Как сформировать коммерческое предложение в 1С

Коммерческое предложение — первый документ в цепочке продажи: он фиксирует состав товаров, цены и условия, которые менеджер предлагает клиенту. В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей, ERP Управление предприятием, Комплексная автоматизация) для этого есть отдельный документ «Коммерческое предложение клиенту», который хранится в базе и привязывается к сделке, партнёру и соглашению.

Главное преимущество формирования КП внутри 1С — актуальность данных. Цены подставляются из действующих прайсов, остатки видны на момент расчёта, а согласованное предложение в пару кликов превращается в заказ клиента без повторного ввода позиций. Это исключает ошибки, типичные для КП, собранных вручную в Word или Excel.

Ниже разобран полный цикл работы: включение функциональности, создание документа, заполнение товарной части, настройка печатной формы и дальнейшие действия после согласования. Инструкция ориентирована на 1С:Управление торговлей 11, но логика в ERP и КА аналогична.

Где в 1С находится документ и как включить функцию

В свежеустановленной базе документ «Коммерческое предложение клиенту» может быть скрыт: функциональность продаж в типовых конфигурациях включается опциями. Перейдите в раздел НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи и установите флажок «Коммерческие предложения клиентам». После этого в разделе «Продажи» появится одноимённый журнал документов.

Если используется управление сделками, дополнительно включите опцию «Сделки с клиентами» — тогда КП можно будет привязывать к сделке и отслеживать воронку продаж. Для работы с вариантами предложений (несколько версий КП для одного клиента) полезна опция фиксации статусов: «В работе», «Согласовано», «Отклонено».

Создание документа и заполнение шапки

Откройте Продажи → Коммерческие предложения клиентам и нажмите «Создать». В шапке документа заполняются ключевые реквизиты, от которых зависит дальнейшее автозаполнение:

• Клиент (партнёр) — карточка из справочника «Партнёры». Если клиента нет в базе, создайте его заранее, корректно указав наименование и реквизиты: они попадут в печатную форму.
• Соглашение с клиентом — определяет вид цен, валюту, условия оплаты и склада. При выборе соглашения большинство полей подставится автоматически.
• Организация — от чьего имени выставляется предложение; влияет на реквизиты в печатной форме.
• Менеджер — ответственный, выводится в КП как контактное лицо.
• Срок действия — дата, до которой предложение актуально; важна при изменчивых ценах.

Проверьте контактную информацию клиента ещё до заполнения товаров: если в карточке партнёра устарел адрес или телефон, они уйдут в печатную форму, и клиент получит КП с ошибками.

Заполнение товарной части и работа с ценами

На вкладке «Товары» добавьте позиции кнопкой «Добавить» или через подбор — кнопка «Подобрать товары» открывает форму с остатками и ценами, где удобно выбирать сразу несколько позиций. Для каждой строки укажите номенклатуру, количество и, при необходимости, характеристику и упаковку.

Цены подставляются автоматически из вида цен, заданного в соглашении. Если цена не подставилась, проверьте, что для номенклатуры установлена цена нужного вида на дату документа (документ «Установка цен номенклатуры»). Вручную цену можно изменить прямо в строке — программа запомнит отклонение от прайса.

Скидки рассчитываются автоматически, если включён механизм скидок и наценок, либо задаются вручную по строке или на весь документ через «Цены и скидки». Итоговая сумма с НДС отображается внизу документа — сверьте её с тем, что обещали клиенту, до проведения.

