Как снять остатки в 1С:Розница

Снятие остатков в 1С:Розница — это инвентаризация: сверка учетных остатков по базе с фактическим количеством товара на полках и складе. Операция нужна при плановых ревизиях, смене материально ответственного лица, подозрении на недостачу или перед закрытием магазина.

Процесс строится на цепочке документов: приказ на инвентаризацию фиксирует учетные остатки на момент начала, документ пересчета фиксирует факт, а оприходование и списание выравнивают учет. Если пропустить любой шаг или продолжить продажи во время пересчета, расхождения будут искажены.

Ниже — практический порядок действий для типовой конфигурации 1С:Розница (редакция 2.3/3.0), варианты для разных сценариев и способы проверить, что остатки сняты корректно.

Подготовка: что сделать до начала инвентаризации

Перед снятием остатков завершите все незакрытые операции по магазину: проведите поступления, перемещения и возвраты, закройте кассовую смену, выгрузите продажи с касс при работе в распределенной базе. Непроведенные документы дадут ложные расхождения.

Сделайте резервную копию информационной базы. Списание и оприходование массово меняют остатки, и откатить ошибку без копии будет сложно — придется сторнировать документы вручную.

Определите момент «заморозки» учета: с этого времени по выбранному магазину или складу не должно быть продаж и перемещений до завершения пересчета. В крупных точках инвентаризацию проводят в нерабочие часы.

Шаг 1. Приказ на проведение инвентаризации

Откройте раздел «Склад» (или «Закупки» → «Склад» в зависимости от редакции) → «Приказы на проведение инвентаризации» и создайте новый документ. Укажите магазин (склад), дату начала и окончания инвентаризации.

При создании приказа программа запоминает учетные остатки на дату начала — именно с ними будет сравниваться факт. Если в приказе включен режим учета товаров, поступивших во время инвентаризации, такие поступления оформляются отдельно и в пересчет не попадают.

Проверьте, что в приказе выбран правильный склад: инвентаризация по торговому залу и по складу хранения оформляется отдельными приказами, если это разные склады в программе.

Шаг 2. Пересчет товаров — ввод фактических остатков

На основании приказа создайте документ «Пересчет товаров»: кнопка «Создать на основании» в форме приказа. Документ заполнится списком товаров с учетным количеством.

Заполните колонку «Количество факт» по результатам физического подсчета. Есть три рабочих способа:

• Вручную — распечатайте инвентаризационную опись (ИНВ-3) из приказа, подсчитайте товар и внесите значения в документ.
• С терминала сбора данных (ТСД) — выгрузите товары в ТСД, отсканируйте штрихкоды с количеством, загрузите результат обратно в пересчет.
• Сканером штрихкодов прямо в документе — сканируйте товар, программа увеличивает фактическое количество на единицу.

Если фактическое количество равно учетному по большинству позиций, используйте команду «Заполнить фактическое количество по учетным данным» (в некоторых версиях — «Заполнить по остаткам») и затем исправьте только расхождения. Это ускоряет работу в разы.

1. 1
   Завершите продажи и проведите все документы по складу, сделайте копию базы
2. 2
   Создайте «Приказ на проведение инвентаризации» по нужному складу
3. 3
   На основании приказа создайте «Пересчет товаров»
4. 4
   Заполните фактическое количество вручную, сканером или с ТСД
5. 5
   Проведите пересчет и проверьте отчет по расхождениям
6. 6
   Создайте «Оприходование» и «Списание» на основании пересчета
7. 7
   Сверьте остатки отчетом «Остатки товаров» с результатами подсчета

Шаг 3. Оформление расхождений: оприходование и списание

После проведения пересчета программа покажет отклонения: излишки (факт больше учета) и недостачи (факт меньше учета). На основании пересчета создайте два документа:

• «Оприходование товаров» — для излишков. Укажите статью доходов и аналитику (например, «Инвентаризационные излишки»).
• «Списание товаров» — для недостач. Укажите статью расходов; при недостаче по вине сотрудника в аналитике фиксируют виновное лицо для дальнейшего взыскания.

Проведите оба документа. С этого момента учетные остатки в базе равны фактическим — инвентаризация завершена. Печатные формы ИНВ-19 (сличительная ведомость) формируются из приказа или пересчета для бухгалтерии.

Как проверить, что остатки сняты правильно

После проведения списания и оприходования сформируйте отчет «Остатки товаров» (раздел «Склад» → «Отчеты») по инвентаризируемому складу на текущую дату. Сравните его с фактическими данными пересчета — значения должны совпадать построчно.

Дополнительно проверьте отчет «Ведомость по товарам на складах» за период инвентаризации: в нем не должно быть движений между датой приказа и датой списания, кроме самих документов инвентаризации.

