Торговля и Склад · 8 мин
Как сохранить прайс из 1С: пошаговая инструкция
Как сохранить прайс из 1С: выгрузка в Excel и PDF, настройка колонок и цен, отправка клиенту. Пошаговые инструкции для УТ, КА, ERP и УНФ.
Прайс-лист в 1С формируется из актуальных цен номенклатуры, поэтому выгружать его вручную перепечатыванием не нужно: в типовых конфигурациях (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP, Управление нашей фирмой) есть готовые инструменты. Задача сводится к трём шагам: сформировать прайс с нужными колонками и отбором товаров, вывести его в табличный документ, сохранить в файл подходящего формата — Excel, PDF, HTML или mxl.
Перед сохранением важно проверить, что в базе установлены актуальные цены: прайс строится на основании видов цен, которые задаются документами «Установка цен номенклатуры». Если цены не установлены или устарели, в файл уйдут нулевые или неверные значения, и клиент получит недостоверный документ.
Проверьте цены перед выгрузкой прайса
Прайс-лист — это отчёт по регистру цен, а не самостоятельный документ. Если в базе нет действующей «Установки цен номенклатуры» на текущую дату, колонки цен окажутся пустыми. Откройте список документов установки цен и убедитесь, что последний документ проведён и содержит нужный вид цены — «Розничная», «Оптовая», «Партнёрская» и т.д.
Второй момент — валюта и единицы измерения. Если цены хранятся в валюте, а прайс нужен в рублях, проверьте настройки пересчёта в отчёте. Также убедитесь, что у товаров заполнены ставки НДС и единицы хранения, иначе в файле появятся пустые ячейки, которые придётся править вручную уже в Excel.
Сформируйте прайс-лист в УТ 11, КА или ERP
В конфигурациях на базе УТ 11 основной инструмент — отчёт «Прайс-лист». Найти его можно через раздел «CRM и маркетинг» → «Отчёты» либо через «НСИ и администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Отчёты». В некоторых настройках интерфейса отчёт доступен также из раздела «Закупки» или «Продажи».
В шапке отчёта укажите вид цены, организацию и дату, на которую нужны цены. Нажмите «Сформировать» — программа построит табличный документ с иерархией по группам номенклатуры, артикулами, наименованиями и ценами. Если результат нужен по части товаров, используйте отбор: «Настройки» → «Отбор» → добавьте условие по группе номенклатуры, поставщику или свойству товара.
Настройка колонок и внешнего вида
Через кнопку «Настройки» можно изменить состав выводимых полей: добавить артикул, штрихкод, остаток на складе, ставку НДС или убрать лишние колонки. В расширенных настройках (вариант отчёта) доступна группировка — например, только плоский список без иерархии, что удобнее для дальнейшей обработки в Excel.
- 1Откройте отчёт «Прайс-лист» через раздел «CRM и маркетинг» → «Отчёты»
- 2Укажите вид цены, организацию и дату
- 3При необходимости задайте отбор по группам товаров
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте цены в таблице
- 5Сохраните результат: «Файл» → «Сохранить как» → выберите формат
Сохраните прайс в Excel или PDF
Сформированный прайс — это табличный документ 1С. Чтобы сохранить его в файл, откройте меню «Файл» → «Сохранить как» (или «Сохранить копию») и выберите формат. Наиболее востребованные: «Лист Excel (.xlsx)» — для дальнейшего редактирования и отправки тем, кто будет работать с данными; «Документ PDF» — для отправки клиенту в неизменяемом виде; «Табличный документ (.mxl)» — для открытия в другой базе 1С.
При сохранении в Excel проверьте результат: объединённые ячейки шапки и многоуровневая группировка иногда переносятся коряво, строки групп превращаются в пустые строки. Если прайс нужен как «чистая» таблица для загрузки на сайт или в чужую систему, сначала переключите отчёт в плоский вариант без иерархии и без оформления.
Сравнение форматов сохранения
Подходит для редактирования, рассылки менеджерам и загрузки на сайт. Ограничение: клиент может изменить цены в файле.
Подходит для отправки клиенту как официальный документ — содержимое защищено от случайного редактирования. Ограничение: нельзя дальше обрабатывать данные.
Подходит для передачи между базами 1С или архива. Ограничение: открывается только в 1С, клиенту не отправить.
