Торговля и Склад · 9 мин
Как создать план закупок в 1С
Как создать план закупок в 1С: подготовка справочников, виды планов, источники заполнения, оформление документа и контроль исполнения закупок.
План закупок в 1С нужен, чтобы заранее определить, какие товары и в каком количестве потребуется закупить, и согласовать эти объёмы с поставщиками. Механизм планирования закупок есть в конфигурациях «1С:Управление торговлей 11», «1С:ERP» и «1С:Комплексная автоматизация» — логика работы в них практически одинаковая.
Основная идея проста: вы создаёте документ «План закупок», заполняете его вручную, по статистике продаж или по формуле, а затем на основании плана формируете заказы поставщикам. Система позволяет сравнивать фактические закупки с плановыми и контролировать отклонения.
Прежде чем приступать, убедитесь, что в вашей конфигурации включена функциональная опция планирования. В УТ 11 и ERP это делается в разделе настройки «НСИ и администрирование» → «Бюджетирование и планирование» — там нужно установить флаг «Планы закупок» и при необходимости «Планы продаж», если потребность в закупках будет рассчитываться от плановых продаж.
Подготовка: справочники и виды планов
Перед созданием первого плана закупок настройте базовые справочники. Во-первых, проверьте, что заполнены сценарии планирования — они определяют периодичность плана (месяц, неделя, квартал) и валюту. Сценарии находятся в разделе «Бюджетирование и планирование» → «Настройки и справочники» → «Сценарии».
Во-вторых, создайте вид плана закупок. Вид плана задаёт правила заполнения: по какой номенклатуре планируется закупка, с какой детализацией (по складам, поставщикам, периодам) и из каких источников берутся данные. Откройте «Бюджетирование и планирование» → «Виды планов» и создайте новый элемент с типом «План закупок».
На вкладке «Детализация» вида плана укажите аналитику: если закупки ведутся на несколько складов, включите детализацию по складам; если важно планировать по конкретным поставщикам — добавьте соответствующую аналитику. Чем детальнее план, тем точнее контроль, но тем трудоёмче его заполнение и актуализация.
Проверить в разделе «Бюджетирование и планирование» → «Сценарии»
Создать в «Виды планов» с типом «План закупок»
Убедиться, что в базе есть история продаж за несколько периодов
Как создать документ «План закупок»
Перейдите в раздел «Бюджетирование и планирование» → «Планы закупок» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите сценарий, вид плана, подразделение и период планирования. После выбора сценария система автоматически подставит периодичность и рассчитает границы планового периода.
Табличная часть заполняется тремя способами: вручную, командой «Заполнить» по настроенным источникам или загрузкой из внешнего файла. Для ручного заполнения добавьте строки, укажите номенклатуру, характеристику (если используется), количество и при необходимости цену. Если в виде плана включена детализация по складам или поставщикам, эти колонки тоже будут обязательными.
После заполнения проведите документ. Статус плана можно менять: «В подготовке», «Утверждён», «Отменён». Переводить план в статус «Утверждён» стоит только после согласования с ответственными — утверждённый план становится базой для контроля исполнения через отчёты.
- 1Включите опцию «Планы закупок» в настройках «Бюджетирование и планирование»
- 2Создайте или проверьте сценарий планирования с нужным периодом
- 3Настройте вид плана с нужной детализацией и источниками
- 4Создайте документ «План закупок» и заполните табличную часть
- 5Проведите документ и переведите его в статус «Утверждён» после согласования
Автоматическое заполнение плана
Ручной ввод подходит для небольшого ассортимента. Если позиций сотни, настройте источники заполнения в виде плана. На вкладке «Правило заполнения» добавьте источник данных — например, «Планы продаж» с коэффициентом, «Статистика закупок» за прошлые периоды или произвольную формулу.
Формулы позволяют комбинировать источники: например, взять план продаж, вычесть текущий складской остаток и добавить страховой запас. Операнды для формулы создаются в том же виде плана — каждому операнду сопоставляется источник данных, а затем из операндов собирается выражение.
После настройки источников в документе плана нажмите «Заполнить» — табличная часть заполнится расчётными данными. Результат всегда проверяйте вручную: автоматика не учитывает разовые акции, вывод товара из ассортимента и другие нестандартные ситуации.
Формирование заказов поставщикам по плану
Утверждённый план закупок — основание для создания заказов поставщикам. В списке планов выделите нужный документ и используйте команду создания на основании, либо воспользуйтесь обработкой «Формирование заказов по планам» в разделе «Закупки».
