Торговля и Склад · 11 мин
Как сменить кассира в 1С: инструкция для разных конфигураций
Как сменить кассира в 1С: в Рознице, Управлении торговлей и на кассе ККТ. Открытие и закрытие смены, настройка прав, типичные ошибки и проверка результата.
Смена кассира в 1С — это не просто выбор другого имени в списке. От того, как оформлена смена, зависит, под чьим именем уйдут чеки в ОФД, кто попадёт в отчёт о розничных продажах и кто будет отвечать за наличные в денежном ящике. Ошибка при пересменке приводит к расхождениям при инвентаризации кассы и вопросам при проверке фискальных данных.
Процедура зависит от конфигурации: в «1С:Розница» и «1С:Управление торговлей» логика похожа, но расположение команд отличается, а в «1С:Бухгалтерии» кассовая смена обычно вообще не ведётся — там важен только ответственный в документах. Ниже разобраны основные сценарии: открытие и закрытие кассовой смены, смена пользователя, настройка прав и привязка кассира к кассе ККТ.
Перед началом убедитесь, что у вас есть права на работу с кассовыми операциями, а касса ККТ подключена и зарегистрирована в программе. Если касса фискальная (онлайн-ККТ), смена кассира затрагивает ещё и фискальный накопитель: ФИО кассира передаётся в чеке и хранится в данных ФН.
Как устроена кассовая смена в 1С
Кассовая смена — это период работы кассы между открытием и закрытием. Все чеки, пробитые внутри смены, попадают в один отчёт о розничных продажах и один Z-отчёт. Пока смена открыта, программа фиксирует продажи, возвраты, внесения и выемки денег.
Кассир в 1С определяется двумя способами. Первый — по текущему пользователю информационной базы: имя, указанное в карточке пользователя, подставляется в документы и в чек. Второй — по физическому лицу, выбранному вручную при открытии смены или в настройках кассы ККТ. В типовых конфигурациях «Розница» и «Управление торговлей» приоритет обычно у пользователя, под которым выполнен вход.
Важно понимать: закрытие смены и выход из программы — разные действия. Можно выйти из 1С, не закрыв смену, и тогда на фискальном регистраторе смена останется открытой. Это типовой источник проблем: следующий кассир не сможет корректно открыть свою смену, а при превышении 24 часов с момента открытия фискальный накопитель заблокирует пробитие чеков.
Как закрыть смену текущего кассира
Пересменка начинается с закрытия смены уходящего кассира. В «1С:Рознице» перейдите в раздел «Продажи» → «Кассовые смены» или откройте рабочее место кассира (РМК) и нажмите кнопку «Закрытие смены». Программа предложит сформировать отчёт о розничных продажах и напечатать Z-отчёт на фискальном регистраторе.
Перед закрытием проверьте, что все чеки пробиты и не зависли в очереди передачи в ОФД. Если связь с ОФД нестабильна, дождитесь отправки данных или убедитесь, что очередь будет передана позже — неотправленные чеки не мешают закрытию смены, но у них есть предельный срок передачи.
После закрытия смены сверьте наличные в денежном ящике с суммой в отчёте. Расхождения оформляются документами «Выемка денежных средств» или «Внесение денежных средств» до передачи кассы новому кассиру — иначе будет неясно, на чьей смене возникла разница.
- 1Завершите все незакрытые чеки в РМК
- 2Откройте «Продажи» → «Кассовые смены» или кнопку «Закрытие смены» в РМК
- 3Подтвердите формирование отчёта о розничных продажах и Z-отчёта
- 4Сверьте фактические наличные с данными отчёта
- 5Оформите выемку или внесение при расхождении
Как новый кассир открывает смену
Новый кассир должен войти в 1С под своей учётной записью. Работать под чужим логином нельзя: все чеки и документы будут подписаны чужим именем, а в фискальных данных в ОФД окажется неверный кассир. Если учётной записи нет, её создаёт администратор (об этом ниже).
После входа откройте РМК или раздел кассовых смен и нажмите «Открытие смены». Программа отправит команду на фискальный регистратор, смена откроется, и в чеках начнёт подставляться имя текущего пользователя. Проверьте первый чек: в нём должны быть ФИО нового кассира и корректные реквизиты кассы.
Если в магазине одна касса и несколько кассиров работают посменно, удобно настроить автоматическое открытие смены при первом пробитии чека. В «Рознице» это регулируется настройками РМК и кассы ККТ. Учтите: автоматическое открытие не отменяет необходимости вовремя закрывать смену.
Как создать пользователя для нового кассира
Если кассир работает в программе впервые, администратор создаёт ему учётную запись. В типовых конфигурациях путь такой: раздел «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Пользователи». Нажмите «Создать», укажите имя для входа, пароль и привяжите физическое лицо из соответствующего справочника.
Далее назначьте права. Для кассира обычно достаточно профиля «Кассир» или «Продавец» — он даёт доступ к РМК, чекам и кассовым операциям, но закрывает административные функции, настройки и удаление документов. Не выдавайте кассиру полные права «для удобства»: это прямой путь к случайному удалению чеков и изменению настроек кассы.
Проверьте, что физическое лицо заполнено полностью: фамилия, имя, отчество. Именно эти данные уходят в фискальный чек как «кассир». Если физлицо не привязано, часть конфигураций подставит в чек наименование пользователя, что может не соответствовать требованиям к обязательным реквизитам чека.
Смена кассира в разных конфигурациях 1С
Расположение команд зависит от конфигурации, но логика везде одинакова: закрыть старую смену, войти под новым пользователем, открыть новую смену. Ниже — особенности популярных решений.