Подходит для публикации на сайте или вставки в письмо. Ограничение: оформление может искажаться в разных браузерах.
Выгрузка прайса в Управлении нашей фирмой (УНФ)
В УНФ прайс-лист формируется через раздел «Закупки» или «Продажи» → «Прайс-листы». Механика отличается: здесь прайс-лист — это настраиваемый объект, где вы заранее определяете состав колонок (цена, остаток, резерв, фото товара), вариант оформления и отбор номенклатуры. Созданный вариант сохраняется и переиспользуется — не нужно настраивать каждый раз заново.
Для выгрузки откройте сформированный прайс-лист и используйте команду сохранения табличного документа либо «Отправить» → «По электронной почте», если нужно сразу отправить файл клиенту. УНФ также умеет выгружать прайс в форматах для маркетплейсов и обмена с сайтом — через механизмы обмена данными, если такая интеграция настроена.
Альтернатива: обработка «Печать прайс-листа» и выгрузка из справочника
Если типовой отчёт не устраивает, есть два обходных пути. Первый — выделить нужные позиции в справочнике «Номенклатура» и воспользоваться командой печати «Прайс-лист» прямо из списка (в УТ 11 доступна при выделении товаров). Получится компактный документ только по выбранным позициям.
Второй путь — универсальная выгрузка списка: в списке номенклатуры через «Ещё» → «Вывести список» сформируйте табличный документ с нужными колонками и сохраните его в Excel. Цены при этом придётся добавить через настройку колонок списка либо получить отдельно — способ подходит для черновых выгрузок, а не для официального прайса.
Проверьте результат перед отправкой
Откройте сохранённый файл до отправки: убедитесь, что все строки на месте, цены соответствуют выбранному виду цен, наименования не обрезаны, а шапка содержит название организации и дату формирования. Проверьте файл на другом компьютере или в другой программе — PDF откройте в просмотрщике, Excel — листая до конца таблицы.
Для регулярной рассылки прайса настройте сохранённый вариант отчёта: в УТ 11 варианты отчётов сохраняются под своим именем и доступны в один клик. Это исключает ошибку «забыл выбрать вид цены» при повторной выгрузке.
Как проверить результат
Совпадают с последней установкой цен по выбранному виду цен
Нули, пустые ячейки или цены прошлого периода
Каждая строка — один товар, колонки читаются, фильтр работает
Объединённые ячейки, пустые строки групп, разорванные наименования
Присутствуют только нужные группы товаров согласно отбору
Лишние разделы или отсутствующие позиции
Что важно запомнить
Актуальные цены — до выгрузки, правильный вид цены и отбор — при формировании, подходящий формат — при сохранении: Excel для работы, PDF для клиента. Проверяйте файл перед отправкой.
Частые вопросы
Почему в прайсе пустые цены?
Чаще всего не проведён документ «Установка цен номенклатуры» на выбранную дату или в отчёте указан не тот вид цены. Проверьте журнал установки цен и смените вид цены в настройках отчёта.
Как сохранить прайс только по части товаров?
Используйте отбор в настройках отчёта «Прайс-лист» по группе номенклатуры, либо выделите позиции в справочнике и вызовите печать прайса из списка — сформируется документ только по выбранным товарам.
Можно ли выгрузить прайс с остатками на складе?
Да. В настройках варианта отчёта добавьте поле остатка (свободный остаток или остаток по складу). В УНФ колонка «Остаток» добавляется в настройках прайс-листа. Учтите, что остатки актуальны на момент формирования и быстро устаревают.
В каком формате отправлять прайс клиенту?
Оптимально — PDF: содержимое нельзя случайно изменить, файл одинаково выглядит на любом устройстве. Excel отправляйте, если клиент будет работать с данными — фильтровать, считать объёмы заказа.
Как автоматизировать регулярную выгрузку прайса?
Сохраните настроенный вариант отчёта под своим именем — повторная выгрузка займёт пару кликов. Для полностью автоматической рассылки по расписанию потребуется настройка регламентных заданий или внешней обработки — это задача для специалиста по 1С.
Прайс сохраняется в Excel с кривым форматированием. Что делать?
Переключите отчёт в плоский вариант без иерархии и декоративного оформления через настройки структуры отчёта, затем сохраните повторно. Либо сохраните в PDF, если внешний вид важнее возможности редактирования.