Как создать приходный ордер на товары в 1С

Приходный ордер на товары — складской документ, который фиксирует фактическое поступление товара на склад, работающий по ордерной схеме. Он нужен, когда бухгалтерский документ «Поступление товаров и услуг» оформляет менеджер по закупкам, а приёмку на складе выполняет кладовщик — в разное время и с разными ответственными лицами.

Ордерная схема разделяет два контура учёта: финансовый (счета, накладные, взаиморасчёты) и складской (физическое наличие товара в ячейках и зонах хранения). Без приходного ордера товар, отражённый в бухгалтерском учёте, не появится на складе в программе, и отгрузить его будет невозможно.

Инструкция ниже применима к конфигурациям «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP Управление предприятием 2», где механизм ордерного склада реализован наиболее полно. В «1С:Бухгалтерии» ордерной схемы нет — там поступление отражается одним документом.

Проверьте, включена ли ордерная схема на складе

Приходный ордер можно провести только по складу, для которого включена ордерная схема. Откройте справочник «Склады и магазины», выберите нужный склад и проверьте настройки. В карточке склада должен быть установлен флаг использования ордерной схемы при поступлении (в УТ 11 это блок «Ордерная схема и оформление накладных»).

Там же задаётся дата, с которой ордерная схема начинает действовать. Если вы включили её «задним числом», а по складу уже есть проведённые документы, возможны расхождения между финансовым и складским учётом. Перед включением схемы на действующем складе сверьте остатки и при необходимости выполните пересчёт товаров.

Создайте приходный ордер на основании поступления

Стандартный и самый надёжный способ — ввод на основании. Откройте документ «Поступление товаров и услуг» (или «Приобретение товаров и услуг» в новых релизах) и нажмите кнопку «Создать на основании» → «Приходный ордер на товары». Программа автоматически перенесёт склад, номенклатуру, количество и распоряжение.

Альтернативный путь — журнал «Приходные ордера на товары» в разделе «Склад и доставка» (в УТ 11) или «Склад» (в ERP). Нажмите «Создать», укажите склад, и программа покажет список распоряжений, по которым ожидается оформление приёма. Выберите нужное поступление — табличная часть заполнится автоматически.

1. 1
   Откройте документ поступления и нажмите «Создать на основании» → «Приходный ордер на товары»
2. 2
   Проверьте склад, организацию и распоряжение в шапке документа
3. 3
   Скорректируйте фактически принятое количество в табличной части
4. 4
   Укажите статус ордера (например, «Принят») при необходимости
5. 5
   Проведите документ и проверьте складские остатки

Заполните и проверьте табличную часть

В табличной части ордера указывается фактически принятое количество, которое может отличаться от количества в накладной поставщика. Если при приёмке выявлена недостача, внесите в ордер только фактически полученный товар — расхождение останется «висеть» на распоряжении до разрешения ситуации с поставщиком.

Если на складе ведётся учёт по сериям, заполните колонку «Серия» — без неё документ не проведётся. Для складов с адресным хранением дополнительно указывается ячейка приёмки или используется механизм размещения по ячейкам в мобильном рабочем месте кладовщика.

Поле «Статус» ордера определяет его роль в учёте. Статус «К поступлению» означает, что товар ещё в пути; «Принят» — товар физически на складе и доступен к отгрузке. Проверьте, что статус соответствует реальной ситуации, иначе остатки будут вводить в заблуждение.

Проведите документ и проверьте результат

После проведения ордера товар появляется в складских остатках. Проверить результат можно отчётом «Остатки товаров на складах» (или «Товары на складах») с отбором по нужному складу и номенклатуре. Количество должно увеличиться ровно на величину из ордера.

Дополнительно проверьте отчёт «Оформление накладных и ордеров» — он показывает расхождения между распоряжениями и оформленными ордерами. Если по поступлению осталась незакрытая сумма или количество, отчёт покажет, что именно ещё не принято на склад.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток товара в отчёте по складу

Норма

Увеличился на количество из ордера

Тревожный признак

Остаток не изменился — ордер не проведён или указан другой склад

Отчёт «Оформление накладных и ордеров»

Норма

По распоряжению нет незакрытого количества

Тревожный признак

Остаток к оформлению — ордер создан не на всё количество

Статус ордера

Норма

«Принят» при фактической приёмке

Тревожный признак

«К поступлению» — товар недоступен к отгрузке

Частые ситуации и особые сценарии

Приёмка товара без документа поступления

Если товар пришёл раньше документов, ордер можно создать без распоряжения — в карточке склада должна быть разрешена приёмка без распоряжения (настраивается в соглашении об условиях закупок или в настройках склада). После оформления накладной такой ордер привязывается к распоряжению через механизм «Оформление по ордерам».

Расхождения при приёмке

При недостаче или пересортице оформите ордер на фактическое количество, а расхождения зафиксируйте отдельно — в УТ 11 для этого используется документ «Расхождения при приёмке» или акт, который прикладывается к претензии поставщику. Не проводите ордер на количество из накладной «для совпадения» — это исказит складские остатки и приведёт к фиктивной недостаче при инвентаризации.

Когда приходный ордер не нужен

Если склад небольшой и документы вводит один сотрудник, ордерная схема создаёт лишнюю работу. В этом случае её можно не включать — поступление товаров сразу отразится и в финансовом, и в складском учёте одним документом. Ордерная схема оправдана там, где есть разделение ответственности между офисом и складом.

Сравнение вариантов

Ордерная схема включена

Подходит для разделения ответственности менеджера и кладовщика, контроля фактической приёмки. Ограничение: больше документов и операций

Ордерная схема отключена

Подходит для небольших складов с одним ответственным. Ограничение: нет контроля факта приёмки, нельзя отследить товар в пути по складу

Приёмка без распоряжения

Подходит, когда товар пришёл раньше документов. Ограничение: требует последующей привязки ордера к накладной

Назначьте в конце каждого дня ответственного за проверку отчёта «Оформление накладных и ордеров». Незакрытые распоряжения, обнаруженные в день отгрузки, — самая частая причина срыва отгрузок и срочного поиска «потерянного» товара.

Частые вопросы

Почему кнопка «Создать на основании» не предлагает приходный ордер?

Чаще всего на складе, указанном в поступлении, не включена ордерная схема или она действует с даты позже даты документа. Проверьте карточку склада и дату начала применения ордерной схемы.

Можно ли создать один ордер на несколько поступлений?

Да, в журнале приходных ордеров можно выделить несколько распоряжений по одному складу и создать общий ордер. Это удобно при приёмке машины с товаром по нескольким накладным.

Что делать, если ордер проведён ошибочно?

Если ошибка обнаружена сразу — отмените проведение, исправьте и проведите заново. Если по ордеру уже прошли отгрузки, исправляйте через корректировку или новый ордер, чтобы не нарушить последовательность складских движений.

Влияет ли приходный ордер на бухгалтерские проводки?

Нет, приходный ордер — чисто складской документ, он не формирует бухгалтерских и налоговых проводок. Проводки создаёт документ поступления товаров и услуг.

Как принять товар по штрихкодам?

В УТ 11 и ERP есть мобильное рабочее место приёмки: кладовщик сканирует штрихкоды, система сверяет их с распоряжением и формирует ордер. Это снижает ошибки при большом ассортименте.