными ФНС — типичный источник требований о пояснениях. Регулярная сверка (например, ежемесячно) позволяет выявить ошибку до того, как она накопится.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка номенклатуры

Норма

Заполнен код ТН ВЭД, стоит признак прослеживаемости

Тревожный признак

Признак отсутствует, документы не требуют РНПТ

Документ поступления

Норма

В табличной части указан РНПТ по каждой строке

Тревожный признак

Поле РНПТ пустое или номер введен с ошибками

Отчет по остаткам прослеживаемых товаров

Норма

Остатки в разрезе РНПТ совпадают со складом

Тревожный признак

Отрицательные остатки или партии без номера

Уведомления о перемещении

Норма

Отправлены в срок, статус «принято»

Тревожный признак

Уведомления не сформированы или отклонены ФНС

Типичные ошибки и ограничения

Чаще всего проблемы возникают из-за неверного кода ТН ВЭД: если указан код, не входящий в перечень, признак прослеживаемости не установится, и учет по РНПТ вестись не будет. Обратная ситуация — лишний признак на непрослеживаемом товаре — приводит к избыточным требованиям программы и ошибкам в отчетности.

Вторая группа ошибок — работа с партиями. Продажа «в минус» по конкретному РНПТ, ручное изменение количества без корректировки документа, смешение остатков разных партий — все это приводит к невозможности корректно сформировать уведомление. Используйте штатные документы движения и не редактируйте регистры вручную.

FAQ: частые вопросы о прослеживаемых товарах в 1С

Как узнать, входит ли мой товар в перечень прослеживаемых?

Проверьте код ТН ВЭД товара по актуальному перечню прослеживаемых товаров, утвержденному Правительством РФ. В 1С классификатор ТН ВЭД обычно содержит подсказку: при выборе прослеживаемого кода программа сама предложит установить соответствующий признак.

Что делать, если поставщик не указал РНПТ в документах?

Запросите у поставщика исправленный УПД или счет-фактуру с РНПТ — без номера вы не сможете корректно принять товар к учету как прослеживаемый и подтвердить ввод в оборот. До получения корректных данных не проводите реализацию этой партии.

Нужно ли подавать уведомление при перемещении между своими складами?

Внутреннее перемещение между складами одной организации, как правило, не требует уведомления в ФНС — оно отражается только в учете документом перемещения с сохранением РНПТ. Уведомления подаются при отгрузке контрагенту и иных операциях выбытия, перечень которых установлен правилами прослеживаемости.

Можно ли продавать прослеживаемый товар физическим лицам в розницу?

Да, розничная продажа допускается. Она отражается стандартными документами розничной реализации, а выбытие из оборота фиксируется в установленном порядке — уточните в вашей конфигурации, каким документом или отчетом это оформляется, чтобы остатки по РНПТ списывались корректно.

Что делать с остатками товара, купленного до введения прослеживаемости?

Такие остатки вводятся в учет отдельно: как правило, подается уведомление о вводе в оборот, по которому ФНС присваивает РНПТ, либо применяется специальный порядок для «старых» остатков. В 1С это отражается документом ввода остатков с указанием полученного номера.

Работает ли учет прослеживаемых товаров в 1С:Бухгалтерии базовой версии?

Механизм прослеживаемости доступен в типовой поставке, но состав функций зависит от версии и релиза. Проверьте наличие настройки в разделе функциональности: если ее нет, вероятно, требуется обновление программы до актуального релиза.