Обработка позволяет выбрать период, сценарий и вид плана, после чего показывает плановые потребности с учётом уже созданных заказов. Вы можете сформировать заказы сразу на весь объём или частями — система отслеживает, какая часть плана уже обеспечена.
Если в компании используется механизм обеспечения потребностей, план закупок может выступать источником потребности наряду с заказами клиентов и производственными заданиями. В этом случае заказы поставщикам формируются через рабочее место «Обеспечение потребностей» с учётом остатков и резервов.
Контроль исполнения плана закупок
Для сравнения плана с фактом используйте отчёт «Исполнение плана закупок» в разделе «Бюджетирование и планирование» → «Отчеты». Отчёт показывает плановое количество, фактически заказанное и поступившее количество, а также абсолютное и процентное отклонение.
Настройте в отчёте группировку по номенклатуре, складам или поставщикам — в зависимости от того, какая детализация задана в виде плана. Значительные отклонения в большую сторону могут означать внеплановые закупки, в меньшую — срыв поставок или заниженный план.
Регулярность контроля зависит от длительности планового периода: для месячных планов разумно сверять исполнение еженедельно, для квартальных — не реже раза в месяц. Если отклонения систематически превышают 15–20%, пересмотрите правило расчёта потребности или порядок согласования закупок.
Как проверить результат
План в статусе «Утверждён», доступен для создания заказов
Документ в черновике — заказы по нему не формируются
Факт закупок сопоставим с планом, отклонения объяснимы
Отчёт пустой или показывает нулевой факт — проверьте сценарий и период
Обработка видит плановые потребности и создаёт заказы
Потребности не отображаются — проверьте вид плана и детализацию
Частые ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — создание плана без включённой функциональной опции или с неверно выбранным сценарием. В этом случае документ либо недоступен, либо заполняется с неправильным периодом. Всегда начинайте с проверки настроек раздела «Бюджетирование и планирование».
Вторая типичная проблема — избыточная детализация вида плана. Если включить аналитику по складам, поставщикам и проектам одновременно, заполнение плана станет трудоёмким, а согласование — затянутым. Начинайте с минимальной детализации и добавляйте аналитику только при реальной потребности.
Учтите ограничение: типовой механизм планирования закупок не рассчитывает оптимальный размер партии и не учитывает условия поставщиков (минимальные партии, кратность упаковки) автоматически. Эти параметры при необходимости дорабатываются или контролируются вручную при формировании заказов.
FAQ
В каких конфигурациях 1С есть планирование закупок?
Полноценный механизм планов закупок есть в «1С:Управление торговлей 11», «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Комплексная автоматизация». В «1С:Бухгалтерии» документа плана закупок нет — там потребности обычно оформляют заказами поставщикам напрямую.
Можно ли загрузить план закупок из Excel?
Да, в УТ 11 и ERP есть типовая загрузка данных из табличного документа. Подготовьте файл с колонками номенклатуры и количества, откройте обработку загрузки и сопоставьте колонки полям документа. Перед загрузкой проверьте, что номенклатура в файле совпадает с базой по артикулам или наименованиям.
Чем план закупок отличается от заказа поставщику?
План — это прогноз потребности на период без обязательств перед конкретным поставщиком. Заказ поставщику — оперативный документ с конкретными сроками, ценами и контрагентом. План служит основанием для создания заказов и базой для план-фактного анализа.
Почему отчёт «Исполнение плана закупок» пустой?
Чаще всего причины три: план не переведён в статус «Утверждён», в отчёте выбран другой сценарий или период, либо заказы поставщикам создавались не на основании плана. Проверьте эти три условия последовательно.
Как учесть сезонность при планировании?
Настройте в виде плана источник «Статистика продаж» за аналогичный период прошлого года или используйте формулу с сезонным коэффициентом. Коэффициенты сезонности можно задать в справочнике сезонных коэффициентов и применять к группам товаров.
Нужно ли согласовывать план закупок перед утверждением?
Технически система не требует согласования, но на практике план стоит согласовать с коммерческой службой и финансистом: закупки напрямую влияют на оборотные средства. Для маршрутизации согласования можно использовать механизм согласования документов или внешние задачи.
Что важно запомнить
План закупок создаётся в разделе «Бюджетирование и планирование» после настройки сценария и вида плана. Заполняйте его по источникам данных, а не вручную, утверждайте после согласования и контролируйте исполнение отчётом «Исполнение плана закупок».