Торговля и Склад · 12 мин
Как создать пересчет товаров в 1С 8
Как создать пересчет товаров в 1С 8: документы инвентаризации, заполнение фактических остатков, оформление расхождений, оприходование и списание.
Пересчет товаров в 1С 8 — это оформление инвентаризации: сравнения учетных остатков в базе с фактическим количеством товара на складе. В зависимости от конфигурации (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP или Розница) названия документов немного отличаются, но логика одна: создается приказ на инвентаризацию, фиксируются учетные остатки, вводятся фактические данные, а расхождения оформляются оприходованием излишков и списанием недостач.
Ниже разобран типовой порядок работы на примере «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP», где цепочка документов наиболее полная: «Приказ на проведение инвентаризации» → «Пересчет товаров» → «Оприходование излишков» и «Списание недостач». В «1С:Рознице» и старых версиях УТ 10 часто используется один документ «Инвентаризация товаров на складе», который совмещает эти этапы — отличия описаны в отдельном разделе.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание складских документов, а по выбранному складу не выполняется параллельных движений товара. Иначе учетные остатки «уплывут» прямо во время пересчета, и расхождения будут ложными.
Подготовка: что проверить перед созданием пересчета
Качество инвентаризации определяется до создания первого документа. Если учетные остатки в базе некорректны — например, есть непроведенные приходные накладные или отрицательные остатки — результат пересчета будет искажен, и разбирать расхождения придется вручную.
Сначала проведите все документы по складу, который будете пересчитывать: поступления, реализации, перемещения, сборки. Затем сформируйте отчет «Остатки товаров на складах» (или «Ведомость по товарам на складах») и проверьте отрицательные остатки — их нужно устранить до инвентаризации, иначе списание недостачи может завершиться ошибкой контроля остатков.
Договоритесь о «тихом часе»: на время фактического пересчета склад не должен отгружать и принимать товар. В базе это обычно контролируется организационно, но в УТ 11 можно ограничить и технически, закрыв смену или временно отключив складские ордера.
Шаг 1. Создание приказа на проведение инвентаризации
В УТ 11 и ERP откройте раздел «Склад и доставка» → «Инвентаризации» (в некоторых релизах — «Склад» → «Приказы на проведение инвентаризаций»). Нажмите «Создать» и заполните шапку документа: склад, дату начала и окончания пересчета, ответственное лицо. Если пересчитывается не весь склад, а часть номенклатуры, укажите отбор — по товарной группе, виду номенклатуры или конкретным позициям.
Приказ выполняет две функции. Во-первых, это организационный документ: из него можно распечатать унифицированную форму ИНВ-22 (или произвольный приказ). Во-вторых, он фиксирует рамки инвентаризации: все пересчеты, оприходования и списания будут привязаны к нему, что удобно для анализа результатов.
Проведите приказ. Документ не делает складских движений — он только регистрирует факт начала инвентаризации, поэтому ошибиться здесь не страшно: приказ можно отредактировать и перепровести.
Шаг 2. Создание документа «Пересчет товаров»
На основании приказа создайте документ «Пересчет товаров»: в списке приказов нажмите «Создать на основании» → «Пересчет товаров». Программа автоматически подтянет склад и отбор из приказа. Если приказа нет (например, в Рознице), пересчет создается напрямую из списка складских документов.
Заполните табличную часть учетными остатками. Кнопка «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе» (или «Заполнить по отбору») загрузит всю номенклатуру с учетным количеством на дату документа. Проверьте дату: остатки берутся на момент документа, и если дата стоит будущая или прошлая, данные будут неверными.
Для больших складов удобно разбить пересчет на несколько документов — например, по стеллажам или товарным группам. Каждый документ пересчитывает свою зону, а результаты сводятся в рамках одного приказа. Это снижает риск потери данных и позволяет распределить работу между сотрудниками.
