Как создать приходный ордер в 1С

Приходный ордер в 1С — это складской документ, который фиксирует фактическое поступление товаров на склад. Он применяется в ордерной схеме складского учёта, когда финансовые документы (поступление товаров и услуг) и складские документы (приходные ордера) оформляются раздельно: бухгалтерия регистрирует накладную поставщика, а кладовщик — фактический приём товара по количеству и качеству.

Ордерная схема нужна, чтобы развести ответственность между службами и видеть расхождения между «бумажным» поступлением и реальным остатком на складе. Если ордерная схема не включена, приходный ордер создавать не требуется — остатки двигаются сразу документом поступления. В статье разобран порядок создания приходного ордера в типовых конфигурациях: 1С:Управление торговлей 11, 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация, где механика практически одинакова.

Когда нужен приходный ордер и как включить ордерную схему

Приходный ордер оформляется только для складов, у которых в карточке склада включена ордерная схема при поступлении. Откройте справочник «Склады и магазины», перейдите в нужный склад и в разделе «Ордерная схема и структура» установите флаг использования ордерной схемы для поступления. Там же можно указать дату, с которой схема начинает действовать.

Без включённой схемы документ «Приходный ордер на товары» будет недоступен для проведения по этому складу, а остатки будут изменяться напрямую документом поступления. Это частая причина вопроса «почему ордер не проводится» — сначала проверьте настройку склада.

Учтите, что включение ордерной схемы меняет логику учёта: товар считается принятым на склад только после проведения ордера, а не накладной. Поэтому решение о переходе на ордерную схему принимайте согласованно с бухгалтерией и руководителем склада.

Где находится документ и как его создать вручную

В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP журнал приходных ордеров находится в разделе «Склад и доставка» → «Приходные ордера на товары». Если раздел не виден, проверьте, что в настройках «НСИ и администрирование» → «Склад и доставка» включён функциональный опцион складского учёта и ордерных складов.

Для создания нового документа нажмите кнопку «Создать». В шапке укажите склад-получатель, дату и организацию. Затем выберите распоряжение — документ-основание, по которому ожидается поступление: «Поступление товаров и услуг», «Заказ поставщику» или «Перемещение товаров». По кнопке подбора или автоматического заполнения программа перенесёт номенклатуру из распоряжения в табличную часть.

После заполнения проверьте количество, при необходимости укажите серии и статусы, затем нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Признак успеха — документ отображается в журнале без пометки непроведённого, а остаток по складу увеличился.

1. 1
   Откройте раздел «Склад и доставка» → «Приходные ордера на товары» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите склад с включённой ордерной схемой, дату и организацию
3. 3
   Выберите распоряжение: поступление товаров, заказ поставщику или перемещение
4. 4
   Заполните табличную часть по распоряжению и откорректируйте фактическое количество
5. 5
   Укажите серии, если по номенклатуре ведётся учёт по сериям
6. 6
   Проведите документ и проверьте движение остатков по складу

Создание ордера на основании поступления

Более удобный способ — создать ордер прямо из документа «Поступление товаров и услуг». Откройте проведённое поступление и воспользуйтесь кнопкой «Создать на основании» → «Приходный ордер на товары». Программа автоматически подставит склад, организацию и табличную часть с количеством из накладной.

Этот вариант снижает риск ошибок ввода: номенклатура, количество и распоряжение заполняются без ручного переписывания. Кладовщику остаётся сверить фактически принятое количество с указанным в накладной и при расхождении скорректировать строки.

Если по одному поступлению товар приходит частями, можно создать несколько ордеров на основании одного документа. Программа контролирует остаток к оформлению: суммарное количество по всем ордерам не должно превышать количество в распоряжении.

Заполнение табличной части: количество, серии, статусы

В табличной части ордера ключевое поле — фактическое количество принятого товара. Если по номенклатуре настроен учёт по сериям, колонка серий становится обязательной: без заполнения серии документ не проведётся. Серии выбираются из справочника или генерируются при приёмке.

Обратите внимание на поле статуса документа, если оно используется в вашей конфигурации: типовые статусы — «К поступлению», «Принят», «Проверен». Статусная модель помогает отслеживать этапы приёмки, особенно когда товар сначала разгружается в зону приёмки, а затем проверяется.

