Как сформировать склад в 1С и настроить складской учет

Склад в 1С — это элемент справочника «Склады» (в некоторых конфигурациях — «Склады и магазины»), который используется для раздельного учета товарных остатков по местам хранения. Без корректно созданного склада нельзя оформить поступление товаров, перемещение, списание и инвентаризацию, а также выстроить ордерную схему документооборота.

Процедура зависит от конфигурации: в «1С:Управление торговлей 11», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP» справочник складов находится в разделе «НСИ и администрирование» или «Склад и доставка», в «1С:Бухгалтерии 8» — в разделе «Справочники». Логика везде одинаковая: создается элемент справочника, указываются его параметры, после чего склад становится доступным для выбора в документах.

Ниже разобран порядок создания склада, настройка его видов и ордерного учета, привязка к подразделениям, проверка результата и типичные ошибки, которые приводят к расхождениям в остатках.

Какие виды складов бывают в 1С и какой выбрать

Перед созданием склада определите его назначение, потому что от вида зависят доступные документы и аналитика учета. В типовых конфигурациях встречаются оптовый склад (обычное место хранения), розничный магазин (склад с торговой точкой), склад неавтоматизированной торговой точки (НТТ) и производственный склад (цеховая кладовая).

Оптовый склад подходит для большинства сценариев: на него оформляют поступление от поставщиков, с него — реализацию и перемещения. Розничный склад выбирают, когда товар продается через кассу ККМ с регистрацией розничных продаж. НТТ используют, если учет ведется суммовой, без детализации по номенклатуре — этот вариант встречается все реже и требует осторожности при инвентаризации.

Сравнение вариантов

Оптовый склад

Универсальный вариант для поступлений, перемещений и оптовой отгрузки; ограничений практически нет.

Розничный магазин

Нужен при торговле через ККТ; требует настройки вида цен и подключения кассы к складу.

НТТ (неавтоматизированная точка)

Только суммовой учет без номенклатуры; инвентаризация и переоценка сложнее, подходит для мелких точек.

Производственный склад

Для цеховых кладовых и учета материалов в производстве; участвует в документах передачи в производство.

Создание склада в 1С:Управление торговлей 11

Откройте раздел «НСИ и администрирование», затем перейдите по ссылке «Склад и доставка» и выберите «Склады и магазины». Если раздела не видно, проверьте, что в настройках включена функциональность складского учета: «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка», где должен быть установлен флаг использования складов.

Нажмите кнопку «Создать» и выберите тип создаваемого объекта — склад или магазин. Заполните наименование так, чтобы его легко отличали пользователи: например, «Основной склад», «Склад брака», «Магазин на Ленина». Укажите подразделение-получатель, если ведется управленческий учет по подразделениям, и при необходимости — ответственное лицо.

Для розничного магазина дополнительно задается вид цен розничной торговли и, при необходимости, формат магазина. После заполнения нажмите «Записать и закрыть» — склад появится в списке и станет доступен в документах.

1. 1
   Откройте «НСИ и администрирование» → «Склад и доставка» → «Склады и магазины»
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите тип: склад или магазин
3. 3
   Заполните наименование, подразделение и при необходимости вид цен
4. 4
   Настройте ордерную схему, если она нужна (см. следующий раздел)
5. 5
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте склад в документе поступления

Создание склада в 1С:Бухгалтерии 8

В бухгалтерской конфигурации все проще: перейдите в раздел «Справочники» → «Склады» и нажмите «Создать». Укажите наименование, тип склада (оптовый, розничный или НТТ) и для розницы — тип цен. Способ оценки стоимости (по стоимости приобретения или по продажной стоимости) задается в настройках учетной политики, а не в карточке склада.

Если пункт «Склады» в справочниках отсутствует, включите складской учет: «Главное» → «Настройки» → «План счетов» → настройка счетов учета запасов, где нужно отметить, что учет ведется по складам. Без этого флага складская аналитика в проводках формироваться не будет.

Настройка ордерной схемы и статусов документов

Ордерная схема разделяет финансовые документы (поступление, реализация) и фактические складские операции (приходный и расходный ордер). Она нужна, когда менеджер, оформляющий документы, и кладовщик, принимающий товар, — разные люди, и требуется контроль расхождений между «бумажным» и фактическим количеством.