- 1Проведите все складские документы и устраните отрицательные остатки
- 2Создайте приказ на проведение инвентаризации, укажите склад и отбор
- 3На основании приказа создайте «Пересчет товаров»
- 4Заполните табличную часть учетными остатками по кнопке «Заполнить»
- 5Внесите фактическое количество по каждой позиции
- 6Проверьте расхождения и проведите документ
- 7Создайте оприходование излишков и списание недостач
Шаг 3. Ввод фактических остатков
Есть два способа внести данные с склада. Первый — ручной: распечатайте инвентаризационную опись (форма ИНВ-3 доступна из документа пересчета), комиссия заполняет ее на складе, а затем оператор вносит фактическое количество в колонку «Количество факт» (в некоторых версиях — «Факт»). Второй — с помощью терминала сбора данных или мобильного клиента: товар сканируется по штрихкоду, количество вводится сразу, и документ заполняется автоматически.
При ручном вводе удобно пересчитывать только расхождения: если фактическое количество совпадает с учетным, строку можно не трогать — в типовых конфигурациях факт по умолчанию равен учетному количеству. Меняйте только те позиции, где есть отличия. Но будьте внимательны: если товар есть в описи, но отсутствует физически, в колонке «Факт» нужно явно поставить ноль.
Отдельная ситуация — товар, найденный на складе, которого нет в учетной описи. Его нужно добавить в документ вручную кнопкой «Добавить» с указанием фактического количества; учетное количество по такой строке будет нулевым, и вся позиция уйдет в излишки.
Перед проведением пересчета отсортируйте табличную часть по колонке «Отклонение» — так сразу видны все расхождения. Позиции с крупными отклонениями перепроверьте на складе повторно: чаще всего это ошибка пересчета или перепутанная единица измерения, а не реальная недостача.
Шаг 4. Проверка расхождений и проведение документа
После ввода фактических данных программа рассчитывает отклонение по каждой строке: положительное — излишек, отрицательное — недостача. Не спешите проводить документ: сначала сформируйте ведомость расхождений (ИНВ-19) или просто проанализируйте таблицу.
Типичные причины ложных расхождений: непроведенные документы, созданные после заполнения пересчета; товар, оформленный на другой склад; пересортица (один товар в излишке, аналогичный — в недостаче); разные единицы измерения. Пересортицу в типовых конфигурациях можно зачесть — проверьте пары «излишек/недостача» внутри одной товарной группы до оформления итоговых документов.
Когда расхождения объяснены и подтверждены, проведите «Пересчет товаров». Документ фиксирует результат инвентаризации, но сам по себе остатки в учете не меняет — для этого нужны следующие документы.
Как проверить результат
Совпадают с отчетом «Остатки товаров на складах» на дату документа
Различаются — проверьте дату документа и непроведенные документы
Каждое отклонение объяснено: недостача, излишек или пересортица
Есть необъяснимые крупные расхождения — нужен повторный пересчет
Совпадают с фактическими данными склада
Остались различия — проверьте, все ли итоговые документы проведены
Шаг 5. Оформление результатов: оприходование и списание
На основании проведенного пересчета создайте итоговые документы: «Оприходование излишков товаров» для положительных отклонений и «Списание недостач товаров» для отрицательных. В УТ 11 это делается кнопкой «Создать на основании» из пересчета или из списка документов по приказу — программа сама подтянет только расходящиеся строки.
В оприходовании укажите статью доходов (обычно «Излишки товаров, выявленные при инвентаризации») и проверьте цены: излишки приходуются по учетной или рыночной стоимости — она попадет в доходы. В списании выберите статью расходов и аналитику: недостача в пределах норм естественной убыли, за счет виновного лица или за счет организации — от этого зависит бухгалтерский и налоговый учет.
После проведения обоих документов сформируйте отчет по остаткам склада и сверьте с фактическими данными. Они должны совпасть полностью. Если нет — ищите непроведенный документ или движения, созданные после пересчета.
Особенности в разных конфигурациях 1С
В «1С:Рознице» и УТ 10 цепочка короче: используется документ «Инвентаризация товаров на складе», который объединяет пересчет и фиксацию расхождений. Он находится в разделе «Склад» (или «Закупки» → «Склад»), заполняется по остаткам, а после проведения на его основании создаются «Оприходование товаров» и «Списание товаров».
В «1С:Бухгалтерии 8» тоже есть документ «Инвентаризация товаров» (раздел «Склад»), но он ориентирован на бухгалтерский учет: при проведении расхождения сразу формируют проводки — недостача уходит на счет 94, излишки приходуются на счет 41 с доходом. Отдельные документы оприходования и списания там не нужны.