Обратите внимание на отрицательные остатки: если после инвентаризации какой-то товар ушел в минус, значит, по нему были продажи во время пересчета или не проведен документ поступления. Разберитесь с такой позицией до закрытия периода.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчет «Остатки товаров» после списания/оприходования

Норма

Остатки совпадают с фактическим пересчетом построчно

Тревожный признак

Есть расхождения или отрицательные остатки

Движения по складу в период инвентаризации

Норма

Только документы инвентаризации

Тревожный признак

Продажи или перемещения между приказом и списанием

Статус приказа на инвентаризацию

Норма

Инвентаризация завершена, все расхождения оформлены

Тревожный признак

Пересчет проведен, но списание/оприходование не созданы

Альтернативные сценарии снятия остатков

Полное обнуление остатков при закрытии магазина

Если нужно полностью убрать остатки (закрытие точки, переход на новый учет), создайте приказ и пересчет, заполните фактическое количество нулями и проведите списание всей номенклатуры. Предварительно выгрузите остатки в Excel через отчет — они понадобятся для ввода начальных остатков в новой базе.

Снятие остатков по части товаров

Для выборочной инвентаризации (например, только алкоголь или дорогие товары) в пересчете удалите лишние строки или используйте отбор по товарной группе при заполнении. Приказ при этом можно оформить на весь склад — расхождения будут оформлены только по пересчитанным позициям.

Работа с ТСД в распределенной базе

При обмене с филиалами (РИБ) инвентаризацию проводите на том узле, где ведется учет склада. Выгрузка в ТСД выполняется через «Обмен с подключаемым оборудованием»; перед загрузкой данных обратно убедитесь, что штрихкоды в базе актуальны, иначе часть товара не распознается.

Сравнение вариантов

Ручной ввод по распечатке ИНВ-3

Подходит для небольшого ассортимента; медленно и возможны ошибки ввода

Сканер штрихкодов в документе

Быстро для среднего ассортимента; требует, чтобы у всех товаров были корректные штрихкоды

Терминал сбора данных

Оптимально для большого склада; нужна настройка обмена и заряженное устройство

Типичные ошибки при снятии остатков

Самая частая проблема — продажи во время инвентаризации. Кассир пробил чек, пока шел пересчет, и недостача завышена. Решение: закрывайте смену и блокируйте РМК на время пересчета.

Вторая ошибка — пересчет без приказа или приказ с неверной датой. Тогда учетные остатки берутся не на тот момент, и сличительная ведомость бесполезна для бухгалтерии.

Третья типичная ситуация — товар без штрихкода или с дублирующимся штрихкодом: при сканировании количество попадает не на ту позицию. Перед инвентаризацией проверьте штрихкоды отчетом по номенклатуре и распечатайте этикетки для товаров без кода.

Частые вопросы

Можно ли снять остатки, не останавливая работу магазина?

Технически — да, но результат будет недостоверным: каждая продажа во время пересчета создает ложное расхождение. Если остановить торговлю нельзя, инвентаризируйте товар группами в течение дня, фиксируя продажи по этим группам отдельно и корректируя факт на количество проданного с момента приказа.

Что делать, если после списания появились отрицательные остатки?

Это значит, что по товару были продажи или перемещения, не учтенные при пересчете. Сформируйте «Ведомость по товарам на складах» по проблемной позиции, найдите лишние движения и оформите корректирующее оприходование на основании того же пересчета либо новой инвентаризацией по этой позиции.

Как снять остатки только по алкогольной продукции для ЕГАИС?

Создайте обычный приказ и пересчет, но заполните его с отбором по алкогольной товарной группе. Расхождения по алкоголю дополнительно оформляются документами «Акт списания ЕГАИС» или «Акт постановки на баланс ЕГАИС» в разделе обмена с ЕГАИС — иначе остатки в 1С и в ЕГАИС разойдутся.

Можно ли загрузить фактические остатки из Excel?

В типовой Рознице штатной загрузки в пересчет из Excel нет, но можно использовать обработку загрузки табличных данных (например, типовую загрузку из табличного документа, если она доступна в вашей редакции) либо загрузить данные через ТСД, предварительно сформировав файл нужного формата. Проще всего — сканировать товар сканером прямо в документе.

Как часто нужно проводить инвентаризацию в розничном магазине?

Обязательные случаи определяет законодательство и учетная политика: перед годовой отчетностью, при смене материально ответственного лица, при выявлении порчи или хищения. На практике магазины дополнительно проводят выборочные пересчеты ходовых и дорогих товаров ежемесячно — это снижает накопление ошибок учета.

Что делать с товаром, которого нет в базе, но он есть на полке?

Такой товар попадет в пересчет как позиция с нулевым учетным остатком при сканировании штрихкода. Если штрихкод не распознается, карточку номенклатуры нужно создать или восстановить, затем излишек оформляется оприходованием. Причину появления «лишнего» товара (непроведенное поступление, пересортица) стоит выяснить до оприходования.