Торговля и Склад · 10 мин
Как составить заказ в 1С: пошаговое руководство
Как составить заказ покупателя или поставщику в 1С: выбор контрагента, заполнение товаров, цены, скидки, проведение, печать и типичные ошибки новичков.
Заказ в 1С — это документ, который фиксирует намерение купить или продать товары и услуги до момента фактической отгрузки или оплаты. Он позволяет зарезервировать товар на складе, рассчитать потребность в закупках и контролировать исполнение обязательств по сделке. Без заказа склад работает «вслепую»: менеджеры не видят, что уже обещано клиентам, а закупщики не понимают, что нужно докупить.
Инструкция ниже ориентирована на типовые конфигурации 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP. Интерфейсы отличаются в деталях, но логика работы с заказом везде одинаковая: создать документ, указать контрагента, заполнить табличную часть, проверить цены и провести. Названия пунктов меню в вашей базе могут немного отличаться — это нормально.
Перед началом убедитесь, что у вас есть права на создание заказов, а в справочниках заведены контрагенты, номенклатура и соглашения о ценах. Если какого-то элемента нет, заказ всё равно можно создать, но часть автоматики (подстановка цен, скидок, условий оплаты) работать не будет.
Какой вид заказа выбрать: клиенту или поставщику
В 1С существует два зеркальных документа. «Заказ клиента» (в старых версиях — «Заказ покупателя») оформляется, когда покупатель хочет получить от вас товар. «Заказ поставщику» — когда вы сами закупаете товар или услуги у контрагента. Путать их нельзя: первый влияет на резервы и план продаж, второй — на план закупок и ожидаемые поступления.
Найти документы можно через главное меню: раздел «Продажи» → «Заказы клиентов» или раздел «Закупки» → «Заказы поставщикам». В 1С:ERP и Комплексной автоматизации эти же журналы доступны из рабочих мест «Продажи» и «Закупки» на начальной странице. Если нужного пункта нет, проверьте настройки видимости разделов или обратитесь к администратору — возможно, у вашей роли ограниченный интерфейс.
Сравнение вариантов
Используется при продаже: резервирует товар на складе, фиксирует цены и сроки отгрузки, служит основанием для реализации и счёта на оплату.
Используется при закупке: формирует потребность в оплате поставщику и планируемое поступление товара, основание для документа «Приобретение товаров и услуг».
Подходит для разовых простых продаж без резервирования и контроля исполнения. Не даёт аналитики по незакрытым заказам.
Создание документа и заполнение шапки
Откройте журнал заказов и нажмите кнопку «Создать». В шапке документа первым делом выберите контрагента — начните вводить название или ИНН, и программа предложит варианты из справочника. Если контрагента нет, создайте его прямо из поля ввода: заполните наименование, ИНН и, при необходимости, адрес и банковские реквизиты.
После выбора контрагента программа автоматически подставит соглашение или договор, валюту, условия оплаты и тип цен, если они настроены в карточке контрагента. Проверьте эти поля вручную: неверное соглашение приведёт к неправильным ценам и скидкам во всём документе. Также укажите организацию (если их несколько), склад отгрузки и желаемую дату отгрузки или поступления.
Поле «Статус» или «Состояние» определяет этап работы с заказом: например, «К согласованию», «В работе», «К отгрузке». В типовых конфигурациях переход между статусами может требовать определённых условий — например, нельзя перевести заказ «К отгрузке», пока не заполнены все обязательные поля.
Добавление товаров в табличную часть
Товары добавляются на вкладке «Товары» несколькими способами: кнопка «Добавить» — строка за строкой, кнопка «Подобрать» — открывает форму подбора с остатками и ценами, а также вставка из буфера обмена или загрузка из файла Excel через внешние обработки. Для заказов из нескольких позиций удобнее всего подбор: вы видите свободный остаток на складе и актуальную цену сразу.
По каждой строке проверьте количество, цену, ставку НДС и сумму. Если цена не подставилась автоматически, значит, для этого товара не установлена цена в выбранном типе цен — введите её вручную или зарегистрируйте документом «Установка цен номенклатуры». Скидки применяются автоматически по настроенным правилам либо вручную через кнопку «Цены и скидки».
Если товара нет в свободном остатке, заказ всё равно можно провести — строка попадёт в потребность и будет видна в отчётах по обеспечению. В конфигурациях с разделением складов проверьте, что в строке указан правильный склад, особенно если отгрузка планируется с разных площадок.
- 1Откройте «Продажи» → «Заказы клиентов» и нажмите «Создать»
- 2Выберите контрагента и проверьте автоматически подставившееся соглашение
- 3Укажите организацию, склад и дату отгрузки
- 4Добавьте товары через «Подобрать», проверьте количество и цены
- 5Проверьте итоговую сумму, НДС и скидки
- 6Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии сообщений об ошибках
- 7При необходимости распечатайте заказ или сформируйте счёт на оплату
Цены, скидки и условия оплаты
Автоматические скидки в 1С рассчитываются по правилам, заданным в разделе маркетинга: за объём, за оплату в срок, по дисконтным картам. Если скидка не применилась, откройте «Цены и скидки» → «Рассчитать скидки» и проверьте, действует ли правило на дату заказа и подходит ли под него контрагент.