1С:Розница
В «Рознице» всё сосредоточено в рабочем месте кассира. Закрытие смены — кнопка в РМК или пункт меню «Продажи» → «Кассовые смены». Поддерживается работа нескольких касс ККТ, у каждой своя смена и свой ответственный. При смене пользователя в разделе «Администрирование» есть команда «Сменить пользователя», позволяющая перелогиниться без полного выхода из программы.
1С:Управление торговлей
В УТ кассовые операции находятся в разделе «Продажи» → «Розничные продажи». Открытие и закрытие кассовой смены выполняется из списка кассовых смен или из РМК. Отчёт о розничных продажах формируется автоматически при закрытии смены. Кассир определяется по текущему пользователю, касса ККТ привязывается к рабочему месту.
1С:Бухгалтерия
В «Бухгалтерии» кассовых смен как таковых нет — программа не управляет фискальным регистратором напрямую в типовой поставке. Здесь «смена кассира» означает указание ответственного лица в приходных и расходных кассовых ордерах и в отчёте о розничных продажах. Ответственный подставляется из текущего пользователя, при необходимости его можно изменить в документе вручную.
Сравнение конфигураций
Полноценный РМК, смены открываются и закрываются из интерфейса кассира; подходит для магазинов с посменной работой
Смены в разделе «Розничные продажи», есть РМК; подходит для оптово-розничных компаний
Кассовых смен нет, меняется только ответственный в документах; фискализация — внешними средствами
Как проверить, что смена кассира прошла корректно
После пересменки выполните контрольные проверки. Пробейте тестовый чек на минимальную сумму (или чек с последующим возвратом) и посмотрите строку «Кассир»: там должны быть ФИО нового сотрудника. Эти же данные должны отображаться в личном кабинете ОФД по этому чеку.
Откройте список кассовых смен: предыдущая смена должна иметь статус «Закрыта», новая — «Открыта», при этом на одну кассу ККТ не должно быть двух открытых смен одновременно. Если видите две открытые смены, закройте лишнюю штатно, разобравшись, какая из них реальная.
Сверьте отчёт о розничных продажах за закрытую смену с Z-отчётом: итоговые суммы по наличным и безналичным платежам должны совпадать. Расхождение — повод проверить, все ли чеки попали в отчёт и не проводились ли операции вне смены.
Как проверить результат
ФИО нового кассира
Имя прежнего кассира или служебное имя пользователя
Одна открытая смена на кассу, предыдущая закрыта
Две открытые смены или ни одной открытой при работающей кассе
Чек отображается с корректным кассиром
Чек отсутствует или кассир неверный
Суммы совпадают
Есть расхождения по наличным или безналу
Частые проблемы и их решения
Ситуация: касса сообщает, что смена уже открыта, хотя новый кассир её не открывал. Причина — предыдущий кассир не закрыл смену. Решение: закройте смену из раздела «Кассовые смены» (для этого могут понадобиться права старшего кассира или администратора), затем откройте новую.
Ситуация: в чеке указан не тот кассир, хотя вход выполнен под правильным пользователем. Проверьте привязку физического лица в карточке пользователя и настройки кассы ККТ — в некоторых конфигурациях кассир может быть жёстко задан в параметрах оборудования и переопределять пользователя.
Ситуация: не удаётся закрыть смену из-за непереданных чеков. Проверьте интернет-соединение и статус обмена с ОФД. Если связи нет длительное время, смену всё равно нужно закрыть — чеки будут переданы при восстановлении связи, но следите за предельным сроком передачи фискальных данных.
Как выбрать действие
FAQ
Можно ли сменить кассира, не закрывая кассовую смену?
Технически в некоторых конфигурациях можно сменить пользователя внутри открытой смены, и новые чеки будут подписаны новым именем. Однако правильная практика — закрывать смену при пересменке: так отчёт о розничных продажах и Z-отчёт однозначно привязываются к ответственному кассиру, а наличные передаются по актуальной сверке.
Почему в чеке вместо ФИО кассира выводится «Admin» или «Кассир1»?
Программа берёт имя из карточки пользователя, а не из справочника сотрудников. Откройте карточку пользователя, заполните поле «Физическое лицо» с корректными ФИО и проверьте, что в настройках кассы ККТ не задан кассир принудительно. После этого в новых чеках появятся правильные данные.
Что делать, если смена открыта больше 24 часов и касса не пробивает чеки?
Фискальный накопитель блокирует пробитие чеков по истечении 24 часов с момента открытия смены. Нужно закрыть смену из 1С — команда уйдёт на ККТ, сформируется Z-отчёт, блокировка снимется. После этого откройте новую смену и продолжайте работу. Данные не теряются.
Можно ли нескольким кассирам работать под одной учётной записью?
Технически можно, но делать этого не стоит. Все чеки будут подписаны одним именем, в фискальных данных окажется неверный кассир, а при недостае невозможно установить ответственного. Создание отдельного пользователя занимает несколько минут и снимает все эти риски.
Как сменить кассира, если прежний сотрудник уволен и его учётная запись недоступна?
Администратор открывает список кассовых смен и закрывает открытую смену от имени пользователя с достаточными правами. Затем учётную запись уволенного сотрудника помечают как недействительную (не удаляют — иначе потеряется история в документах), а новому кассиру создают собственную учётную запись.
Что важно запомнить
Корректная пересменка — это закрытие смены прежним кассиром, вход нового под своей учётной записью и открытие новой смены. Имя в чеке берётся из карточки пользователя и привязанного физлица. Проверяйте первый чек, статусы смен и сверку Z-отчёта с отчётом о розничных продажах.