Как сформировать остатки по складам в 1С

Остатки по складам в 1С формируются через типовые отчёты, которые читают данные регистров товарного учёта. Базовый путь одинаков во всех торговых конфигурациях: открыть отчёт, задать период и склад, сформировать и проанализировать результат. Различия касаются только названий отчётов и разделов меню — в «Управлении торговлей 11» это «Товары на складах», в «Управлении нашей фирмой» — «Остатки товаров», в Бухгалтерии — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41.

Перед формированием остатков важно понимать, какие именно данные вы хотите увидеть: фактические остатки на складах, свободные остатки с учётом резервов, товары в пути или стоимостную оценку запасов. От этого зависит выбор отчёта и его настроек. Один и тот же склад может показывать разные цифры в разных отчётах — и это не всегда ошибка.

Ниже разобраны конкретные шаги для основных конфигураций, настройка отборов и группировок, проверка корректности данных и типовые причины расхождений между отчётами и фактическими остатками.

Какие отчёты показывают складские остатки

В типовых конфигурациях 1С остатки по складам доступны сразу в нескольких отчётах, и каждый отвечает на свой вопрос. Выбор неправильного отчёта — самая частая причина «странных» цифр, которые не сходятся с учётом.

Ключевой момент: отчёт «Товары на складах» показывает данные оперативного (складского) учёта, а ОСВ — данные бухгалтерских регистров. Если документы проведены не по всем складам или часть операций отражена только в одном контуре, цифры разойдутся.

Формирование остатков в Управлении торговлей 11, ERP и Комплексной автоматизации

В этих конфигурациях интерфейс и логика отчётов практически идентичны. Основной отчёт находится в разделе «Склад и доставка» (или «Склад») → «Отчеты» → «Товары на складах». Также он доступен из раздела «Закупки» → «Отчеты по закупкам».

1. 1
   Откройте раздел «Склад и доставка» → «Отчеты» → «Товары на складах».
2. 2
   Установите период: для текущих остатков оставьте дату по умолчанию или укажите нужную дату в поле периода.
3. 3
   Нажмите «Настройки» и добавьте отбор по складу, если нужен не весь список, а конкретные склады.
4. 4
   Выберите вариант отчёта: по количеству, по количеству и сумме, в ценах продажи.
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговые строки по каждому складу.
6. 6
   При необходимости сохраните вариант настроек кнопкой «Сохранить вариант отчёта», чтобы не настраивать заново.

Если отчёт формируется долго при большом объёме номенклатуры, ограничьте его отбором по складу или группе товаров. Ещё один способ ускорить работу — сформировать отчёт на конкретную дату, а не за длинный период с детализацией по дням.

Настройка группировок и отборов

Через кнопку «Настройки» → «Расширенные» доступна гибкая структура отчёта. На вкладке «Структура» можно добавить группировку по складу, номенклатуре, характеристикам, сериям. На вкладке «Отбор» — ограничить данные по складской группе, поставщику, виду номенклатуры или произвольному условию, например «остаток больше нуля».

Полезный приём: отбор «Остаток > 0» убирает строки с нулевыми и отрицательными остатками и делает отчёт компактным. Обратный отбор «Остаток < 0» — быстрый способ найти минусы по складу, которые обычно указывают на ошибки в документах.

Формирование остатков в Управлении нашей фирмой и Бухгалтерии

В «1С:Управление нашей фирмой» откройте раздел «Закупки» (или «Склад») → «Отчеты» → «Остатки товаров». Отчёт показывает количество и сумму по складам и номенклатуре. Для детализации по партиям и срокам годности используйте отчёт «Запасы» с соответствующими группировками.

В «1С:Бухгалтерии» складские остатки получают через «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» с выбором счёта 41 (или 10 для материалов). В настройках включите группировку по субконто «Склады» и «Номенклатура». Учтите: ОСВ показывает данные бухгалтерского учёта, и если складской учёт ведётся в отдельной программе с обменом, расхождения возможны из-за неперенесённых документов.

Остатки с учётом резервов и в разрезе ордерных складов

Если в компании используются заказы покупателей с резервированием, фактический остаток на складе не равен доступному для продажи. Отчёт «Остатки и доступность товаров» (УТ 11, ERP, КА) показывает колонки «В наличии», «Резерв» и «Доступно». Именно его стоит давать менеджерам по продажам, чтобы они не обещали клиентам зарезервированный товар.

При ордерной схеме складского учёта появляется дополнительный контур: распоряжения (реализации, перемещения) и складские ордера (расходные и приходные) живут отдельно. Остаток по распоряжениям и остаток по ордерам могут расходиться — это товары, отгруженные по документам, но не оформленные ордером, или наоборот. Для контроля используйте отчёт «Оформление накладных и ордеров».

