Торговля и Склад · 9 мин
Как создать документ «Поступление товаров» в 1С
Как оформить поступление товаров в 1С:Управление торговлей и Бухгалтерии: заполнение шапки, табличной части, цен, НДС, проведение и проверка результата.
Документ «Поступление товаров и услуг» (в «1С:Управление торговлей» он так и называется, в «1С:Бухгалтерии» — «Поступление (акты, накладные, УПД)») фиксирует приход товара на склад от поставщика. От корректности его заполнения зависят складские остатки, себестоимость, задолженность перед контрагентом и входной НДС. Ошибка в этом документе тянет за собой цепочку проблем: неверные остатки, искажённую валовую прибыль и расхождения в декларации по НДС.
Порядок действий похож во всех типовых конфигурациях, но расположение кнопок и названия полей немного различаются. Ниже описан универсальный сценарий с уточнениями для «Управления торговлей 11» и «Бухгалтерии предприятия 3.0». Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание документов закупки, а в справочниках заведены контрагент, договор, склад и номенклатура.
Где найти документ и как создать новый
В «1С:Управление торговлей 11» откройте раздел «Закупки» → «Документы закупки (все)» или сразу «Поступления товаров и услуг», если такой пункт выведен в панель навигации. Нажмите кнопку «Создать» и выберите хозяйственную операцию — чаще всего это «Закупка у поставщика». Для комиссии, импорта или поступления через подотчётное лицо предусмотрены отдельные операции, и выбирать их нужно осознанно: от операции зависят проводки и аналитика.
В «1С:Бухгалтерии 3.0» путь другой: «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» → кнопка «Поступление» → «Товары (накладная)». Если поставщик прислал УПД, выбирайте соответствующий вариант — тогда счёт-фактура будет зарегистрирована автоматически на основании того же документа.
Альтернативный способ — создать поступление на основании «Заказа поставщику». Откройте заказ и нажмите «Создать на основании» → «Поступление товаров и услуг». Программа перенесёт поставщика, договор и табличную часть, а вам останется скорректировать фактическое количество. Этот способ снижает риск расхождений между заказом и приходом.
Заполнение шапки документа
В шапке укажите поставщика и договор. Договор определяет валюту, порядок расчётов и условия оплаты, поэтому выбирать его нужно до заполнения табличной части — при смене договора цены и взаиморасчёты могут пересчитаться. Если договора с нужными параметрами нет, создайте его прямо из документа, не выходя из формы.
Далее укажите склад (в УТ — в шапке или в табличной части, в зависимости от настроек), организацию, если их в базе несколько, и реквизиты входящего документа: номер и дату накладной поставщика. Эти данные обязательны для корректного учёта входного НДС и сверок с контрагентом.
Заполнение табличной части: номенклатура, количество, цены
Добавляйте строки кнопкой «Добавить» или через «Подбор» — второй вариант удобнее при большом количестве позиций, так как позволяет видеть остатки и цены прямо в форме подбора. Для каждой строки укажите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Сумма рассчитается автоматически.
Если номенклатура поставщика отличается от вашей (другие наименования или артикулы), в УТ можно настроить регистр «Номенклатура поставщиков», чтобы при загрузке электронных накладных позиции сопоставлялись автоматически. Это особенно полезно при обмене документами через ЭДО.
Проверьте цены перед проведением. В УТ цены могут подставляться из соглашения с поставщиком или из последнего поступления — сверьте их с накладной. Если поставщик прислал УПД через ЭДО, используйте загрузку документа из сервиса: программа сама создаст поступление и сопоставит строки, вам останется только проверить расхождения.
- 1Откройте «Закупки» → «Поступления товаров и услуг» и нажмите «Создать»
- 2Выберите операцию «Закупка у поставщика»
- 3Заполните поставщика, договор, склад и реквизиты входящей накладной
- 4Добавьте позиции в табличную часть с количеством, ценами и ставкой НДС
- 5Сверьте итоговую сумму и НДС с бумажной накладной или УПД
- 6Нажмите «Провести» и зарегистрируйте счёт-фактуру
- 7Проверьте остатки и задолженность в отчётах
НДС и счёт-фактура
Ставка НДС указывается в каждой строке табличной части. Если поставщик работает с НДС, проверьте, что ставки и итоговая сумма налога совпадают с накладной — расхождение даже в копейку может привести к отказу в вычете при камеральной проверке. В документе есть поле «НДС (всего)» — сверяйте именно его.
