Как сформировать ведомость по товарам на складах в 1С

Ведомость по товарам на складах — один из основных отчётов складского учёта в 1С. Она показывает остатки и движение номенклатуры в разрезе складов за выбранный период: сколько товара было на начало, сколько поступило, сколько выбыло и сколько осталось. Отчёт используют кладовщики, менеджеры по закупкам и бухгалтеры для сверки учётных данных с фактическим наличием товара.

В типовых конфигурациях — «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP» — отчёт уже встроен и не требует программирования. Достаточно знать, где он находится, какие настройки задать и как проверить корректность результата. Ниже разобраны типовые шаги, варианты отборов, типичные расхождения и способы их устранения.

Точное расположение отчёта зависит от конфигурации и её версии: в одних он находится в разделе «Склад и доставка», в других — в «Закупки» или «Склад». Если интерфейс вашей базы отличается, ориентируйтесь на поиск отчёта через общий список отчётов раздела или строку поиска в меню функций.

Где находится отчёт и кто может его сформировать

В «1С:Управление торговлей» отчёт обычно расположен по пути: раздел «Склад и доставка» → группа «Отчёты» → «Ведомость по товарам на складах». В «1С:ERP» и «Комплексной автоматизации» путь аналогичен, но отчёт может называться «Ведомость по товарам на складах и в производстве» или находиться в подразделе «Отчёты по складу». Если отчёт не виден в меню, откройте «Все отчёты» раздела складского учёта — полный список включает и редко используемые варианты.

Для формирования отчёта пользователю нужны права на чтение регистров товаров и доступ к соответствующим складам. Если при открытии отчёт пустой или выдаёт ошибку прав, проверьте роль пользователя в настройках доступа. Ограничение доступа на уровне записей (RLS) может скрывать часть складов — тогда в ведомости будут только те склады, к которым у пользователя есть доступ, и итоги не сойдутся с полными данными базы.

Как сформировать ведомость: базовая последовательность

Базовый сценарий занимает меньше минуты и подходит для ежедневной работы. Откройте отчёт из раздела складского учёта, укажите период — дату начала и дату окончания. Период влияет на колонки «Начальный остаток», «Приход», «Расход» и «Конечный остаток». Если нужен только срез остатков на дату, укажите один и тот же день в обоих полях или используйте отчёт «Остатки товаров на складах».

После установки периода нажмите кнопку «Сформировать». Отчёт построится по данным регистров учёта товаров. Время формирования зависит от объёма базы: на больших базах с миллионами движений отчёт без отборов может строиться заметное время, поэтому для регулярной работы лучше сразу настраивать отбор по нужному складу или группе товаров.

1. 1
   Откройте раздел «Склад и доставка» (или «Склад») и найдите отчёт «Ведомость по товарам на складах»
2. 2
   Установите период отчёта: дату начала и дату окончания
3. 3
   При необходимости добавьте отбор по складу, номенклатуре или организации
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения отчёта
5. 5
   Проверьте итоги: конечный остаток = начальный остаток + приход − расход
6. 6
   Сохраните настройки как вариант отчёта для повторного использования

Как настроить отборы и группировки

Кнопка «Настройки» (или «Показать настройки») открывает панель, где задаются отборы, группировки строк и состав выводимых полей. На вкладке «Отбор» добавьте условие по складу: поле «Склад», вид сравнения «Равно» или «В списке», значение — конкретный склад или перечень складов. Аналогично добавляются отборы по номенклатуре, группе товаров («В группе»), организации и характеристикам, если ведётся учёт по характеристикам.

На вкладке «Структура» или «Группировка» определяется иерархия отчёта. Типовой вариант — «Склад → Номенклатура»: сначала идёт склад, внутри него перечень товаров. Если нужна сводная картина по всем складам сразу, оставьте только группировку «Номенклатура» и добавьте поле «Склад» в колонки — тогда каждая строка будет показывать товар на конкретном складе без вложенности.

Для учёта по сериям и характеристикам добавьте соответствующие группировки: «Номенклатура → Характеристика → Серия». Учтите, что чем глубже детализация, тем объёмнее отчёт и дольше формирование. Для сверки с инвентаризацией обычно достаточно уровня «Склад → Номенклатура», а серии выводят отдельным отчётом по сериям.

Сравнение вариантов структуры отчёта

Склад → Номенклатура

Подходит для сверки по конкретному складу и печати ведомости для кладовщика. Ограничение: неудобно анализировать один товар по всем складам.

Номенклатура → Склад

Подходит для анализа распределения одного товара по складам, например перед перемещением. Ограничение: итоги по складу считать сложнее.

Только номенклатура

Даёт сводные остатки по всей компании. Ограничение: не видно, где физически лежит товар.

Как проверить корректность данных в ведомости

Первый контроль — арифметический: для каждой строки должно выполняться равенство «Конечный остаток = Начальный остаток + Приход − Расход». Если равенство нарушается, чаще всего причина в документах, проведённых задним числом после формирования отчёта, либо в изменении данных между двумя формированиями. Переформируйте отчёт и проверьте снова.

Второй контроль — перекрёстная сверка. Сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» на дату окончания периода и сравните итоги с колонкой «Конечный остаток» ведомости. Значения должны совпадать. Если расходятся, проверьте, совпадают ли отборы в обоих отчётах: разные настройки отборов — самая частая причина «расхождений», которых на самом деле нет.

Третий контроль — отрицательные остатки. Настройте в отчёте условное оформление или просто просмотрите колонку конечного остатка: отрицательные значения означают, что товар списан раньше поступления или оприходование не проведено. Такие строки требуют разбора по документам: двойной клик по ячейке с расшифровкой покажет, какие документы сформировали движение.