При расхождении факта с накладной не заносите в ордер количество из документов «для совпадения» — ордер должен отражать реально принятый товар. Расхождения затем оформляются отдельными документами: пересортицей, корректировкой поступления или актом о расхождениях.

Проверка результата и контроль расхождений

После проведения ордера убедитесь, что остатки изменились корректно. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» или карточку номенклатуры и сравните складской остаток с ожидаемым. Также полезен отчёт «Оформление накладных и ордеров», который показывает незакрытые распоряжения: по каким поступлениям ордера ещё не созданы и в каком количестве.

Если в отчёте висят «хвосты» по старым поступлениям, это признак того, что приёмка не завершена: либо товар физически не пришёл, либо ордер не проведён. Регулярный контроль этого отчёта — основной способ поддерживать ордерный учёт в актуальном состоянии.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ в журнале ордеров

Норма

Проведён, без красной пометки

Тревожный признак

Сохранён, но не проведён — остатки не изменились

Остаток по складу в отчёте

Норма

Увеличился на количество из ордера

Тревожный признак

Не изменился — проверьте склад и построение ордера

Отчёт «Оформление накладных и ордеров»

Норма

По распоряжению нет остатка к оформлению

Тревожный признак

Висит незакрытое количество — приёмка не завершена

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — невозможность провести ордер из-за того, что склад не настроен на ордерную схему или дата ордера раньше даты начала её применения. Вторая по частоте — попытка провести ордер без распоряжения, когда в настройках склада включён строгий контроль распоряжений.

Ещё одна ошибка — изменение документа поступления после того, как по нему создан ордер. Если в накладной уменьшили количество, а ордер уже проведён, возникает отрицательный остаток к оформлению. Корректировки вносите согласованно: сначала отмените или исправьте ордер, затем меняйте поступление.

Удобно настроить распоряжение «по умолчанию» и права так, чтобы кладовщик мог создавать ордера только на основании поступлений, но не редактировать сами накладные. Это разграничивает ответственность и снижает количество ошибок в учёте.

Печать приходного ордера (форма М-4)

Из проведённого документа можно распечатать унифицированную форму М-4 «Приходный ордер» через кнопку «Печать». Форма заполняется данными документа: номер, дата, склад, поставщик, номенклатура и количество. Если в вашей организации утверждена собственная форма, её подключают как внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки».

Подписывает ордер материально ответственное лицо, принявшее товар. При полностью электронном документообороте печать может не требоваться — это определяется учётной политикой организации.

Частые вопросы

Можно ли создать приходный ордер без документа поступления?

Да, если в настройках склада не включён строгий контроль распоряжений, ордер можно создать вручную без основания. Однако при ордерной схеме рекомендуется всегда работать от распоряжения, иначе отчёт по оформлению покажет незакрытые поступления, а сверка усложнится.

Почему кнопка «Приходный ордер» недоступна в поступлении?

Чаще всего склад в документе не использует ордерную схему при поступлении. Проверьте карточку склада: флаг ордерной схемы и дату её начала. Также убедитесь, что документ поступления проведён — на основании непроведённого документа ордер не создаётся.

Чем приходный ордер отличается от поступления товаров и услуг?

Поступление товаров и услуг — финансовый документ: он формирует проводки, задолженность поставщику и НДС. Приходный ордер — чисто складской: он двигает только количественные остатки на складе и никаких проводок не создаёт.

Как исправить ошибочно проведённый ордер?

Если товар ещё не использовался в других документах, отмените проведение ордера, исправьте данные и проведите заново. Если по остаткам уже были движения (продажа, перемещение), исправляйте документы в хронологическом порядке, чтобы не получить отрицательные остатки.

Нужен ли приходный ордер при перемещении между складами?

Да, если склад-получатель работает по ордерной схеме. В этом случае на основании документа «Перемещение товаров» создаётся приходный ордер на склад-получатель, а на складе-отправителе при его ордерной схеме — расходный ордер.

Почему в отчёте «Оформление накладных и ордеров» висит минус?

Отрицательное количество означает, что ордеров проведено больше, чем указано в распоряжении. Обычно это следствие уменьшения количества в поступлении после проведения ордера или создания лишнего ордера. Найдите и отмените лишний ордер либо восстановите количество в накладной.