Проверка корректности остатков и поиск расхождений

После формирования отчёта результат нужно проверить, а не просто распечатать. Основные контрольные точки: отсутствие отрицательных остатков, совпадение сумм с бухгалтерским учётом, отсутствие «зависших» позиций по закрытым складам.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отрицательные остатки

Норма

В отчёте нет строк с минусом по количеству

Тревожный признак

Есть минусы — ищите отгрузку без оприходования или складскую пересортицу

Сверка с бухучётом

Норма

Сумма в «Ведомости по товарам» совпадает с сальдо счёта 41

Тревожный признак

Суммы различаются — проверяйте незакрытые месяцы и непроведённые документы

Ордерный склад

Норма

Нет неоформленных распоряжений в отчёте «Оформление накладных и ордеров»

Тревожный признак

Есть «висящие» распоряжения или ордера — остатки будут искажены

Нулевые строки

Норма

Позиции с нулевым остатком отсутствуют или отфильтрованы

Тревожный признак

Много строк с нулевым количеством и ненулевой суммой — ошибка в расчёте себестоимости

Для поиска причин минусов сформируйте отчёт «Движения товара» (или карточку счёта 41 в БП) по проблемной номенклатуре и складу. Отчёт покажет цепочку документов, и обычно видно, где расход превысил приход: непроведённое поступление, оприходование на другой склад, ошибка в количестве реализации.

Инвентаризация и исправление остатков

Когда учётные остатки не совпадают с фактическими, правильный путь — инвентаризация, а не ручные правки. В УТ 11 и ERP для этого есть документы «Пересчет товаров» (при адресном складе) или «Инвентаризационная опись» → «Излишки, недостатки и порчи товаров». В УНФ — документ «Инвентаризация запасов», в БП — «Инвентаризация товаров на складе».

Последовательность такая: зафиксируйте учётные остатки на дату инвентаризации, внесите фактические количества, программа автоматически рассчитает расхождения. По результатам создаются документы оприходования излишков и списания недостач. Только после этого отчёт по остаткам станет отражать реальность.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужно быстро узнать, сколько товара на конкретном складеСформируйте «Товары на складах» с отбором по складу

Менеджерам нужны остатки для продажИспользуйте «Остатки и доступность товаров» с колонками резерва и доступного остатка

Остатки не сходятся с бухгалтериейСравните «Ведомость по товарам на складах» с ОСВ по счёту 41 и найдите документы, проведённые только в одном контуре

Есть отрицательные остаткиСформируйте «Движения товара» по позиции и исправьте ошибочный документ, а не остаток напрямую

Учётные и фактические остатки различаютсяПроведите инвентаризацию типовым документом и отразите расхождения оприходованием и списанием

Сохраните 2–3 готовых варианта отчёта по остаткам: «по всем складам для руководства», «по моему складу для кладовщика», «минусы для контроля». Назначьте их нужным пользователям через права — это избавит от ежедневной ручной настройки и снизит риск того, что сотрудник посмотрит не тот вариант и примет решение по неверным цифрам.

Частые вопросы

Почему отчёт «Товары на складах» и ОСВ по счёту 41 показывают разные суммы?

Эти отчёты читают разные регистры: первый — оперативный складской учёт, вторая — бухгалтерский. Расхождения возникают из-за документов, проведённых только в одном контуре, незакрытого месяца (себестоимость ещё не рассчитана) или ручных бухгалтерских операций. Начните сверку с отчёта «Ведомость по товарам на складах», который показывает и количество, и сумму.

Как посмотреть остатки на прошлую дату?

Укажите нужную дату в поле периода отчёта — остатки будут рассчитаны на конец этого дня. Учтите, что если после этой даты документы проводились или перепроводились задним числом, цифры могут отличаться от тех, что вы видели раньше.

Что делать, если отчёт формируется очень долго?

Сузьте данные: добавьте отбор по складу или группе номенклатуры, уберите лишние группировки (характеристики, серии), формируйте на одну дату вместо периода. Если и это не помогает, проблема может быть в объёме базы или нехватке индексов — здесь нужен администратор 1С.

Как убрать из отчёта позиции с нулевым остатком?

Откройте «Настройки» → «Отбор», добавьте условие по ресурсу «Остаток» (или «Конечный остаток») с видом сравнения «Больше» и значением 0. Сохраните вариант отчёта, чтобы настройка применялась автоматически.

Можно ли выгрузить остатки в Excel?

Да. После формирования отчёта используйте «Файл» → «Сохранить как» и выберите формат Excel (xlsx) или табличный документ (mxl). Часть отчётов также поддерживает прямую кнопку выгрузки. Для регулярных выгрузок удобнее настроить рассылку отчётов по расписанию.