Торговля и Склад · 10 мин
Как сформировать прайс с остатками в 1С 8
Практическая инструкция по формированию прайса с остатками в 1С 8: настройка отчёта, колонки остатков, варианты для УТ и УНФ, проверка и типичные ошибки.
Прайс с остатками — это отчёт, который показывает не только цены на товары, но и их доступное количество на складах. Менеджеры отправляют его клиентам, а закупщики используют для контроля дефицита. В типовых конфигурациях 1С 8 (Управление торговлей, УНФ, Комплексная автоматизация) такой прайс собирается штатными средствами, без доработок — через отчёт «Прайс-лист» или универсальный отчёт с добавлением колонки остатков.
Главная сложность обычно не в самом отчёте, а в его настройке: какие склады включать в остатки, какие виды цен выводить, учитывать ли резервы и товары в пути. От этих решений зависит, насколько цифры в прайсе совпадают с реальным положением дел. Ниже разобраны конкретные шаги для типовых конфигураций, проверка результата и ситуации, когда штатных средств недостаточно.
Что нужно подготовить перед формированием прайса
Прежде чем открывать отчёт, убедитесь, что в базе корректно ведутся данные, из которых он берётся. Прайс-лист строится на двух источниках: регистре цен номенклатуры и регистрах складских остатков. Если цены не установлены документом «Установка цен номенклатуры» или остатки не актуальны, отчёт покажет пустые колонки или устаревшие значения.
Проверьте три вещи. Во-первых, актуальность цен: откройте карточку нескольких товаров и сверьте цену с ожидаемой. Во-вторых, проведённость складских документов — непроведённые приходные накладные не попадают в остатки. В-третьих, определитесь со списком складов: если товар лежит на складе брака или транзитном складе, решите, должен ли он попадать в прайс для клиентов.
Проверьте журналы приходных и расходных накладных на наличие непроведённых
Решите, показывать колонку «Свободно» или общий остаток
Убедитесь, что в отчёте выбран тот же вид цен, что используется в продажах
Формирование прайса в УТ 11, КА и ERP
В Управлении торговлей 11, Комплексной автоматизации и ERP отчёт находится в разделе «CRM и маркетинг» → «Прайс-лист» (в некоторых версиях — «Продажи» → «Прайс-лист»). Откройте его и перейдите к настройкам по кнопке «Настройки» или «Изменить вариант».
В настройках выполните следующее. На вкладке отбора выберите вид цен — например, «Оптовая» или «Розничная». Если нужно несколько цен, добавьте их в колонки отчёта. Затем найдите параметр вывода остатков: в типовом варианте есть переключатель «Показывать остатки» или поле группировки «Остатки», где можно выбрать вариант — общий остаток, свободный (без резерва) или с детализацией по складам. Задайте отбор по складам, если прайс должен отражать только определённые склады.
После настройки нажмите «Сформировать». Отчёт построится в виде табличного документа, который можно сохранить в Excel или PDF и отправить клиенту. Настройки сохраняются как отдельный вариант отчёта — полезно создать варианты «Прайс для клиентов» и «Прайс внутренний» с разными наборами колонок.
- 1Откройте «CRM и маркетинг» → «Прайс-лист»
- 2Нажмите «Настройки» и выберите нужный вид цен
- 3Включите вывод остатков и укажите вариант: общий или свободный
- 4Задайте отбор по складам и группам номенклатуры
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте несколько позиций вручную
- 6Сохраните настройки как отдельный вариант отчёта
Формирование прайса в УНФ и Рознице
В 1С:Управление нашей фирмой прайс-листы находятся в разделе «Закупки» или «Продажи» → «Прайс-листы». Здесь механика немного другая: вы создаёте документ-шаблон прайс-листа, где указываете вид цен, состав номенклатуры и дополнительные колонки. В настройках колонок добавьте «Остаток» — программа подтянет текущее количество на складах. Готовый прайс можно сформировать на дату, распечатать или выгрузить.
В 1С:Рознице отдельного отчёта «Прайс-лист» с остатками в базовой поставке может не быть — там логичнее использовать отчёт «Остатки товаров» или «Оценка рентабельности продаж» с добавлением колонки цены через настройки варианта. Альтернатива — универсальный отчёт, о котором ниже.
Универсальный отчёт как запасной вариант
Если штатный прайс-лист не даёт нужной гибкости — например, нужен остаток в разрезе характеристик и одновременно две цены с формулой наценки — используйте «Универсальный отчёт» (раздел «Администрирование» или «Отчёты» → «Универсальный отчёт»). Он позволяет построить отчёт по регистру остатков номенклатуры и регистру цен с произвольной структурой.
Выберите тип данных «Регистр накопления» → «Товары на складах» (или «Товары организаций»), добавьте ресурс «Количество», а цену подключите через связь с регистром сведений «Цены номенклатуры» на дату отчёта. Этот способ требует понимания структуры регистров, поэтому подходит опытным пользователям или при участии специалиста по 1С.
Каким инструментом формировать прайс
Подходит для регулярной рассылки клиентам; ограничение — фиксированный набор колонок и вариантов остатков
Подходит для нестандартных структур и разрезов; требует знания регистров и аккуратной настройки
Подходит при сложных требованиях (остатки поставщиков, фото, веб-выгрузка); минус — стоимость и поддержка при обновлениях
Какие остатки показывать: общий, свободный или по складам
Выбор варианта остатка зависит от аудитории прайса. Для клиентов корректнее показывать свободный остаток — физический минус резервы под заказы. Иначе клиент увидит товар в наличии, оформит заказ, а менеджер будет вынужден отказать, потому что весь товар зарезервирован.