Если склад работает с ордерной схемой (УТ 11, ERP), учтите дополнительный нюанс: расхождения могут возникать между финансовым и ордерным учетом. Перед инвентаризацией сверьте «Товары к отгрузке» и «Товары к поступлению» — неоформленные ордера тоже дают ложные расхождения.
Сравнение вариантов
Полный контроль этапов и привязка к приказу; подходит для больших складов, но требует больше действий
Быстрее для небольших магазинов; меньше аналитики по этапам
Расхождения сразу попадают в бухучет; удобно, если складской учет простой, но нет детальной складской аналитики
Сканирование штрихкодов ускоряет ввод и снижает ошибки; требует настроенного оборудования и обмена данными
Печать инвентаризационных форм
Из документов инвентаризации доступны регламентированные печатные формы. Из приказа печатается ИНВ-22 (приказ о проведении инвентаризации), из пересчета — ИНВ-3 (инвентаризационная опись) и ИНВ-19 (сличительная ведомость). В Бухгалтерии 8 доступны также ИНВ-4 и ИНВ-5 для отдельных случаев.
Формы формируются с учетными данными до ввода факта (для описи) и с расхождениями после (для сличительной ведомости). Порядок печати имеет значение: опись ИНВ-3 распечатывайте до внесения фактических количеств — колонка «факт» в ней заполняется комиссией от руки на складе.
Если в организации используются собственные формы, утвержденные в учетной политике, их можно подключить через механизм дополнительных печатных форм, не изменяя конфигурацию.
Частые вопросы
Можно ли провести пересчет задним числом?
Технически да — установите нужную дату документа, и остатки заполнятся на нее. Но учтите: если после этой даты уже проведены оприходования и списания, последовательность документов нарушится, и итоговые остатки могут исказиться. Безопаснее вводить пересчет текущей датой, а расхождения объяснять в комментарии.
Почему в пересчете учетное количество не совпадает с отчетом по остаткам?
Чаще всего дата документа отличается от даты отчета, либо после заполнения табличной части были проведены новые складские документы. Обновите заполнение кнопкой «Заполнить» и сверьте с отчетом на ту же дату и время. Также проверьте, не отбирается ли часть товара на другой склад или в резерв.
Как оформить пересортицу в 1С?
В типовых конфигурациях нет отдельного автоматического зачета пересортицы внутри пересчета. Практический путь: выявите парные позиции (излишек одного товара и недостача аналогичного), при согласии комиссии зачтите их документально — недостача списывается, излишек оприходуется, а в аналитике списания указывается, что это пересортица. В бухгалтерском учете зачет отражается через счет 94.
Что делать, если товар найден на складе, но его нет в базе?
Добавьте позицию в документ пересчета вручную: учетное количество будет нулевым, фактическое — посчитанным. После проведения создайте «Оприходование излишков», укажите статью доходов и цену оприходования. Предварительно проверьте, не числится ли товар на другом складе или в пути — возможно, это не излишек, а ошибка оформления перемещения.
Нужно ли останавливать продажи на время инвентаризации?
Полная остановка не обязательна, но движения по пересчитываемой зоне нужно прекратить с момента фиксации учетных остатков до окончания фактического подсчета. Если продажи продолжаются, фиксируйте их отдельно и корректируйте фактическое количество с учетом проданного после начала пересчета — иначе получите ложную недостачу.
Можно ли пересчитать только часть товаров, а не весь склад?
Да. В приказе или пересчете задайте отбор: по товарной группе, виду номенклатуры, конкретному списку позиций или произвольному отбору. Кнопка «Заполнить по отбору» загрузит только выбранные товары. Такой частичный пересчет удобен для циклических инвентаризаций, когда разные группы товаров проверяются по графику.
Что важно запомнить
Пересчет товаров в 1С 8 строится по цепочке: подготовка остатков → приказ → пересчет с фактическими количествами → оприходование излишков и списание недостач. Корректность результата обеспечивают три условия: проведенные документы до начала, отсутствие движений по складу во время подсчета и разбор всех расхождений до итоговых документов.