Контрольные точки

Как проверить результат

Арифметика строки

Норма

Конечный остаток = начальный + приход − расход

Тревожный признак

Равенство не сходится даже после повторного формирования

Сверка с отчётом об остатках

Норма

Итоги конечного остатка совпадают с «Остатками товаров на складах» при тех же отборах

Тревожный признак

Суммы различаются при одинаковых отборах и периоде

Отрицательные остатки

Норма

Отрицательных значений нет или они объяснимы (например, резерв)

Тревожный признак

Минус по строкам без документального объяснения

Состав складов

Норма

В отчёте присутствуют все ожидаемые склады

Тревожный признак

Часть складов отсутствует — проверьте права и отборы

Частые ошибки и расхождения

Самая распространённая проблема — отчёт «не видит» свежие документы. Причина обычно в том, что документы не проведены или проведены, но отчёт сформирован до их проведения. Вторая типовая ситуация — документы проведены задним числом, и итоги изменились после того, как ведомость уже распечатали. Перед печатью для официальной сверки всегда переформируйте отчёт.

Ещё одна группа ошибок связана с настройками: пользователь забывает, что в отчёте сохранён отбор по конкретному складу или группе товаров, и получает неполную картину. Проверяйте панель отборов перед формированием — активные отборы обычно подсвечены. Если отчёт «наследует» чужие настройки (например, после другого пользователя), сбросьте их командой «Установить стандартные настройки».

Отдельно стоит упомянуть резервы. В конфигурациях с резервированием товара ведомость может показывать колонки «В резерве» и «Доступно». Свободный остаток меньше фактического на величину резерва — это норма, а не ошибка. Путаница возникает, когда менеджер сравнивает ведомость с фактическим наличием на полке и не учитывает зарезервированное количество.

Как сохранить настройки и выгрузить ведомость

Чтобы не настраивать отчёт заново каждый раз, сохраните вариант: кнопка «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта» (в некоторых версиях — «Сохранить настройки»). Задайте понятное имя, например «Ведомость по основному складу за месяц». Вариант можно сделать доступным другим пользователям, если у вас есть соответствующие права — тогда весь отдел будет работать с единой настройкой.

Сформированную ведомость можно вывести на печать через стандартную команду печати табличного документа или сохранить в файл: «Файл» → «Сохранить копию» (или «Сохранить как») с выбором формата — MXL, Excel, PDF. Для передачи в бухгалтерию или руководству удобнее PDF, для дальнейшей обработки данных — Excel. Перед выгрузкой убедитесь, что в отчёт выведены все нужные колонки: в Excel попадёт только то, что видно на экране.

Если ведомость нужна регулярно в одном и том же виде, настройте рассылку отчётов (в конфигурациях, где она есть): отчёт будет формироваться по расписанию и приходить на почту ответственным лицам. Это снимает рутинную операцию и гарантирует, что данные для сверки всегда актуальны на начало рабочего дня.

Ограничения и когда нужен другой отчёт

Ведомость по товарам на складах показывает количественный и, в зависимости от настроек, суммовой учёт, но не заменяет специализированные отчёты. Для анализа себестоимости и валовой прибыли используйте соответствующие отчёты раздела продаж или финансов. Для сверки с бухгалтерским учётом нужны отчёты по счетам 41 и анализ соответствия складских и бухгалтерских данных — ведомость отражает только оперативный складской учёт.

Если в базе ведётся ордерный складской учёт, помните о возможном разрыве между распоряжениями и фактическими складскими документами. Ведомость строится по фактическим движениям, а для контроля незавершённых ордерных операций существуют отдельные отчёты по состоянию складских ордеров. Расхождение между ведомостью и ожиданиями кладовщика часто объясняется именно неоформленными ордерами.

Частые вопросы

Почему ведомость пустая, хотя товары на складе есть?

Чаще всего причина в неверном периоде: начальная дата установлена позже даты движений, поэтому начальный остаток равен нулю, а движений внутри периода нет. Также проверьте активные отборы и права доступа к складам — при ограничении прав отчёт может быть пустым даже при наличии данных в базе.

Чем ведомость отличается от отчёта «Остатки товаров на складах»?

Ведомость показывает динамику за период: начальный остаток, приход, расход и конечный остаток. Отчёт об остатках — это срез на конкретную дату без детализации движений. Для анализа оборотов нужна ведомость, для быстрой проверки наличия — отчёт об остатках.

Можно ли сформировать ведомость в разрезе характеристик и серий?

Да, если в базе включён учёт по характеристикам и сериям. Добавьте соответствующие группировки в настройках структуры отчёта: «Номенклатура → Характеристика → Серия». Учтите, что отчёт станет заметно объёмнее и будет формироваться дольше.

Почему конечный остаток не совпадает с фактическим количеством на складе?

Возможные причины: непроведённые документы поступления или списания, товар в резерве, неоформленные складские ордера при ордерной схеме, либо реальная недостача. Начните с расшифровки строки отчёта до документов, затем сверьтесь с результатами последней инвентаризации.

Как вывести в ведомость стоимость товаров, а не только количество?

В настройках отчёта на вкладке «Поля» или «Показатели» добавьте ресурс стоимости — в типовых конфигурациях он обычно называется «Стоимость» или «Сумма». Учтите, что сумма в складской ведомости — это учётная стоимость по данным оперативного учёта, которая может отличаться от бухгалтерской оценки запасов.

Что делать, если отчёт формируется очень долго?

Сократите период, добавьте отбор по конкретному складу или группе товаров и уберите лишние группировки. Если база большая и отчёт нужен регулярно, попросите администратора проверить актуальность итогов регистров и настройки СУБД — накопленные неактуальные итоги заметно замедляют отчёты по остаткам.