Для внутреннего использования (закупки, руководство) чаще нужен общий остаток с детализацией по складам — так видно, где физически лежит товар и есть ли перекосы между филиалами. В настройках отчёта это обычно реализуется добавлением группировки «Склад» в строки или колонки.
Проверка результата перед отправкой
Перед рассылкой прайса сверьте 5–10 случайных позиций с реальными данными. Откройте карточку товара, сравните цену в прайсе с ценой из последнего документа установки цен. Затем откройте отчёт «Остатки товаров на складах» и сверьте количество с учётом выбранного варианта остатка (с резервами или без).
Обратите внимание на позиции с нулевым остатком: решите заранее, включать ли их в прайс. Для клиентского прайса нулевые позиции часто скрывают отбором «Остаток больше 0» — это настраивается в отборе отчёта. Для внутреннего прайса нулевые позиции наоборот важны — они показывают дефицит.
Как проверить результат
Совпадает с ценой из последнего документа «Установка цен» по выбранному виду цен
Цена пустая или устаревшая — проверьте вид цен и дату отчёта
Совпадает с отчётом «Остатки товаров» по тем же складам
Расхождения — проверьте отбор по складам и учёт резервов
В прайсе только нужные группы товаров
Лишние позиции (услуги, архивная номенклатура) — настройте отбор по типу и группам
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — несовпадение вида цен в прайсе и в рабочих документах. Менеджер формирует прайс с видом «Оптовая», а в заказах клиентов стоит «Оптовая (осенняя)» — клиент получает одни цифры, а счёт выставляется по другим. Вторая типичная проблема — прайс формируется на прошлую дату, а остатки в нём всё равно текущие: в типовых отчётах остаток и цена могут считаться на разные моменты, это нужно учитывать.
Из ограничений штатных средств: прайс-лист не показывает остатки поставщиков, товары в пути и ожидаемые поступления. Если клиентам нужна такая информация, потребуется доработка или выгрузка в Excel с последующей ручной доработкой. Также помните, что при большом объёме номенклатуры (десятки тысяч позиций с детализацией по складам) отчёт может формироваться долго — в этом случае ограничьте состав отбором по группам.
Автоматизация: рассылка и выгрузка по расписанию
Если прайс нужен регулярно, настройте рассылку отчётов: в УТ 11 и ERP это раздел «Администрирование» → «Рассылки отчетов». Создайте рассылку, укажите сохранённый вариант прайса, расписание (например, ежедневно в 8:00) и получателей — файл в Excel или PDF будет приходить на почту автоматически. Для работы рассылки должен быть настроен почтовый аккаунт в системе и запущен механизм регламентных заданий.
Для выгрузки на сайт или в торговые площадки штатного прайса обычно недостаточно — там нужны структурированные форматы (CSV, YML, CommerceML). Эта задача решается типовым обменом с сайтом, если он есть в конфигурации, или внешними обработками выгрузки.
Частые вопросы
Почему в прайсе пустая колонка цен, хотя цены заданы?
Чаще всего выбран не тот вид цен или цены установлены на дату позже даты отчёта. Проверьте вид цен в настройках и дату, на которую формируется прайс. Также убедитесь, что документ «Установка цен номенклатуры» проведён.
Как убрать из прайса товары с нулевым остатком?
В настройках отчёта добавьте отбор по полю остатка с условием «Больше 0». В УНФ аналогичная настройка есть в параметрах прайс-листа. Учтите: позиции с нулевым остатком, но с ценой, иногда полезно оставлять для внутреннего прайса закупщика.
Можно ли показать остатки в разрезе характеристик (размеров, цветов)?
Да, если ведётся учёт по характеристикам. Добавьте группировку «Характеристика» в настройках отчёта — остатки и цены развернутся по каждой характеристике номенклатуры.
Прайс формируется очень долго, что делать?
Ограничьте состав отчёта отбором по группам номенклатуры и складам, уберите лишние колонки и детализацию. Если номенклатуры десятки тысяч позиций, формируйте прайс частями или используйте рассылку по расписанию в нерабочее время.
Как сделать, чтобы прайс сам уходил клиентам каждое утро?
Настройте рассылку отчётов в разделе «Администрирование»: сохраните вариант прайса, создайте рассылку с этим вариантом, задайте расписание и список получателей. Предварительно проверьте настройку учётной записи электронной почты в программе.
Штатный прайс не устраивает по оформлению. Что делать?
Сформируйте отчёт и сохраните в Excel — оформление (шапка, логотип, условия) можно добавить там. Если нужен полностью фирменный макет на постоянной основе, это задача для внешней печатной формы или доработки, которую выполняет специалист по 1С.
Что важно запомнить
Прайс с остатками собирается штатным отчётом «Прайс-лист»: выберите вид цен, включите колонку остатков, задайте отбор по складам и сохраните вариант. Для клиентов показывайте свободный остаток, для внутренних задач — общий с детализацией. Перед рассылкой сверьте несколько позиций с карточками товаров и отчётом по остаткам.