В карточке склада (УТ 11, КА, ERP) ордерная схема включается отдельно для операций поступления, отгрузки и внутренних перемещений. Включение возможно только при активной функциональной опции «Ордерные склады» в настройках раздела «Склад и доставка». После включения документы по этому складу проводятся в статусе, а фактическое движение остатков выполняют ордера.

Учтите: включить ордерную схему на складе, по которому уже есть оформленные документы, можно, но потребуется актуализировать статусы существующих документов и разобрать накопившиеся расхождения. На действующем складе эту операцию лучше выполнять после инвентаризации.

Дополнительные настройки: ячеистое хранение, статусы и ответственные

Если на складе применяется адресное хранение, в карточке склада включается использование складских ячеек: для справочного хранения (ячейки указаны в документах, но не влияют на остатки) или для полноценного учета остатков в разрезе ячеек. Второй вариант требует создания топологии склада — зон, секций, линий и ячеек — и существенно повышает требования к дисциплине кладовщиков.

Для разграничения ответственности используйте подразделения и физических лиц в карточке склада, а также настройте права пользователей: кладовщику достаточно доступа к ордерам и инвентаризациям по своему складу, менеджеру — к распоряжениям. Это снижает риск случайного изменения документов чужого участка.

Создавайте отдельный технический склад «Брак» или «Карантин» вместо хранения бракованного товара на основном складе. Это исключает случайную отгрузку некондиции клиенту и упрощает отчетность по потерям.

Проверка результата и типичные ошибки

После создания склада проверьте его работоспособность на тестовом документе: оформите поступление одной позиции номенклатуры на новый склад, а затем откройте отчет «Остатки товаров на складах» (в УТ 11 — раздел «Склад», в Бухгалтерии — «Отчеты» → «Остатки по складу»). Остаток должен отразиться именно по новому складу. Затем тестовый документ можно отменить или сторнировать.

Если ордерная схема включена, дополнительно проверьте отчет «Контроль оформления документов товародвижения»: после проведения поступления там появится строка «к оформлению ордера», а после создания приходного ордера она должна закрыться. Незакрытые строки — признак того, что цепочка документов не завершена.

Контрольные точки

Как проверить результат

Склад в списке выбора документа

Норма

Склад виден и доступен для выбора в поступлении и реализации

Тревожный признак

Склада нет в списке — проверьте функциональные опции и права пользователя

Остатки после тестового поступления

Норма

Отчет показывает количество по новому складу

Тревожный признак

Остаток пуст или ушел на другой склад — проверьте реквизит «Склад» в документе

Контроль товародвижения при ордерной схеме

Норма

После ордера строки «к оформлению» закрыты

Тревожный признак

Строки зависают — ордер не создан, не проведен или создан не по тому распоряжению

Часто задаваемые вопросы

Можно ли переименовать склад, по которому уже есть документы?

Да, наименование склада — это просто реквизит справочника, и его изменение не влияет на проведенные документы и остатки. Все документы продолжат ссылаться на тот же элемент. Меняйте название осознанно: пользователи привыкают к старым именам и могут ошибаться при выборе.

Как закрыть склад, который больше не используется?

Сначала выведите остатки документом перемещения или списания, затем проверьте отсутствие незакрытых ордеров и распоряжений. После этого установите на элемент пометку удаления. Физическое удаление возможно только если на склад нет ссылок из документов, что на практике встречается редко.

Нужно ли создавать отдельный склад для товаров в пути?

Зависит от конфигурации и схемы учета. В УТ 11 и ERP для этого есть механизм статусов и распоряжений, но многие компании дополнительно заводят виртуальный склад «В пути», чтобы видеть товар, оплаченный поставщику, но еще не принятый на физический склад. Это упрощает сверку с транспортными документами.

Почему склад не виден в документах у части пользователей?

Чаще всего причина в настройке прав: группе доступа пользователя не разрешена работа с этим складом, либо действует ограничение доступа на уровне записей (RLS). Проверьте профили групп доступа в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройки прав и пользователей».

Сколько складов можно создать в 1С?

Ограничений по количеству элементов справочника нет. Практический предел определяется удобством: при большом числе складов усложняются отчеты, перемещения и инвентаризации. Создавайте склад под каждое реально обособленное место хранения, но не плодите виртуальные склады без четкой учетной задачи.