1. 1
   Включите опцию «Коммерческие предложения клиентам» в настройках продаж
2. 2
   Создайте документ и заполните клиента, соглашение, организацию и менеджера
3. 3
   Добавьте товары через подбор и проверьте цены, скидки и итоговую сумму
4. 4
   Укажите срок действия предложения и примечания по условиям
5. 5
   Проведите документ и выведите печатную форму
6. 6
   Отправьте КП клиенту и зафиксируйте статус «Согласовано» или «Отклонено»

Печатная форма и отправка клиенту

После проведения доступна кнопка «Печать» с типовым макетом коммерческого предложения. Стандартная форма содержит реквизиты сторон, таблицу товаров с ценами и суммами, итог и условия. Если макет не подходит — например, нужен логотип, дополнительные колонки или иная шапка — его можно скорректировать через механизм внешних печатных форм либо доработать в конфигураторе.

Готовое КП сохраняется в PDF прямо из формы печати (кнопка «Сохранить») и отправляется клиенту любым каналом. Если в базе настроена учётная запись почты, документ можно отправить по email непосредственно из 1С — письмо и вложение сохранятся в истории взаимодействий с клиентом.

Статусы и преобразование КП в заказ

После отправки меняйте статус документа по факту коммуникации: «В работе» — пока предложение рассматривается, «Согласовано» — клиент принял условия, «Отклонено» — отказ. Статусы позволяют строить отчёты по конверсии предложений и не терять причины отказов, если они фиксируются в комментарии.

Согласованное КП превращается в заказ клиента без повторного ввода: на основании документа (кнопка «Создать на основании») формируется «Заказ клиента» с уже заполненными товарами и ценами. Это исключает расхождения между тем, что обещали, и тем, что отгрузили.

Контрольные точки

Как проверить результат

Цены в документе

Норма

Совпадают с действующим видом цен из соглашения

Тревожный признак

Пустые цены или значения из устаревшего прайса

Реквизиты в печатной форме

Норма

Корректные наименования организации и клиента

Тревожный признак

Опечатки, старые адреса, пустые поля

Связь с заказом

Норма

Заказ создан на основании КП, суммы совпадают

Тревожный признак

Заказ введён вручную с расхождениями в позициях

Типичные ошибки и ограничения

Чаще всего проблемы связаны не с самим документом, а с данными вокруг него. Неустановленные цены номенклатуры, устаревшие карточки партнёров и отключённые соглашения приводят к тому, что КП заполняется вручную и теряется весь смысл автоматизации.

Отдельное ограничение: типовой документ не заменяет юридически значимый договор или счёт на оплату. Коммерческое предложение фиксирует намерение, а обязательства возникают после оформления счёта, заказа или договора — не выдавайте КП клиенту за финансовый документ.

Частые вопросы

Можно ли сделать коммерческое предложение в 1С:Бухгалтерии?

В 1С:Бухгалтерии отдельного документа «Коммерческое предложение» нет. Обычно используют «Счёт на оплату покупателю» с печатной формой, либо подключают внешнюю печатную форму. Полноценная работа с КП доступна в Управлении торговлей, ERP и Комплексной автоматизации.

Как добавить логотип компании в печатную форму КП?

Логотип добавляется через изменение макета печатной формы. В простом случае используют механизм дополнительных печатных форм и макет в формате MXL или офисного документа, куда вставляют изображение. Для типового макета, встроенного в конфигурацию, потребуется доработка программистом.

Что делать, если цены в документе не подставляются автоматически?

Проверьте три вещи: выбрано ли соглашение с видом цен, создан ли документ «Установка цен номенклатуры» на дату не позже даты КП и совпадает ли валюта вида цен с валютой документа. Чаще всего причина — отсутствие установленной цены для конкретной позиции.

Можно ли выставить несколько вариантов КП одному клиенту?

Да, на одного клиента и одну сделку создаётся любое количество документов. Чтобы различать версии, используйте комментарий или номер в примечании, а неактуальные варианты переводите в статус «Отклонено», чтобы они не попадали в аналитику согласованных предложений.

Влияет ли непроведённое КП на отчёты и остатки?

Нет. Коммерческое предложение не резервирует товар и не формирует движений по регистрам учёта — это аналитический документ. Резервирование и обязательства появляются только на этапе заказа клиента.