После проведения поступления зарегистрируйте счёт-фактуру: в форме документа есть соответствующая ссылка внизу (в БП) или отдельный документ «Счёт-фактура полученный», создаваемый на основании (в УТ). При поступлении по УПД отдельный счёт-фактура не нужен — его роль выполняет сам УПД.
Проведение и проверка результата
Нажмите «Провести» (или «Провести и закрыть»). Программа спишет данные в регистры: товар появится на складе, возникнет кредиторская задолженность перед поставщиком, в бухгалтерском учёте сформируются проводки (обычно Дт 41 — Кт 60 для товаров и Дт 19 — Кт 60 для НДС). Проводки можно посмотреть кнопкой «Дт/Кт» или «Показать проводки».
После проведения обязательно проверьте результат отчётами. В УТ удобны «Остатки товаров на складах» и «Задолженность перед поставщиками», в БП — оборотно-сальдовая ведомость по счетам 41 и 60. Если остаток по позиции не изменился или задолженность не появилась — документ либо не проведён, либо проведён с нулевым количеством.
Как проверить результат
Количество по позиции увеличилось на величину из накладной
Остаток не изменился — документ не проведён или склад указан неверно
В отчёте по расчётам появилась сумма накладной по нужному договору
Задолженность висит на другом договоре или не отражается
Дт 41 Кт 60 на сумму без НДС, Дт 19 Кт 60 на сумму НДС
Проводок нет или суммы отличаются от накладной
Типичные ошибки и ограничения
Чаще всего проблемы возникают из-за неправильно выбранного договора или склада, неверной ставки НДС и проведения документа «задним числом» без перепроведения последующих документов. Ещё одна частая ситуация — дублирование поступления: документ создали вручную, а потом ещё раз загрузили из ЭДО. Перед проведением всегда проверяйте журнал на наличие поступления с тем же номером входящей накладной.
Помните про ограничения: если период закрыт для редактирования (установлена дата запрета изменения данных), провести поступление прошлым числом не получится без прав администратора. Исправления в уже отражённом в учёте документе оформляйте документом «Корректировка поступления», а не ручной правкой исходника — так сохранится история изменений и корректная аналитика НДС.
Что важно запомнить
Правильное поступление начинается с корректной шапки: поставщик, договор, склад и реквизиты накладной. Сверяйте цены, сумму и НДС с документом поставщика до проведения, а после — проверяйте остатки, задолженность и проводки. Ошибки в проведённых документах исправляйте корректировкой, а не ручным редактированием.
Частые вопросы
Можно ли создать поступление без заказа поставщику?
Да, заказ не обязателен. Документ поступления создаётся самостоятельно через кнопку «Создать». Заказ нужен, когда вы контролируете исполнение заявок поставщикам или резервируете товар; при простой закупке достаточно одного поступления.
Что делать, если товар пришёл частично по накладной?
Проводите поступление на фактически принятое количество, а не на количество из накладной. Если используется заказ, остаток недопоставки останется в заказе и закроется следующим поступлением. Расхождения с накладной зафиксируйте претензией поставщику.
Как исправить ошибку в уже проведённом поступлении?
Если период открыт и ошибка незначительна, можно отменить проведение, исправить и провести заново. Если по документу уже есть связанные операции (оплата, реализация) или период закрыт, создайте «Корректировку поступления» — она корректно отразит изменения в учёте и НДС.
Нужно ли заводить номенклатуру заранее?
Да, позиция должна существовать в справочнике «Номенклатура». Её можно создать прямо из документа при подборе, но заранее проверьте, нет ли такой позиции в базе под похожим названием, чтобы не плодить дубли.
Как загрузить поступление из электронной накладной (ЭДО)?
В разделе обмена электронными документами откройте входящий УПД или накладную, выполните сопоставление номенклатуры и нажмите «Создать документ поступления». Программа заполнит все поля автоматически, вам останется проверить количество и провести документ.
Почему после проведения не виден товар в остатках?
Проверьте три вещи: документ действительно проведён (нет красной пометки), склад в документе совпадает со складом в отчёте, и дата отчёта не раньше даты поступления. Если всё совпадает, посмотрите движения документа по регистрам через кнопку «Ещё» — там видно, куда именно записалось количество.