Торговля и Склад · 10 мин
Как создать пересчет товаров в 1С
Как создать пересчет товаров в 1С: Управление торговлей и Рознице. Пошаговая инструкция по инвентаризации, оформление расхождений, частые ошибки.
Пересчет товаров в 1С — это документальное оформление инвентаризации: фиксация учетных остатков, ввод фактического количества и автоматическое списание недостачи или оприходование излишков. В конфигурациях «1С:Управление торговлей 11» и «1С:Розница 2» для этого служит документ «Пересчет товаров», а в «Управлении нашей фирмой» — «Инвентаризация запасов».
Типовая схема работы выглядит так: создается документ пересчета по выбранному складу, программа заполняет табличную часть учетными остатками, кладовщик вводит фактические данные — вручную или с терминала сбора данных, а система рассчитывает расхождения. На основании пересчета затем оформляются документы списания и оприходования, которые изменяют складские остатки.
Главная ошибка при самостоятельной работе — начинать пересчет, пока по складу есть непроведенные движения: реализации в статусе «к оформлению», нераспределенные перемещения, черновики приходных накладных. В этом случае учетный остаток в документе не совпадет с реальным состоянием склада, и расхождения будут ложными. Поэтому перед пересчетом всегда проверяйте складские ордера и актуальность остатков.
Где находится документ пересчета в разных конфигурациях
В «1С:Управление торговлей 11» пересчет товаров находится в разделе Склад и доставка → Пересчеты товаров. Документ доступен пользователям с правами кладовщика, менеджера по складу или администратора. Если раздел не виден, проверьте, что в настройках включен учет по складам: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка.
В «1С:Розница 2» документ называется «Пересчет товаров» и расположен в разделе Склад → Пересчеты товаров. Здесь пересчет тесно связан с рабочим местом инвентаризации и обычно выполняется по магазину целиком либо по отдельным товарным группам.
В «1С:Управление нашей фирмой» аналогом служит документ «Инвентаризация запасов» (Закупки → Инвентаризация запасов), который сам списывает недостачу и оприходовывает излишки при проведении — отдельные документы не требуются.
Что проверить перед началом пересчета
Сначала убедитесь, что все складские документы проведены: приходные и расходные накладные, перемещения, сборки. Непроведенный документ не влияет на остаток, и учетное количество в пересчете окажется искаженным. Используйте отчет «Остатки и доступность товаров» или «Ведомость по товарам на складах», чтобы сверить текущие данные.
Если на складе применяется ордерная схема, проверьте статусы распоряжений: товары, числящиеся «к отгрузке» или «к поступлению», не должны зависать в промежуточных статусах. В УТ 11 для этого есть отчет «Оформление накладных и ордеров». Незавершенные ордера — самая частая причина фиктивных расхождений.
Договоритесь о «заморозке» движений на время пересчета: продажи и перемещения по выбранному складу на период физического подсчета нужно остановить. Если магазин работает и продажи идут параллельно, фактические данные устареют еще до ввода в программу.
Пошаговое создание пересчета в УТ 11
Откройте Склад и доставка → Пересчеты товаров и нажмите «Создать». Укажите склад, по которому проводится инвентаризация. Если нужно пересчитать не весь склад, а часть ассортимента, задайте отбор: по группе товаров, виду номенклатуры или конкретному списку позиций.
Нажмите Заполнить → Заполнить по остаткам на складе (в некоторых релизах — «Заполнить учетные остатки»). Программа подтянет все товары с учетным количеством на дату документа. Колонка «Количество фактическое» изначально равна учетному — ее и нужно скорректировать по результатам подсчета.
Введите фактические остатки. При большом ассортименте удобно выгрузить список в печатную форму «Инвентаризационная опись» или бланк пересчета, заполнить его на складе и затем внести данные в документ. Строки, где факт совпал с учетом, менять не нужно. После ввода проведите документ — сам по себе он остатки не меняет, а только фиксирует расхождения.
- 1Проведите все складские документы и проверьте остатки отчетом
- 2Создайте пересчет товаров и укажите склад
- 3Заполните документ учетными остатками
- 4Введите фактическое количество по каждой позиции
- 5Проведите пересчет и сформируйте список расхождений
- 6Создайте списания и оприходования на основании пересчета
Ввод фактических данных: вручную и с ТСД
Ручной ввод и печатные формы
Для небольших складов достаточно печатной формы: из документа выводится пересчетная ведомость, где сотрудник проставляет фактическое количество. Затем данные переносятся в табличную часть. Чтобы ускорить ввод, используйте поиск по наименованию или штрихкоду прямо в строке документа.