Условия оплаты подставляются из соглашения: предоплата, постоплата, этапы оплаты в процентах. От этих настроек зависит график оплаты в заказе и контроль дебиторской задолженности. Если клиент просит нестандартные условия, отредактируйте этапы оплаты прямо в документе на соответствующей вкладке.
Проверьте итоги перед проведением: сумма по строкам, итоговая сумма документа, сумма НДС. Расхождение даже в копейку с счётом, который вы отправите клиенту, создаст проблемы при сверке. Если цены вводятся с НДС или без — это задаётся в соглашении, и смешивать режимы в одном документе нельзя.
Проведение, резервирование и проверка результата
Кнопка «Провести» делает заказ активным в учёте: товар резервируется, заказ появляется в отчётах и рабочих местах отгрузки. Если программа выдаёт ошибку при проведении, прочитайте сообщение внизу окна — чаще всего не заполнено обязательное поле или нарушена настройка статусов. Кнопка «Записать» сохраняет документ черновиком без движений по учёту.
Резервирование зависит от настроек: в части конфигураций товар резервируется автоматически при проведении, в других — через команду «Отгрузить» или рабочее место «Обеспечение потребностей». Проверить резерв можно в отчёте «Остатки и доступность товаров»: колонка «В резерве» должна увеличиться на количество из вашего заказа.
Контроль исполнения ведётся через статус заказа и отчёт «Состояние исполнения заказов»: он показывает, что отгружено, что оплачено и что просрочено. Регулярно сверяйте этот отчёт — «зависшие» заказы искажают планирование закупок и держат лишний резерв.
Как проверить результат
Кнопка «Провести» неактивна, на заказе нет пометки черновика
Документ только записан — резервов и движений нет
В отчёте «Остатки и доступность» колонка «В резерве» увеличилась на количество из заказа
Резерв не появился — проверьте настройки обеспечения и склад
Сумма документа совпадает с расчётом, согласованным с клиентом
Расхождение — пересчитайте скидки и проверьте тип цен
На основании заказа создаются реализация и счёт без ошибок
Ошибка при вводе на основании — проверьте статус и заполненность заказа
Печать и документы на основании заказа
Из заказа доступны печатные формы: сам заказ с перечнем товаров и счёт на оплату. Кнопка «Печать» в шапке документа открывает список доступных форм. Если нужна внешняя печатная форма с логотипом и особой шапкой — её подключает администратор через «Дополнительные отчеты и обработки».
Ключевое преимущество работы через заказ — цепочка документов. На основании заказа кнопкой «Создать на основании» оформляются реализация товаров, счёт на оплату, входящий платёж. Все документы связываются, и по заказу видно полную историю сделки: что отгружено, что оплачено, что осталось.
Не удаляйте проведённый заказ, по которому уже есть отгрузки или оплаты — разорвётся связь документов, и отчёты по исполнению перестанут быть достоверными. Если заказ отменён клиентом, установите статус «Отменён» или воспользуйтесь командой закрытия заказа: резерв снимется, а история сохранится.
Частые вопросы по работе с заказами
Ниже собраны вопросы, которые чаще всего возникают у пользователей, начинающих работать с заказами в 1С. Ответы применимы к типовым конфигурациям; в сильно доработанных базах поведение может отличаться.
Что важно запомнить
Правильный порядок: контрагент и соглашение → товары → проверка цен и итогов → проведение. Заказ резервирует товар и становится основой цепочки «заказ — отгрузка — оплата». Отменённые заказы закрывайте статусом, а не удаляйте.
Чем заказ отличается от счёта на оплату?
Счёт — это только запрос на оплату: он не резервирует товар и не контролирует отгрузку. Заказ фиксирует состав сделки, резервирует остатки и отслеживает исполнение. На практике счёт часто создают на основании заказа, чтобы суммы совпадали автоматически.
Почему в заказе не подставляются цены?
Наиболее вероятные причины: для товара не установлена цена нужного типа документом «Установка цен номенклатуры», в соглашении не указан вид цен, либо дата заказа не попадает в период действия цены. Проверьте карточку товара и соглашение с контрагентом.
Можно ли изменить заказ после проведения?
Да, документ можно открыть, изменить и перепровести, если по нему нет связанных отгрузок и оплат. Если связанные документы уже есть, изменения ограничены: сначала придётся скорректировать или отменить их, иначе учёт разойдётся.
Как снять резерв с отменённого заказа?
Установите в заказе статус «Отменён» или воспользуйтесь обработкой закрытия заказов в разделе продаж. После этого товар вернётся в свободный остаток. Простое распроведение документа тоже снимает резерв, но оставляет «мусор» в журнале.
Можно ли загрузить заказ из Excel?
В типовых конфигурациях есть загрузка табличных частей из буфера обмена: скопируйте колонки с артикулами и количеством и вставьте в таблицу товаров. Для полноценной загрузки файлов сложной структуры используются дополнительные обработки, которые подключает администратор.
Что делать, если кнопка «Провести» выдаёт ошибку?
Прочитайте текст сообщения в панели сообщений внизу окна — там указано конкретное незаполненное поле или нарушенное условие. Чаще всего не хватает склада, даты отгрузки, договора или нарушены настройки статусов. После исправления проведите документ повторно.