Работа с терминалом сбора данных
Если склад оборудован ТСД, пересчет выгружается на терминал, кладовщик сканирует штрихкоды и вводит количество, после чего данные загружаются обратно в документ через обработку «Загрузка данных с ТСД». Это исключает ошибки ручного переноса и ускоряет процесс в разы при ассортименте от нескольких тысяч позиций.
Проверьте заранее, что штрихкоды в карточках номенклатуры заполнены и совпадают с этикетками на товаре. Товар без штрихкода терминал не распознает — такие позиции придется вносить вручную.
Оформление расхождений: списание и оприходование
После проведения пересчета откройте список расхождений — в форме документа есть команда перехода к оформлению результатов. На основании пересчета создаются два типа документов: «Списание товаров» для недостачи и «Оприходование товаров» для излишков. В УТ 11 это делается кнопкой «Создать на основании» прямо из пересчета.
В документе списания укажите статью расходов — обычно «Недостачи товаров» с аналитикой по виновному лицу или за счет организации. От этого зависит, как сумма недостачи попадет в управленческий и регламентированный учет. Оприходование излишков оформляется с указанием цены — обычно учетной или цены последнего прихода.
Если расхождение вызвано пересортицей (один товар списался, другой оприходовался), в УТ 11 можно оформить два документа и зачесть их, либо использовать документ «Пересортица товаров» в конфигурациях, где он предусмотрен.
Проверка результата после пересчета
После проведения списаний и оприходований сформируйте отчет «Ведомость по товарам на складах» на дату, следующую за инвентаризацией. Остатки по пересчитанным позициям должны совпадать с фактическими данными, внесенными в документ. Любое несовпадение означает, что либо не все расхождения оформлены, либо после пересчета прошли неучтенные движения.
Дополнительно сверьте данные с бухгалтерским учетом: если база интегрирована с «1С:Бухгалтерией», проверьте, что документы списания и оприходования выгрузились и сформировали проводки по счетам 41 и 94.
Как проверить результат
Совпадают с фактическим подсчетом
Есть разница — расхождения не оформлены или прошли движения
Созданы на основании пересчета и проведены
Пересчет проведен, но остатки не изменились
Недостача отражена на счете 94
Документы не выгрузились в бухгалтерскую базу
Частые ошибки и ограничения
Ограничение типового пересчета — он работает в разрезе одного склада. Инвентаризацию по нескольким складам оформляют отдельными документами. Также документ не учитывает товары в пути и остатки комиссии — для них нужны отдельные механизмы сверки.
Если после пересчета обнаружились движения задним числом (например, провели накладную прошлой датой), учетные остатки в пересчете перестанут быть актуальными. В этом случае перезаполните документ или создайте новый пересчет, иначе расхождения изменятся.
При работе с характеристиками и сериями номенклатуры убедитесь, что факт вводится с той же детализацией, что и учетный остаток. Пересчет «в целом по товару» при включенном учете по сериям даст расхождения по каждой серии отдельно.
Что важно запомнить
Пересчет создается по складу, заполняется учетными остатками и дополняется фактическим количеством. Остатки меняют только списание и оприходование, созданные на основании пересчета. Перед началом проведите все складские документы, после — сверьте остатки отчетом.
Частые вопросы
Можно ли пересчитать только часть товаров, а не весь склад?
Да. В документе пересчета задайте отбор по товарной группе, виду номенклатуры или сформируйте список позиций вручную, а затем заполните учетные остатки только по отобранным строкам. Это стандартный способ выборочной инвентаризации.
Почему после проведения пересчета остатки на складе не изменились?
Документ «Пересчет товаров» только фиксирует расхождения и не двигает остатки. Чтобы скорректировать склад, создайте на его основании «Списание товаров» для недостачи и «Оприходование товаров» для излишков и проведите их.
Что делать, если во время пересчета шли продажи?
Оптимально пересчитывать при остановленных движениях. Если это невозможно, зафиксируйте продажи за период подсчета отдельно и скорректируйте фактическое количество на объем проданного, либо проводите пересчет по части ассортимента в нерабочие часы.
Как загрузить данные с терминала сбора данных в пересчет?
Выгрузите документ на ТСД через обработку обмена, выполните сканирование на складе, затем в документе пересчета используйте команду загрузки данных с ТСД. Предварительно проверьте, что штрихкоды заполнены в карточках номенклатуры, иначе товар не распознается.
Нашли расхождение после проведения списания. Как исправить?
Не редактируйте проведенный пересчет задним числом. Оформите корректирующие документы: повторное оприходование или списание на нужную разницу, либо создайте новый пересчет по проблемным позициям и оформите результат по нему.
Чем пересчет в УНФ отличается от УТ 11?
В «Управлении нашей фирмой» документ «Инвентаризация запасов» совмещает фиксацию расхождений и движение остатков: при проведении он сам списывает недостачу и оприходовывает излишки, отдельные документы создавать не требуется.